Arbeidsconflict, stappenplan voor werkgevers

Een arbeidsconflict wil je natuurlijk het liefst voorkomen. Een conflict met een werknemer kan hoog oplopen, het kan de werksfeer verpesten en het vergroot mogelijk het ziekte­verzuim binnen je bedrijf. Het kan je bovendien veel tijd en geld kosten. Een goede aanpak is dus van groot belang om de schade te beperken.

Daarnaast kost een rechtszaak je veel tijd, geld en energie. Daar zit niemand op te wachten. Zodra er een arbeidsconflict ontstaat, kun je direct juridische hulp inschakelen. Preventief, om het conflict met je werknemer in de kiem te smoren, of voor een gang naar de rechter.

• Benut deze 5 tips over rechtsbijstand bij een arbeidsconflict.

Soorten arbeidsconflicten

Je hebt allerlei soorten arbeidsconflicten. Het kan gaan om meningsverschillen tussen je bedrijf en een werknemer, maar ook tussen werknemers onderling:

• disfunctioneren van een werknemer,
• wisseling of wijzigingen van taken of zelfs een overplaatsing,
• seksuele intimidatie of
• discriminatie op de werkvloer.

Bijvoorbeeld over de inhoud van het werk, arbeidsomstandigheden, arbeidsverhoudingen of over de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden die zijn afgesproken. Vaak gaat het ook over arbeidsconflicten rond ziekte­verzuim en arbeidsongeschiktheid. Maar hoe ga je als werkgever om met dit soort situaties? 

Een stappenplan bij arbeidsconflicten:

Stap 1. Grijp op tijd in bij het arbeidsconflict

Grijp zo snel mogelijk in. Het liefst al voordat het conflict duidelijk is. Probeer signalen te herkennen dat er een mogelijk arbeidsconflict aanstaande is. Bijvoorbeeld als een werknemer vreemd reageert op een mededeling, niet meer gemotiveerd lijkt of zich regelmatig ziek meldt.

Ook als er groepsvorming ontstaat (iemand zoekt medestanders) is dit een teken dat er een conflict kan komen.

Stap 2. Ga in gesprek

Ga direct in gesprek met de werknemer(s) in kwestie. Probeer voorzichtig te achterhalen wat er speelt. Vraag of je kan helpen bij een oplossing. De kans is groot dat de werknemer niet direct alles vertelt.

Sta open voor eerlijke feedback en probeer het werkelijke probleem naar boven te halen. Schiet niet direct in de verdediging. Bedank je werknemer voor zijn mening en denk er rustig over na.

Als je kritiek krijgt van een werknemer, is je reactie van groot belang. Gebruik deze 7 tips bij kritiek van personeel.

Een zieke werknemer?

Verzuim van personeel betekent vaak extra admini­stratie en kosten. Je wilt het liefst dat medewerkers snel weer aan de slag gaan. Een verzuim­verzekering helpt je bij de aanpak van verzuim.

Beperk je risico's

Stap 3. Maak afspraken

Zorg ervoor dat je direct in actie komt om het arbeidsconflict op te lossen. Dan voorkom je dat standpunten verharden. Maak duidelijke afspraken met alle betrokken personen over de vervolgstappen en eventuele oplossing van het probleem.

Leg de gespreksnotities, eventuele standpunten en afspraken vast in een document. Laat de betrokken personen tekenen 'voor gezien' of 'voor akkoord'. Dan is er later geen misverstand over hetgeen besproken is.

Gebruik een conflict­protocol

In een conflict­protocol zet je de stappen op een rij die binnen jouw bedrijf genomen moeten worden om een arbeidsconflict op te lossen - van conflictmelding tot conflictbemiddeling en conflictafwikkeling.

Neem het protocol bijvoorbeeld op in een personeels­handboek.

Stap 4. Schakel de juiste (juridische) hulp in

Als de eerste gesprekken nog geen oplossing opleveren, kun je de hulp inschakelen van anderen. Je hebt grofweg vier opties:

1. Interne bemiddelaar
   In principe kan iedere andere werknemer binnen je bedrijf als interne bemiddelaar optreden. Belangrijkste voorwaarde is dat beide partijen vertrouwen hebben in deze persoon.
2. Mediator
   Iemand die gespecialiseerd is in het oplossen van (nog) niet-juridische arbeidsconflicten. Bijvoorbeeld als het gaat over arbeidsverhoudingen en onderlinge conflicten. Vraag je werknemer(s) vooraf of zij hiermee akkoord gaan.
3. Advocaat / jurist
   Als er juridische stappen genomen moeten worden. Bijvoorbeeld als er conflicten zijn over arbeidsvoorwaarden en contracten.
4. Medische specialist
   Als het gaat over conflicten rond ziekte­verzuim en re-integratie bij arbeidsongeschiktheid. Denk aan de bedrijfsarts, een casemanager, arbeidsdeskundige of andere specialist. Vraag bij je arbodienstverlener en/of het UWV wie er in deze fase nodig is.

Als er sprake lijkt van seksuele intimidatie, schakel dan (ook) een interne of externe vertrouwenspersoon in.

Stap 5. Leg de uitkomst vast

Na de tussenkomst van iedere specialist, is het belangrijk om de uitkomst(en) schriftelijk vast te leggen en te laten ondertekenen door alle partijen. Deze documenten voeg je toe aan het personeels­dossier van de betrokken werknemer(s).

Stap 6. Controleer de tevredenheid

Vraag de betrokken werknemer(s) om na een bepaalde periode weer even in gesprek te gaan. Daarbij kan ook weer een bemiddelaar aanwezig zijn, als dit nodig is. Bespreek met elkaar in hoeverre de getroffen oplossing in de praktijk werkt.

Vraag ze ook regelmatig hoe het met de betrokken werknemers gaat. Probeer hen op deze manier tevreden te houden en personeel te motiveren hun best te blijven doen voor je bedrijf. Dat kan je veel opleveren.

Onderzoek onder werkgevers over arbeidsconflicten

Een meerderheid van de werkgevers in Nederland heeft weleens een conflict gehad met een werknemer. Meer dan een kwart heeft zelfs vaker een arbeidsconflict gehad. Dat blijkt uit een poll van Ondernemen Met Personeel met de vraag: Heb jij weleens een arbeidsconflict gehad?

Rechtsbijstand­verzekering

De kans op een conflict is altijd aanwezig en juridische bijstand kan behoorlijk in de papieren lopen. Met een rechtsbijstand­verzekering ben je als ondernemer verzekerd van juridische hulp.

Beperk je risico's