Vakantie en verlof in de horeca, dit zijn de regels

11 oktober 2017
Horeca verlof regels vakantie planning rooster restaurant

Door vakantie- of verlofaanvragen is het soms lastig je personeelsplanning kloppend te krijgen. Hoe pak je dit slim aan, waar moet je op letten en wat zijn de wettelijke regels?

Horeca verlof regels vakantie planning rooster restaurant

In de horeca, met zijn piektijden en daluren, is het altijd een gepuzzel om een goede bezetting te realiseren. Extra lastig wordt het wanneer er werknemers met vakantie gaan of verlof willen opnemen. Hoe ga je hier mee om? De regels en hulpmiddelen op een rij.

Regels vakantiedagen

De belangrijkste regels rondom vakantiedagen zijn:

  • Iedere werknemer heeft recht op wettelijke vakantiedagen. In uren gemeten is dat 4 maal het aantal uren dat iemand per week werkt. Dat komt neer op 4 weken of 20 dagen vakantie per jaar.
  • In veel verplichte cao’s is geregeld dat werknemers nog extra vakantie krijgen, de zogeheten bovenwettelijke vakantiedagen.
  • Daarnaast hebben je werknemers recht op vakantiegeld. Tijdens een vakantie betaal je het salaris gewoon door.
  • Werknemers moeten hun vakantieaanvraag schriftelijk indienen.
  • Je moet binnen 2 weken op een vakantieaanvraag reageren. Doe je dit niet, dan is de aanvraag automatisch toegekend.
  • Je mag een aanvraag alleen weigeren op grond van zwaarwegende bedrijfsbelangen, bijvoorbeeld als zo veel werknemers tegelijkertijd op vakantie willen dat permanente onderbezetting dreigt.

Geen standaardrecept voor de horeca

Ben je horecaondernemer? Dan kun je voor specifieke uitdagingen komen te staan, zoals problemen met oproep­krachten of een brand in de keuken. Daarom is er een verzekeringspakket op maat voor jouw branche.

Lees verder

Let op

Hanteer jij als werkgever nog de oude horeca-cao die geldig was tot 1 april 2014, het Arbeidsvoorwaardenreglement (AVR) van de Koninklijke Horeca Nederland (KHN) of de Horeca Cao van het Nederlands Horeca Gilde (NHG)? Dan hebben jouw werknemers recht op 5 bovenwettelijke vakantiedagen. Val je niet onder een van deze cao’s, dan hebben ze alleen recht op de 20 wettelijke vakantiedagen per jaar.

Regels verlof

De verschillende vormen van verlof zijn geregeld in de Wet arbeid en zorg. De belangrijkste regels zijn:

  • Een werkneemster die zwanger is, heeft recht op minstens 16 weken zwangerschaps- en bevallingsverlof. Je bent verplicht het loon aan haar door te betalen.
  • Kersverse vaders hebben direct na de geboorte van hun kind recht op 2 dagen doorbetaald kraamverlof en 3 dagen onbetaald partnerverlof.
  • Daarnaast hebben beide ouders nog eens recht op 26 weken onbetaald ouderschapsverlof.
  • Werknemers die een kind adopteren, hebben recht op maximaal 4 weken adoptieverlof. Doel is dat de ouders en het kind aan elkaar kunnen wennen. Je hoeft hierbij geen loon door te betalen.
  • Voor het verlenen van (mantel)zorg hebben je werknemers recht op zorgverlof, bijvoorbeeld om voor een zieke partner, ziek kind of ziek familielid te zorgen. Er zijn twee vormen:
    1. kortdurend zorgverlof: maximaal 10 werkdagen. Hierbij moet je de werknemer minimaal 70 procent van het loon doorbetalen.
    2. langdurend zorgverlof: maximaal 30 werkdagen. De werknemer mag dit verlof over 18 weken verspreiden. Je hoeft bij langdurend zorgverlof geen loon door te betalen.
  • Je werknemers hebben recht op calamiteitenverlof, wanneer zij niet kunnen werken vanwege onvoorziene of zeer bijzondere persoonlijke omstandigheden. Denk aan een woningbrand of het overlijden van een huisgenoot of naast familielid. Tijdens dit verlof moet je het loon doorbetalen.

Let op

Hanteer je een van de eerder genoemde cao’s voor de horeca? Check dan of hierin afwijkende bepalingen over verlofregelingen zijn opgenomen. In sommige gevallen mag in cao’s namelijk worden afgeweken van de regels in de Wet arbeid en zorg, in het voordeel van de werkgever.

Een werkrooster voor de vakantieplanning

In drukke tijden kan het dus knap lastig zijn om je bezetting rond te krijgen als er werknemers dreigen uit te vallen wegens vakantie of verlof. Je wilt rekening houden met hun wensen, maar ook voldoende personeel op de werkvloer hebben. Een handig instrument om je te helpen bij de vakantieplanning is het werkrooster.

Door het maken van werkroosters per periode, bijvoorbeeld een kalendermaand, heb je snel overzicht over de beschikbaarheid van je personeel. Maak een rooster ruim van tevoren, zodat je werknemers tijdig weten waar ze aan toe zijn. Twee weken tot een maand is een goede termijn. Omgekeerd mag je van je personeel verlangen dat zij minstens een maand van tevoren hun aanvragen voor vakantie en – voor zover mogelijk – verlof indienen. Anders is het lastig plannen.

Stappenplan werkrooster

Het stappenplan voor het maken van een werkrooster omvat de volgende vier stappen:

  1. Maak een anoniem werkrooster. Schat voor elke dag in de planperiode in hoeveel werknemers je nodig hebt. Doe dit per functie: koks, afwassers, bediening, enzovoort.
  2. Kijk welke werknemers beschikbaar zijn, zowel vast personeel als oproepkrachten. Check vakanties, verlofaanvragen en dergelijke. Zet dit alles in één duidelijk schema bij elkaar.
  3. Vul het werkrooster concreet in. Eerst de vaste fulltime krachten, dan de parttimers en tot slot de oproep- en uitzendkrachten. Maak ook een lijst met reservepersoneel voor als er back-up nodig is.
  4. Verspreid het werkrooster onder je werknemers. Doe dit bij voorkeur digitaal, dat is snel en gemakkelijk. Geef werknemers nog wel de mogelijkheid om diensten te ruilen en zorg dat bij elke wijziging iedereen een nieuwe digitale versie van het rooster krijgt toegestuurd.

Tip

Een alternatief is om het rooster niet zelf in te vullen, maar het door je werknemers te laten doen. Zij kiezen dan zelf hun werktijden en diensten, binnen de mogelijkheden die jij biedt. Dit zorgt voor meer flexibiliteit, een betere werk-privébalans, minder ziekteverzuim en meer tevredenheid bij je personeel.

Werkrooster horeca en software

Je kunt werkroosters gemakkelijk zelf maken in Excel. Gebruik hiervoor een sjabloon uit de galerie. Tik in het zoekvenster ‘werkrooster’ in en je ziet verschillende soorten roosters, waaronder een ploegenschema. Een andere optie is het gratis Excel roosterprogramma van de KHN.

Je kunt ook software of apps gebruiken voor het maken van roosters. Soms zijn ze gratis, voor andere betaal je bijvoorbeeld een bedrag per maand. Voorbeelden zijn de personeelsplanner van Horeko en de L1nda personeelsplanner. Wil je je werknemers online of via een app inzicht geven in het rooster, dan kom je al snel uit bij betaalde versies.

11 oktober 2017
Je kunt alleen reageren als je cookies niet hebt geweigerd. Op deze pagina lees je meer over cookies. Zet cookies aan.

Elke week een update

Wil je nieuws, tips, handige informatie en inspiratie van ons ontvangen? Meld je dan aan voor de nieuwsbrief Ondernemen Met Personeel. Je ontvangt de nieuwsbrief daarna elke week gratis in je mailbox.

Ben jij klaar voor (meer) personeel?

X

Vul de checklist in en je weet het binnen enkele minuten.

Start

Je ontvangt na afloop een persoonlijk rapport met tips.