Onbetaald verlof geven, dit zijn de regels

15 juni 2018
Onbetaald verlof

Onbetaald verlof wordt steeds populairder. De ene werknemer wil zorgverlof, de ander een sabbatical, een derde gaat studeren. Wat zijn de regels rond onbetaald verlof en waar moet je als werkgever rekening mee houden?

Onbetaald verlof

Als ondernemer kun je te maken krijgen met uiteenlopende vormen van verlof. Zo heeft je personeel het recht om gebruik te maken van diverse regelingen voor betaald verlof. Denk bijvoorbeeld aan de (wettelijke) vakantiedagen, het zwangerschaps- en bevallingsverlof en het calamiteitenverlof. Naast dit betaalde verlof bestaan er echter ook verschillende vormen van onbetaald verlof.

Wat is onbetaald verlof?

Van onbetaald verlof is sprake als een werknemer gedurende een langere periode niet (of minder) werkt en daarom ook geen (of minder) loon ontvangt. Werknemers gebruiken deze vorm van verlof bijvoorbeeld om meer tijd te kunnen besteden aan de opvoeding van hun kinderen. Of om langere tijd voor een ziek familielid te zorgen. Anderen nemen onbetaald vrij als zij er een tijdje tussenuit willen. Bijvoorbeeld om tot rust te komen, een studie te doen of een lange reis te maken.

In principe mogen al je werknemers een periode van onbetaald verlof aanvragen. Of je dit wel of niet mag weigeren, hangt af van de vraag waarom een werknemer een tijdje onbetaald vrij wil nemen. In sommige gevallen kan hij zich namelijk beroepen op een wettelijk recht op onbetaald verlof.

Wettelijk recht op onbetaald verlof

De Wet arbeid en zorg (WAZO) voorziet in twee vormen van onbetaald verlof waarop werknemers wettelijk recht hebben, namelijk ouderschapverlof en langdurend zorgverlof. Als een werknemer een verzoek hiertoe indient, moet je dat in principe inwilligen. Weigeren mag alleen als je kunt aantonen dat er zwaarwegende bedrijfsbelangen zijn om de werknemer te verplichten aan het werk te blijven.

In de wet is geregeld dat een werknemer die gebruikmaakt van zijn recht op ouderschapsverlof of langdurend zorgverlof, geen loon ontvangt. Soms echter staan in de arbeidsovereenkomst of een verplichte cao afspraken over (gedeeltelijke) doorbetaling van het salaris. Check dus altijd wat de geldende afspraken zijn binnen jouw bedrijf(stak).

Let op

Bij (met name) ouderschapsverlof nemen werknemers vaak voor een deel van de werktijd onbetaald verlof op, bijvoorbeeld één dag per week. In dat geval krijgen zij de gewerkte uren uiteraard wel uitbetaald.

Andere vormen van onbetaald verlof

Voor andere dan de hierboven genoemde vormen van onbetaald verlof bestaat geen wettelijke basis. Wil een werknemer bijvoorbeeld vrij nemen voor een wereldreis, een opleiding of een sabbatical, dan ben je niet verplicht hem vrij te geven. De enige uitzondering hierop kan zijn dat in de cao voor jouw bedrijfstak afwijkende afspraken staan over het recht op onbetaald verlof. 

Krijg grip op personeelskosten

Lees het gratis whitepaper met daarin:

  • De waarde van personeel
  • Personeelskosten op een rij
  • 5 manieren om te besparen

Download whitepaper

Hecht je aan goed werkgeverschap, dan moet je een verzoek om onbetaald verlof echter altijd serieus overwegen. Als je na het afwegen van de voor- en nadelen besluit je werknemer geen vrij te geven, onderbouw je beslissing dan met een duidelijke en begrijpelijke motivatie. Dit helpt om de verstandhouding tussen jullie beiden op peil te houden.

Let op

Wees je ervan bewust dat het afwijzen van een verzoek om onbetaald verlof ertoe kan leiden dat je werknemer ontslag neemt. Wees daarom heel zorgvuldig in je afwegingen.

Aandachtspunten bij onbetaald verlof

Ga je wel akkoord met de verlofaanvraag van je werknemer, zet dan in onderling overleg een aantal duidelijke afspraken op papier. Betrek daarbij ook de volgende aandachtspunten.

1. Vervanging

Zorg – indien nodig – voor tijdige vervanging van je werknemer, bij voorkeur voor aanvang van het verlof. Zo kan hij zijn vervanger inwerken en zijn werkzaamheden op een goede manier overdragen.

2. Duur

Spreek duidelijk af hoelang je werknemer onbetaald verlof mag opnemen. In principe kan dit onbeperkt zijn, maar in de praktijk geldt een periode van 18 maanden als maximum. Neemt een werknemer langer onbetaald vrij, dan heeft dit namelijk gevolgen voor zijn rechten inzake de Ziektewet, de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA) en/of de Werkloosheidswet (WW).

3. Loon

Je werknemer heeft tijdens de verlofperiode geen recht op salaris. Bij gedeeltelijk verlof betaal je hem uiteraard loon voor de uren die hij werkt. Wijs hem erop dat een lager of geen loon gevolgen kan hebben voor de hoogte van een mogelijke huurtoeslag, kinderopvangtoeslag of studiefinanciering.

4. Arbeidsvoorwaarden

Ga na welke secundaire arbeidsvoorwaarden je werknemer heeft en spreek af welke er blijven gelden tijdens de verlofperiode. Mag hij de smartphone van de zaak blijven gebruiken? Zijn leaseauto? Blijft hij in de collectieve ziektekostenverzekering? Adviseer je werknemer ook zijn eigen verzekeringen te checken. Hoe zit het bijvoorbeeld met de dekking van een eventuele aanvullende arbeidsongeschiktheidsverzekering?

5. Vakantiedagen

Een werknemer die onbetaald vrij neemt, bouwt geen vakantiedagen op. De vakantiedagen die hij nog heeft staan, mag hij opnemen tijdens het verlof. In dat geval moet je ze aan hem uitbetalen. Pas als het verlof eindigt en de werknemer weer aan de slag gaat, bouwt hij opnieuw vakantiedagen op.

Let op

Er is één uitzondering: als een werknemer langdurend zorgverlof opneemt, gaat de opbouw van vakantiedagen gewoon door.

6. Pensioenopbouw

Tijdens de verlofperiode hoef je geen pensioenpremie af te dragen over de uren die je werknemer niet werkt. Dit betekent dat je werknemer tijdelijk geen of minder pensioen opbouwt. Het staat je echter vrij andere afspraken te maken. Bij veel pensioenfondsen kunnen werknemers die onbetaald vrij nemen bijvoorbeeld zelf hun premie blijven betalen. Ze dragen dan zowel het werknemersdeel als het werkgeversdeel af.

7. Ziekte

Een werknemer die onbetaald vrij neemt, blijft verzekerd voor ziektekosten. Heeft hij tijdens de verlofperiode helemaal geen inkomsten, dan hoef je de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet niet af te dragen. Je werknemer moet echter wel zijn eigen zorgpremie blijven betalen.

Als je werknemer ziek wordt tijdens het verlof, heeft hij geen recht op loondoorbetaling. Is hij nog ziek als het verlof afloopt, dan geldt de eerste werkdag als eerste ziektedag en moet je beginnen met de loondoorbetaling. Als je wilt, kun je met je werknemer afspreken dat hij zijn verlof mag afbreken als hij ziek wordt. In dat geval moet je direct beginnen met de loondoorbetaling. Daarnaast kan je werknemer ervoor kiezen bij het UWV een vrijwillige Ziektewet-verzekering af te sluiten.

8. Ontslag

Tijdens het onbetaalde verlof loopt de arbeidsovereenkomst gewoon door. Dit betekent dat ook de ontslagbescherming van kracht blijft. Je bent als werkgever dus gebonden aan de wettelijke regels van het ontslagrecht.

Als het tijdens het verlof toch noodzakelijk blijkt om je werknemer te ontslaan, dan heeft hij recht op een WW-uitkering die is gebaseerd op het loon van voor de verlofperiode. Het verlof heeft dus geen invloed op de hoogte en de duur van de WW-uitkering. Voorwaarde is wel dat het verlof niet langer dan 18 maanden heeft geduurd.

Let op

Je mag een werknemer niet ontslaan vanwege het feit dat hij ouderschaps- of zorgverlof opneemt. Hij heeft immers wettelijk recht op deze vormen van verlof.

Onbetaald verlof, 3 tips

  1. Ben je van plan een verzoek om langdurig onbetaald verlof goed te keuren? Zorg dat je zeker weet dat je je werknemer voor langere tijd kunt missen. Als het onbetaalde verlof eenmaal is ingegaan, kun je het namelijk niet meer intrekken.
  2. Zie je langdurig onbetaald verlof niet zo zitten? Probeer dan met je werknemer af te spreken dat je de arbeidsovereenkomst per direct beëindigt en dat hij na zijn verlof direct weer een nieuw arbeidscontract krijgt. Uiteraard zet je deze afspraken zwart op wit, door jullie beiden ondertekend.
  3. Over de voorwaarden rondom verlof bestaat bij werknemers vaak onduidelijkheid. Die kun je wegnemen door het opstellen van een eigen verlofbeleid, bij voorkeur in samenspraak met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Zo weten alle partijen waar ze aan toe zijn.
15 juni 2018

Elke week een update

Wil je nieuws, tips, handige informatie en inspiratie van ons ontvangen? Meld je dan aan voor de nieuwsbrief Ondernemen Met Personeel. Je ontvangt de nieuwsbrief daarna elke week gratis in je mailbox.

 

Ik wil graag gratis tips

* Je hoeft alleen maar je mailadres in te vullen

Ben jij klaar voor (meer) personeel?

X
klaar voor meer personeel

Vul de checklist in en je weet het binnen enkele minuten.

Start

Je ontvangt na afloop een persoonlijk rapport met tips.