Checklist nieuwe privacywet (AVG) en personeel

Privacywet AVG

Per 25 mei 2018 geldt er een nieuwe wet voor alle landen in de EU: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

De AVG is ook wel bekend onder de Engelse naam: General Data Protection Regulation (GDPR). De nieuwe wet geeft bedrijven een grotere verantwoordelijkheid om de privacy van personen te beschermen.

De AVG gaat over de bescherming van persoons­gegevens. Dit omvat:

• Klant­gegevens

  Zorg dat je personeel op een juiste manier omgaat met de gegevens van (potentiële) klanten.

• Personeels­gegevens

  Zorg dat je personeels­dossier voldoet aan de nieuwe eisen.

• Andere persoons­gegevens

  Als jouw bedrijf ook andere persoons­gegevens opslaat of beheert (zoals gegevens van leveranciers en relaties of databases van andere bedrijven) moet je voldoen aan deze regels.

Organisaties die niet voldoen aan de AVG kunnen een boete krijgen van maximaal 20 miljoen euro.

Heb je personeel in dienst?

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeels­­verzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.

Zo beperk je risico's

Checklist AVG

Voldoet jouw bedrijf aan de nieuwe privacywet? Gebruik deze checklist met 9 duidelijke taken voor ondernemers met personeel.

1. Check of je gegevens mag verwerken

   Je mag alleen persoons­gegevens opslaan en verwerken als je voldoet aan minimaal één van de grondslagen van de AVG. In de meeste gevallen moet je gewoonweg toestemming krijgen van de personen in kwestie. Voor 'bijzondere' en strafrechtelijke persoons­gegevens gelden weer extra eisen.

2. Houd je aan de verantwoordingsplicht

   Je moet kunnen aantonen dat jouw organisatie aan de AVG voldoet. Het bijhouden van een register van verwerkingsactiviteiten is onderdeel van de verantwoordingsplicht.
   
   Breng de gegevensverwerking van je bedrijf in kaart. Schrijf op welke persoons­gegevens je verwerkt, met welk doel je dit doet, waar deze gegevens vandaan komen, waar je ze opslaat en met wie je ze deelt.

3. Vraag op de juiste manier toestemming

   Je moet kunnen aantonen dat personen toestemming hebben gegeven aan jouw bedrijf om hun persoons­gegevens op te slaan. Je moet die toestemming netjes vragen, op een duidelijke en ondubbelzinnige manier.

4. Geef personen inzage en rechten

   Personen hebben het recht op inzage en het recht op correctie en verwijdering van hun gegevens. Zorg dat dit mogelijk is, bijvoorbeeld in een beveiligde online omgeving (portal).
   
   Als personen hun gegevens willen wijzigen, moet je de wijzigingen ook (automatisch) doorgeven aan de instanties waar je de gegevens mee hebt gedeeld.
   
   Je personeel heeft ook het recht op inzage van hun gegevens. Dus als je werknemer vraagt om zijn personeels­dossier, dan moet je hem laten zien welke persoonlijke gegevens je bewaart. Je kunt hem ook een kopie geven van het dossier.

5. Zorg voor dataportabiliteit

   Je moet ervoor zorgen dat personen hun gegevens makkelijk kunnen opvragen en door kunnen geven aan een andere organisatie. Bijvoorbeeld bij de overstap naar een andere partij.

6. Maak een data protection impact assessment (DPIA)
   Hiermee breng je vooraf de privacyrisico’s in kaart van een bepaalde gegevensverwerking. Daarna neem je maatregelen om de risico’s te verkleinen. Lees meer over het maken van een DPIA en wanneer dit verplicht is.

7. Stel een verantwoordelijke aan

   Zorg dat er iemand toezicht houdt op de gegevensverwerking volgens de AVG. Uiteindelijk ben je hier zelf verantwoordelijk voor als werkgever. In sommige gevallen ben je verplicht een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aan te stellen binnen je bedrijf.

8. Houd je aan de meldplicht datalekken

   Deze meldplicht bestond al, maar je moet nu ieder datalek documenteren dat binnen jouw bedrijf heeft plaatsgevonden.

9. Zorg voor verwerkersovereenkomsten

   Als je de gegevensverwerking hebt uitbesteed aan een andere partij, zorg dan dat de overeenkomsten aangepast worden aan de nieuwe eisen van de AVG.

Bekijk de infographic van de Autoriteit Persoons­gegevens: De AVG in een notendop (pdf) en gebruik de Regelhulp Algemene verordening gegevensbescherming om je eigen situatie in kaart te brengen.

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Ga voor zekerheid