Geheimhoudingsbeding, wat en hoe?

14 augustus 2018
Geheimhoudingsbeding

Je bedrijfsgeheimen op straat? Dat wil je niet. Met een geheimhoudingsbeding voorkom je dat je werknemers hun mond zomaar voorbij praten of je succesformule kopiëren.

Geheimhoudingsbeding

Bepaalde gegevens over jouw onderneming houd je natuurlijk het liefst binnen de bedrijfsmuren. Zeker als het gaat om gevoelige informatie over de producten of diensten die je levert. Denk aan een geheim recept, een nieuw ontwerp of een slimme marketingtechniek. En ook financiële gegevens, bijvoorbeeld over de jaarcijfers of de loonadministratie, houd je liever intern.

Werknemers in jouw bedrijf zijn vaak bekend met deze informatie, of in elk geval met een deel ervan. Dat is vanzelfsprekend, want die kennis hebben zij nodig om hun werk goed te kunnen uitvoeren. Maar wat je niet wilt, is dat zij deze informatie delen met derden of op een andere manier misbruiken. Daarom kun je hen een geheimhoudingsbeding laten tekenen.

Wat is een geheimhoudingsbeding?

Een geheimhoudingsbeding is een document waarin je met een werknemer afspreekt dat hij bepaalde gevoelige bedrijfsgegevens niet met anderen mag delen. Meestal maakt zo’n beding deel uit van het arbeidscontract. Als je werknemer zijn handtekening onder het contract zet, dan tekent hij automatisch ook voor het geheimhoudingsbeding.

Groeien met personeel?

Samen met personeel werk je aan de groei van je bedrijf. Wil je weten wat daarbij in de weg kan staan? Een verzekerings­adviseur brengt het voor je in kaart.

Vind een adviseur

De wet zegt niets over geheimhouding en bedingen. Het staat jou dus volkomen vrij om een eigen geheimhoudingsbeding op te stellen. Je werknemers zullen zich aan jouw regels en voorschriften moeten houden. Voorwaarde is wel dat deze voldoen aan wat redelijkerwijs mag worden verwacht. Met onaanvaardbaar strenge geheimhoudingseisen zal een rechter namelijk korte metten maken.

Wat staat er in een geheimhoudingsbeding?

Bij het opstellen van een geheimhoudingsovereenkomst moet je met een aantal zaken rekening houden. De volgende onderdelen moet je er in elk geval in opnemen.

1. Welke informatie valt er onder het geheimhoudingsbeding?

Over het algemeen zullen werknemers zelf heel goed aanvoelen welke bedrijfsinformatie zij wel en niet met anderen kunnen delen. Toch is het verstandig hier niet blind op te varen. Beter is het om expliciet aan te geven welke gegevens of informatiesoorten vertrouwelijk zijn en daarom onder het geheimhoudingsbeding vallen. Hiermee voorkom je onduidelijkheden en discussies bij eventuele overtredingen van het beding in de toekomst.

2. Wat houdt de geheimhoudingsplicht concreet in?

Het is raadzaam af te spreken wat je precies van je werknemer verwacht als je hem verplicht tot geheimhouding. Mag hij vertrouwelijke informatie bijvoorbeeld wel delen met werknemers binnen de eigen organisatie? Zo ja, met wie wel en met wie niet? Vermeld indien van toepassing ook hoe hij moet handelen bij de opslag van gegevens in bestanden en dossiers, zowel fysiek als digitaal.

Tip

Heb je al een eigen bedrijfsbeleid voor het opslaan, kopiëren en verzenden van gegevens, bijvoorbeeld voor je personeelsdossiers? Laat het geheimhoudingsbeding hier dan bij aansluiten.

3. Wat is de duur van het geheimhoudingsbeding?

Een geheimhoudingsbeding geldt meestal niet alleen tijdens de duur van het dienstverband, maar juist ook daarna. Na het beëindigen van de arbeidsovereenkomst komt een werknemer misschien wel eerder in de verleiding om vertrouwelijke informatie prijs te geven. Voorkom dit door uitdrukkelijk op te nemen dat het beding zowel tijdens als na afloop van het arbeidscontract geldt.

Let op

Een geheimhoudingsbeding is iets anders dan een concurrentiebeding. Je weerhoudt je werknemer ervan om informatie door te spelen, niet om in dienst te treden bij een concurrerend bedrijf.

4. Wat zijn mogelijke sancties bij overtreding van het beding?

Als een werknemer zich niet houdt aan het geheimhoudingsbeding en bijvoorbeeld bedrijfsgegevens heeft doorgespeeld aan derden, kun je verschillende sancties opleggen.

  • Waarschuwing – Je kunt beginnen met het geven van een waarschuwing. Uiteraard is dit mede afhankelijk van de ernst van de overtreding. Spreek met je werknemer van tevoren af dat je een waarschuwing of berisping zult vastleggen in zijn personeelsdossier. Bij een herhaling kun je dit dan als bewijs gebruiken, mocht het tot een procedure komen.
  • Schadevergoeding – Een volgende mogelijkheid is het opleggen van een schadevergoeding op grond van wanprestatie, namelijk het niet nakomen van de verplichtingen uit de arbeidsovereenkomst. Je moet dan wel kunnen bewijzen dat je schade hebt geleden doordat je werknemer bedrijfsgegevens heeft gelekt. En je moet een indicatie van het schadebedrag kunnen geven.
  • Boete – In de praktijk blijkt de werkelijke schade door een overtreding van de geheimhoudingsplicht vrij lastig aan te tonen. Handiger is om het geheimhoudingsbeding te koppelen aan een boetebeding. Met je werknemer spreek je dan een vast bedrag af voor elke keer dat hij het geheimhoudingsbeding overtreedt. Het voordeel van een boetebeding is, dat je alleen hoeft aan te tonen dat je werknemer de afspraken heeft geschonden. Je hoeft niet te bewijzen dat je schade hebt geleden en ook niet hoeveel. Alleen als een boetebeding zwart op wit staat, mag je een boete opleggen en deze verrekenen met het loon van een werknemer.

Let op

Sommige werkgevers zetten in een boetebeding dat een werknemer voor dezelfde overtreding zowel een boete als een schadevergoeding moet betalen. Dat is bij wet niet toegestaan. De rechter zal zo’n beding altijd nietig verklaren.

  • Schorsing – Je kunt ertoe overgaan je werknemer voor een periode te schorsen en de toegang tot het bedrijf te ontzeggen. Bedenk wel dat je hem dan zijn loon moet doorbetalen.
  • Ontslag – Is sprake van een zeer ernstige overtreding van het geheimhoudingsbeding, dan kan dit voor jou een reden zijn om je werknemer te ontslaan. In uiterste gevallen, als de overtreding een dringende reden oplevert, mag je hem zelfs ontslag op staande voet geven.

Let op

Het prijsgeven van bedrijfsgeheimen kan in sommige gevallen een wettelijk strafbaar feit opleveren. De maximumstraf is in dat geval zes maanden tot een jaar gevangenisstraf of 20.000 euro boete.

Waarom een geheimhoudingsbeding?

Je bent als werkgever niet verplicht om je werknemers een geheimhoudingsbeding te laten tekenen. Sterker nog, ook zonder zo’n beding zijn werknemers – op grond van goed werknemerschap – verplicht zorgvuldig om te gaan met bedrijfsgevoelige informatie. Het Wetboek van Strafrecht verbiedt een werknemer om mededelingen te doen over de werkzaamheden, de organisatie en de in- en externe contacten en relaties van zijn werkgever.

Maar het desbetreffende wetsartikel wordt zelden toegepast, omdat de werkgever aangifte moet doen en het vaak moeilijk is om de overtreding en de omvang van de schade te bewijzen. Met de verschillende sanctiemogelijkheden van een geheimhoudingsbeding heb je een betere stok achter de deur. Zeker als je dit koppelt aan een boetebeding, zullen je werknemers zich wel twee keer bedenken voor zij je bedrijfsgeheimen prijsgeven of er vandoor gaan met klanten en knowhow van je bedrijf. Het geheimhoudingsbeding dient hiermee dus vooral een preventief doel.

Tip

Voorkom ernstige schade door uitgelekte bedrijfsgeheimen. Denk niet alleen aan personeel dat informatie lekt, maar ook aan het gevaar van cybercrime.

Vul de checklist in en ontdek binnen enkele minuten hoe jij ervoor staat. Na afloop ontvang je een persoonlijk rapport met tips.

Doe de checklist

14 augustus 2018

Elke week een update

Wil je nieuws, tips, handige informatie en inspiratie van ons ontvangen? Meld je dan aan voor de nieuwsbrief Ondernemen Met Personeel. Je ontvangt de nieuwsbrief daarna elke week gratis in je mailbox.

 

Ik wil graag gratis tips

* Je hoeft alleen maar je mailadres in te vullen

Ben jij klaar voor (meer) personeel?

X
klaar voor meer personeel

Vul de checklist in en je weet het binnen enkele minuten.

Start

Je ontvangt na afloop een persoonlijk rapport met tips.