Studiekostenbeding: hoe voorkom je dat je investering verdwijnt met je werknemer?

Wat is een studiekostenbeding?

Een studiekostenbeding is een schriftelijke afspraak tussen werkgever en werknemer over het (geheel of gedeeltelijk) terugbetalen van opleidingskosten. Je spreekt dit af voordat de opleiding begint. Het voorkomt dat je als werkgever met lege handen achterblijft als een werknemer snel na de opleiding vertrekt. 

Je kunt niet zomaar en altijd alle kosten verhalen. Er gelden duidelijke regels voor de inhoud én toepassing van zo’n beding. 

Wanneer is een studiekostenbeding geldig?

De wet kent geen specifieke regeling voor het studiekostenbeding, maar de Hoge Raad heeft in 1983 wel bepaald dat zo’n beding geldig kan zijn. De Hoge Raad heeft daarbij voorwaarden vastgesteld waar zo'n beding aan moet voldoen. Die zijn nog altijd leidend. 

Een geldig beding moet in elk geval het volgende bevatten:

1. De periode waarin jij als werkgever profijt hebt van de opleiding;
2. Een terugbetalingsverplichting als de werknemer tijdens of kort na de opleiding vertrekt;
3. Een afbouwregeling: hoe langer de werknemer blijft, hoe minder hij terug hoeft te betalen.

Daarnaast moet het voor de werknemer duidelijk zijn wat de afspraken zijn. Zorg dus voor heldere communicatie én laat de werknemer het beding ondertekenen. 

Wat moet je precies vastleggen in het beding?

Een goed studiekostenbeding bevat in elk geval:

• De naam en inhoud van de opleiding;
• De totale kosten en jouw bijdrage daaraan;
• Of de opleiding in werktijd of eigen tijd wordt gevolgd;
• Welke kosten terugbetaald moeten worden, en wanneer;
• Hoe lang de terugbetalingsverplichting geldt;
• Een jaarlijkse afbouw van het terug te betalen bedrag. 

Het is belangrijk het overzichtelijk te maken, gebruik bij voorkeur een apart document bij de arbeids­overeenkomst. 

Redelijkheid en billijkheid

Zelfs als je beding aan alle regels voldoet, kan een rechter het tóch ongeldig verklaren. Bijvoorbeeld als een werknemer tijdens zijn proeftijd vertrekt of door overmacht (bijv. ziekte of ontslag om bedrijfseconomische redenen) uit dienst gaat. Dan kan terugbetaling onredelijk zijn. 

Verplichte scholing mag je niet laten terugbetalen

Je mag niet voor alle opleidingen die een werknemer volgt een studiekostenbeding afsluiten. Volgens de Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden (die sinds 2022 geldt) moet je als werkgever zogenoemde verplichte scholing volledig kosteloos aan de werknemer aanbieden. Dit gaat om scholing die: 

• wordt gevolgd in opdracht van de werkgever, of
• voortvloeit een wettelijke verplichting

Sluit je tóch een studiekostenbeding af voor deze verplichte scholing? Dan is het beding nietig. Dit betekent dat als je toch een studiekostenbeding hebt afgesloten voor de kosten van deze opleiding, deze dus niet geldig is.  

Hierop geldt een uitzondering. Als het gaat om het verkrijgen, behouden of vernieuwen van zogenaamde beroepskwalificaties - kennis of diploma’s die de werknemer al moet hebben vóór hij aan de functie begint - mag je wél afspraken maken met de werknemer over terugbetaling van de kosten.  

Voorbeelden uit de jurisprudentie hiervan zijn: 

• de kosten voor een lerarenopleiding van een docent;
• een rijbewijs voor een chauffeur (die hierover al bij aanvang van het dienstverband moest beschikking);
• nascholing voor een code 95 voor chauffeurs. 

De grenzen zijn niet altijd glashelder. In de rechtspraak wordt hierover nog regelmatig geprocedeerd.

Conclusie: goed geregeld is half gewonnen

Wil je voorkomen dat je als werkgever blijft zitten met studiekosten? Dan is het cruciaal dat je vooraf onderzoekt of de opleiding die de werknemer gaat volgen een verplichte opleiding is. 

Is het geen verplichte opleiding dan moeten de afspraken die je hierover maakt met een werknemer schriftelijk worden vastgelegd en voldoen aan alle juridische eisen.

Twijfel je of een studiekostenbeding in jouw situatie verstandig is? Laat het dan opstellen of controleren door een specialist. Zo voorkom je vervelende verrassingen achteraf.