Re-integratiedossier, waarom en hoe?

Reden re-integratiedossier

Het UWV eist een volledig re-integratiedossier als je werknemer na 2 jaar ziekte een uitkering nodig heeft. Dat is de belangrijkste reden om het re-integratiedossier direct na de ziekmelding, of uiterlijk vanaf de zesde week, nauwkeurig bij te houden.

Daarnaast is het handig om alle afspraken die je onderling hebt vastgelegd en de formulieren die je hebt ingevuld bij elkaar te bewaren, bijvoorbeeld in een papieren dossier of in een digitale map. Zo weet je altijd wat er is besproken en afgesproken.

Inhoud re-integratiedossier

In het re-integratiedossier staan alle afspraken die te maken hebben met de re-integratie van je werknemer. Het gaat om onderlinge afspraken over het onderhouden van contact en over mogelijke werkhervatting.

Ook alle formulieren en documenten die je hebt ingevuld tijdens de periode van verzuim, voeg je toe aan het re-integratiedossier.

Je doet er goed aan dit gehele dossier met alle documenten en afspraken te bewaren in een papieren dossier of een digitale map. Zorg ervoor dat je de re-integratiedocumenten upload vanuit het portaal van de arbodienst, deze kunnen bijvoorbeeld bij wisseling of andere gebeurtenissen nog van pas komen.

Onderdelen re-integratiedossier:

• Afspraken op papier tussen jou en je werknemer
• Gespreksverslagen van het contact met je werknemer
• Onderlinge e-mails over de re-integratie / werkhervatting
• Probleemanalyse door de bedrijfsarts (na 6 weken) en eventuele bijstellingen hierop
• Terugkoppelingen van de spreekuren van de bedrijfsarts
• Plan van Aanpak, eventuele bijstellingen en evaluaties (na 8 weken)
• Verslagen van de bedrijfsarts
• Eerstejaarsevaluatie
• Eindevaluatie
• Eventuele terugkoppelingen van interventies die zijn ingezet (bijvoorbeeld een behandeling via de bedrijfsarts of een arbeidsdeskundige rapportage, 42e weeks melding bij het UWV)

Tips

1. Zorg ervoor dat een afspraak altijd ondertekend is of in ieder geval wederzijds bevestigd wordt, per e-mail of op papier.
2. Zorg dat je regelmatig contact hebt met je werknemer. Het helpt om een duidelijke afspraak te maken over hoe vaak en wanneer precies.
3. Maak korte gespreksverslagen. Ga geen hele boekwerken aanleggen met informatie die niet relevant is.
4. Vraag niet om informatie van de huisarts of het ziekenhuis waar je werknemer behandeld wordt. Alleen verslagen van de bedrijfsarts mogen in het dossier komen.

Verboden inhoud re-integratiedossier

In het re-integratiedossier mag je geen medische gegevens vastleggen. Er mag dus nergens naar voren komen wat voor aandoening je werknemer precies heeft, wat de oorzaak ervan is, wat voor soort behandeling er wordt gegeven en wat voor medicatie er wordt voorgeschreven.

Volgens de privacywet mogen medische gegevens namelijk alleen zichtbaar zijn voor de arts en de patiënt, niet voor de werkgever en andere partijen. Zelfs als je werknemer er niets op tegen heeft en het om een onschuldige situatie gaat, mag de informatie niet in het re-integratiedossier staan. ‘Jan heeft zijn been gebroken, hij is er over 6 weken weer’, is dus niet toegestaan.

Werkgever verantwoordelijk voor re-integratiedossier

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het bijhouden van het re-integratiedossier. Dit kun je als ondernemer zelf doen of uitbesteden aan een leidinggevende of HR-verantwoordelijke binnen je bedrijf.

Je kunt ook een externe casemanager aanstellen, maar als werkgever ben jij verantwoordelijk voor een volledig en up-to-date re-integratiedossier. Wanneer het UWV na 2 jaar oordeelt dat de re-integratie niet juist is vastgelegd of onderbouwd, wordt aan de werkgever een loonsanctie opgelegd.

Start en einde re-integratiedossier

Je start direct met het aanleggen van een re-integratiedossier bij een ziekmelding, in ieder geval uiterlijk bij de probleemanalyse van de bedrijfsarts vanaf de zesde week.

Je hoeft als werkgever niet te wachten op die probleemanalyse om afspraken te maken met je werknemer. Je kunt je werknemer altijd vragen wat de verwachtingen zijn rondom het herstel en de contacten en afspraken vastleggen, zonder op medische details in te gaan.

Bewaartermijn

Je kunt het dossier sluiten zodra je na 2 jaar verzuim een WIA-aanvraag hebt ingediend en daarover een beslissing is genomen door het UWV. Er is vervolgens geen wettelijke bewaartermijn, maar de Autoriteit Persoons­gegevens geeft aan dat het redelijk is het re-integratiedossier nog 2 jaar te bewaren.

Als je eigenrisicodrager bent voor de Ziektewet moet je deze gegevens 5 jaar bewaren. 

Als je Ziektewet of WGA- eigenrisicodragerschap hebt meeverzekerd zijn deze termijnen weer anders. Bij WGA-ERD is het 12 jaar en mogelijk langer.