Werkgeversverklaring invullen, 5 aandachtspunten

Wat is een werkgeversverklaring?

In een werkgeversverklaring bevestig je het vaste dienstverband van je werknemer en licht je zijn inkomenssituatie toe.

Voor je werknemer is dit een belangrijk document bij de aanvraag van een hypotheek, een lening, of bij het afsluiten van een huurcontract.

De verklaring geldt voor de bank, makelaar of hypotheekverstrekker als bewijs dat de aanvrager een structureel inkomen heeft en de periodieke lasten kan betalen.

Intentieverklaring

Een intentieverklaring verstrek je aan werknemers met een contract voor bepaalde tijd of medewerkers die nog in hun proeftijd zitten. De intentieverklaring is tegenwoordig vaak onderdeel van de werkgeversverklaring.

Hierin verklaar dat je de intentie hebt om - bij gelijkblijvend functioneren en ongewijzigde bedrijfsomstandigheden - het huidige dienstverband bij beëindiging om te zetten in een contract voor onbepaalde tijd.

Doel intentieverklaring

Met een intentieverklaring informeer je de hypotheekverstrekker of bank over je toekomstplannen met de werknemer.

Vast contract niet verplicht

Je hebt na het ondertekenen van het formulier niet de verplichting om de werknemer daadwerkelijk een vast contract aan te bieden.

De werknemer kan hier dus verder geen rechten aan ontlenen. Het is een intentieverklaring en daarmee geen juridisch bindend contract. Het verlengen of beëindigen van het dienstverband bespreek je met je werknemer tijdens het beoordelingsgesprek.

Werkgeversverklaring invullen verplicht?

Er is geen wettelijke verplichting om een werkgeversverklaring af te geven. Werkgevers vullen de werkgevers- of intentieverklaring doorgaans altijd in, maar als je een goede reden hebt om te weigeren, sta je in je recht.

Je kunt er bijvoorbeeld bedenkingen bij hebben wanneer een medewerker een lening wil afsluiten. Als je weet dat deze persoon al eerder in de schulden heeft gezeten, kun je hierin je eigen afweging maken.

Bedenk wel dat als je de werkgeversverklaring weigert in te vullen, de arbeidsrelatie waarschijnlijk flink verstoord wordt. Zonder werkgeversverklaring zal de werknemer in de meeste gevallen geen hypotheek, huurwoning of lening kunnen krijgen.

Regel je bedrijfs­aansprakelijk­heid

Hoe zorgvuldig je ook werkt, werknemers kunnen een ongeval krijgen of maken fouten. Deze verzekering dekt schade aan personen en zaken.

Beperk je risico

Wat staat er in een werkgeversverklaring?

Een werkgeversverklaring kent een aantal vaste onderdelen:

Gegevens werkgever

• Naam, adres­gegevens
• KvK-nummer

Gegevens werknemer

• Naam, adres, geslacht
• Datum van de indiensttreding

Aard van het dienstverband

• Onbepaalde tijd
• Bepaalde tijd
• Flexibele arbeidsrelatie
• Proeftijd
• Voornemens om het dienstverband te beëindigen
• Directeur/aandeelhouder (dga)

Verklaring voortzetting dienstverband

• Intentieverklaring (indien van toepassing)

Inkomen

• Bruto jaarsalaris
• Vakantietoeslag
• Dertiende maand
• Eindejaarsuitkering
• Levensloop
• Onregelmatigheidstoeslag
• Overwerk
• Provisie

Leningen en loonbeslag

• Onderhandse lening bij het bedrijf
• Loonbeslag

Werkgeversverklaring invullen, wat zijn de aandachtspunten?

Het invullen van de gegevens luistert nauw. De inkomens­gegevens moeten gelijk zijn aan het bruto jaarsalaris op de recente loonstrook van de werknemer.

Bij afwijkende bedragen zal de lening- of hypotheekverstrekker de werkgeversverklaring weigeren en kun je alles opnieuw invullen. Voor jou onhandig, maar voor je werknemer helemaal. Hij kan hierdoor vertraging in de aanvraag oplopen.

5 aandachtspunten werkgeversverklaring:

1. Een ondertekend formulier is drie maanden geldig. Vergeet niet de datum in te vullen.
2. Gebruik één kleur pen, gebruik geen tipp-ex.
3. Vul alles in, ook als het niet van toepassing is, bijvoorbeeld € 0 bij dertiende maand.
4. Het formulier moet ingevuld en ondertekend worden door één persoon.
5. Vaak wordt er gevraagd om een bedrijfsstempel te plaatsen op het formulier. Als je geen stempel hebt, moet je moet je op briefpapier van je onderneming verklaren dat je geen bedrijfsstempel hebt en die verklaring bijvoegen.

Hoe stel ik een werkgeversverklaring op?

De werkgeversverklaring hoef je niet zelf op stellen. Banken of hypotheekverstrekkers hebben vaak hun eigen model, maar met welke financiële instelling je werknemer ook te maken heeft, je vult als werkgever altijd dezelfde gegevens in.

Voorbeeld werkgeversverklaring

Via de website van Nationale Hypotheek Garantie (NHG) kun je een neutraal voorbeeld van een werkgeversverklaring downloaden. Dit is een model-werkgeversverklaring in drie vormen: een Word-document, een interactieve pdf en een Engelstalige versie.

In de praktijk kom je het model van de NHG vaak tegen. Niet alleen omdat veel mensen een huis willen kopen met NHG, maar ook omdat in dit model de intentieverklaring onderdeel is van de werkgeversverklaring.

Personeel aannemen

Met dit complete pakket aan personeels­verzekeringen dek je de risico’s van werkgeverschap af en zorg je goed voor je personeel.

Kies voor zekerheid