10 gouden regels van feedback geven aan werknemers

Veel leidinggevenden vinden het moeilijk werknemers gedurende het jaar Duidelijk, Open en Eerlijk feedback te geven. Zij kijken weg of lossen de door de werknemer gemaakte fouten zelf op. Ze bedekken het slechte functioneren van hun personeel met de mantel der liefde. 

Een kwalijke zaak, de werknemer wordt de kans ontnomen zijn functioneren te verbeteren. Omdat hij denkt ‘geen bericht, goed bericht’, verwacht hij aan het einde van het jaar een goede beoordeling. Als de leidinggevende dan een slecht beoordeling geeft, wordt het een heel lastig gesprek.

Kans op presteren verbeteren

Sla voortgangs- en functioneringsgesprekken niet over. Geef je werknemer een kans om zijn presteren te verbeteren. Benoem eerlijk op welke gebieden je medewerker zijn functioneren kan verbeteren.

Samen achterhaal je de redenen voor het eventuele minder goede functioneren en maak je afspraken om dit te verbeteren. Als je constructieve feedback geeft, zal dat je medewerker motiveren om zijn functioneren te verbeteren en om zijn werk goed te (blijven) doen. Maar hoe geef je constructieve feedback?

Feedback geven, 10 gouden regels

Als je feedback geeft, bijvoorbeeld tijdens een functionerings- of beoordelingsgesprek, houd dan de volgende 10 regels in gedachten:

1. Feedback is specifiek en ‘to the point’.
   Hoe specifieker je bent, hoe meer de ander ervan kan leren.
2. Feedback is beschrijvend en heeft betrekking op gedragsaspecten.
   Zeg niet rechtstreeks 'jij doet dit fout', maar beschrijf het effect van zijn gedrag.
   Bijvoorbeeld: 'jouw werkhouding zorgt er soms voor dat ...'.
3. Beide partijen kunnen hun voordeel met de feedback doen.
   Leef je in de situatie van de ander in en vraag jezelf af of jouw commentaar de ander kan helpen. Heeft hij er iets aan?
4. Feedback is actueel.
   Geef je feedback zo snel mogelijk. Wacht niet op een officieel gespreksmoment, als deze niet aanstaande is. Je kunt dan concreter zijn en de kans op herkenning is groter.
   
   Bij het functionerings- of beoordelingsgesprek kun je hier op terugkomen. Geef een compliment als het is opgelost. En zo niet: bespreek of beoordeel het punt.
5. De ontvanger staat open voor de feedback.
   Ga na of het wel het juiste moment is om feedback te geven. Probeer iemand onder vier ogen te spreken, op een rustig moment. Maar wacht er niet te lang mee. Zie regel 4.
6. Wissel complimenteuze en corrigerende feedback met elkaar af.
   Complimenten en schouderklopjes schieten er vaak bij in. Jammer, want zo laten we een kans liggen om de ander te motiveren.
7. Beschrijf het gedrag dat je hebt waargenomen.
   Geef concreet aan wat je hebt waargenomen, geef geen interpretaties. Het gaat om de concrete feiten.
8. Vertel welk effect het gedrag van de ander op je heeft.
   Als je ontevreden of boos bent, zeg het dan. Maak gebruik van ‘ik-boodschappen’ in plaats van ‘jij-boodschappen’.
9. Ga na of de ander de feedback heeft begrepen.
   Vraag er desnoods om met vragen als: ‘Herken je dat?’ of ‘Begrijp je wat ik bedoel?’
10. Geef suggesties voor verandering van het gedrag.
    Als je op een goede manier wilt corrigeren, bied dan een alternatief.