10 tips voor het voeren van een ontslaggesprek

- bijgewerkt op 17 februari 2017
Ontslaggesprek voeren

Een ontslaggesprek moet je zorgvuldig aanpakken. Daarmee laat je een werknemer op een respectvolle manier vertrekken. Tien tips voor ondernemers die (noodgedwongen) een ontslaggesprek moeten voeren.

Ontslaggesprek voeren

Als ondernemer moet je soms iemand ontslaan. Bijvoorbeeld als je noodgedwongen het personeelsbestand moet inkrimpen. Of als een werknemer onvoldoende functioneert en een verbetertraject niet succesvol is. Het slechte nieuws breng je dan met een ontslaggesprek.

Het aanzeggen van ontslag kan ondernemers veel hoofdpijn bezorgen. Helemaal als het gaat om het ontslag van een trouwe medewerker die jarenlang bij je in dienst is geweest. Hoe pak je dit het beste aan als werkgever? Lees tien tips om dit op een respectvolle manier te doen.

Tips voor een ontslaggesprek

1. Bereid je goed voor

Jezelf goed voorbereiden is essentieel bij een ontslaggesprek. Denk van tevoren onder meer na over de manier waarop je de reden voor het ontslag brengt. Waarom moet de werknemer vertrekken en op welke argumenten is deze beslissing gebaseerd? Hierop moet je tijdens het ontslaggesprek helder antwoord kunnen geven. Bedenk dat het ontslag nooit als een totale verrassing mag komen.

2. Zorg voor de juiste timing

Denk tijdens de voorbereiding na over de juiste timing. Je werknemer moet namelijk de tijd hebben om het nieuws te laten bezinken en vragen te stellen als die naar boven komen. Vrijdagmiddag is dus geen goed moment voor een ontslaggesprek. Houd daarnaast rekening met de agenda van je werknemer. Het is niet handig als hij net na het ontslaggesprek een belangrijke afspraak heeft staan.

Welke risico's loop ik?

Wil je weten waar je in jouw bedrijf op moet letten? Een Erkend MKB-adviseur kan je helpen. Hij brengt de risico’s in je bedrijf in kaart en geeft advies om deze te beperken of af te dekken.

Vraag het een adviseur

3. Val met de deur in huis

Bij een ontslaggesprek val je met de deur in huis. Ga niet eerst een halfuur praten over de kinderen of het weer, maar begin meteen met het slechte nieuws. Wees daarbij duidelijk in je boodschap, draai niet om de hete brij heen. Vind je het lastig om de mededeling te doen, oefen het gesprek dan thuis voor de spiegel of in een rollenspel met iemand uit je directe omgeving.

4. Houd het zakelijk

Vertel je werknemer kort en bondig wat de reden is voor zijn ontslag. Verwijs hierbij eventueel naar eerdere functioneringsgesprekken of beoordelingsgesprekken. Word nooit persoonlijk en laat je niet verleiden tot het opsommen van alle tekortkomingen van je werknemer. Twee of drie heldere argumenten zijn voldoende om de boodschap over te brengen.

5. Bied ruimte voor een reactie

Een ontslagaanzegging kan veel losmaken bij een werknemer. Zo kan het feit dat de werknemer zijn baan verliest allerlei vragen en soms zelfs heftige emoties oproepen. Geef de mogelijkheid om die te uiten, zonder dat je hem in de rede valt. Je werknemer moet het nieuws verwerken en daarbij draait het even niet om jou. Beantwoord intussen kalm eventuele vragen.

6. Toon begrip voor de werknemer

Het helpt om begrip te tonen voor de werknemer. Daarmee stel je hem enigszins op zijn gemak. Je kunt bijvoorbeeld aangeven dat je je kunt voorstellen dat het ontslag heel vervelend voor hem is. Als de werknemer boos of teleurgesteld is, breng je dit onder woorden. Je kunt bijvoorbeeld zeggen dat je ziet dat het hem hoog zit. Hiermee leid je de emoties in goede banen.

7. Houd voet bij stuk

De werknemer zal wellicht proberen te onderhandelen. Bijvoorbeeld door aan te geven dat hij voortaan wel goed zijn best zal doen. In dat geval is het belangrijk om voet bij stuk te houden, want jij hebt dit besluit eerder genomen op basis van duidelijke argumenten. Geef aan dat de beslissing vaststaat en herhaal de argumenten eventueel als dat nodig is. Doe dit in dezelfde bewoordingen als daarvoor. Op die manier versterk je de boodschap en geef je je werknemer geen kans om er een woordenstrijd van te maken.

8. Bied perspectief voor de toekomst

Het ontslag is voor de werknemer uiteindelijk een nieuw begin. Hoewel de werknemer dit wellicht niet meteen zal beseffen, kun je wel alvast perspectief bieden voor de toekomst. Je kunt bijvoorbeeld verwijzen naar een sociaal plan als dat van toepassing is. Daarin is vaak loopbaanbegeleiding opgenomen, waarmee de werknemer zo snel mogelijk kan doorstromen naar ander werk. Vertel hem ook waar hij mogelijk recht op heeft, bijvoorbeeld een transitievergoeding en een uitkering.

9. Bespreek verdere acties

Je medewerker wil ongetwijfeld weten waar hij op korte termijn aan toe is. Licht hem in over de te volgen procedure. Wordt het een ontslagaanvraag via het UWV of een gang naar de kantonrechter? Desgewenst kun je voorstellen om tot een ontslag met wederzijds goedvinden te komen. Probeer per individueel geval in te schatten of dit haalbaar is. Zet informatie over de ontslagprocedure vooraf op papier en geef dit aan je werknemer mee. Maak tot slot een afspraak voor een vervolggesprek. Plan dit gesprek zo snel mogelijk in, hooguit een paar dagen later.

10. Houd een vervolggesprek

Je werknemer heeft inmiddels de tijd gehad het slechte nieuws enigszins te verwerken. Nu is er ruimte om afspraken te maken over de verdere afwikkeling van het ontslag. Vertel je werknemer wanneer je de ontslagprocedure in gang zet en hoe de financiële afronding in zijn werk gaat. Bespreek ook of je werknemer tot zijn ontslagdatum moet blijven werken of dat je hem op non-actief zet. Dat zal mede afhangen van de persoon van je werknemer en de reden van het ontslag. Als je werknemer volkomen ongemotiveerd is of al lange tijd slecht werk levert, ligt doorwerken minder voor de hand. Schat zelf in wat de beste oplossing is.

Tip

Wil je naast ontslag meer te weten komen over andere onderwerpen die met werkgeverschap te maken hebben? Je krijgt een goede indruk met de checklist Ben jij klaar voor (meer) personeel?

  • Wat als je klanten niet of laat betalen?
  • Of als een klant jou aansprakelijk stelt?

 

Zorg dat jouw zaak blijft bestaan als het even tegenzit.

Bekijk de mogelijkheden

- bijgewerkt op 17 februari 2017

Elke week een update

Wil je nieuws, tips, handige informatie en inspiratie van ons ontvangen? Meld je dan aan voor de nieuwsbrief Ondernemen Met Personeel. Je ontvangt de nieuwsbrief daarna elke week gratis in je mailbox.

 

Ik wil graag gratis tips

* Je hoeft alleen maar je mailadres in te vullen

Ben jij klaar voor (meer) personeel?

X
klaar voor meer personeel

Vul de checklist in en je weet het binnen enkele minuten.

Start

Je ontvangt na afloop een persoonlijk rapport met tips.