Beoordelingsgesprekken voeren
Beoordelingsgesprekken voeren

Betere beoordelingsgesprekken voeren

6933 Tijdens een beoordelingsgesprek geef je een oordeel over het functioneren van een medewerker. Op basis hiervan beslis je bijvoorbeeld over loonsverhoging. Gebruik dit stappenplan om betere beoordelingsgesprekken te voeren.

Wat zijn beoordelingsgesprekken?

Een beoordelingsgesprek is een eenzijdig gesprek waarin je als leidinggevende een oordeel geeft over het functioneren van je medewerker. Dit oordeel onderbouw je met waarnemingen en feiten.

Beoordelingsgesprekken zijn onderdeel van de gesprekscyclus en vinden vaak aan het einde van een kalenderjaar plaats.

Jaarlijkse cyclus

De jaarlijks terugkerende cyclus van gesprekken met je personeel begint met het bepalen van doelstellingen. Dat gebeurt meestal aan het begin van het jaar met een planningsgesprek.

Later in het jaar maak je de balans op met een functioneringsgesprek. Je kijkt of iemand op de goede weg is en kan eventueel bijsturen. Ten slotte geef je tijdens het beoordelingsgesprek de beoordeling.

Verschil met functioneringsgesprekken

Tijdens beoordelingsgesprekken ben jij vooral aan het woord. Je geeft een goed onderbouwd oordeel over het functioneren van je medewerker. 

  • Een functioneringsgesprek is meer een open en gelijkwaardig gesprek tussen beide partijen zonder directe consequenties.
  • Aan een beoordelingsgesprek zitten vaak consequenties vast zoals een loonsverhoging bij goede prestaties of ontslag bij slechte prestaties.

Gespreksverslagen in personeels­dossier

Het is heel belangrijk om van elk beoordelingsgesprek een gespreksverslag te maken. Dit geldt ook voor een planningsgesprek en functioneringsgesprek.

De gespreksverslagen moeten door zowel jou als je medewerker worden ondertekend en je moet ze bewaren in een personeels­dossier.

Wet werk en zekerheid

Zorg ervoor dat je een dossier opbouwt, dat voldoet aan de eisen die de Wet werk en zekerheid (Wwz) stelt. Wil jij wegens disfunctioneren van een medewerker af en is de dossieropbouw niet volgens de regels? Een kantonrechter zal het arbeidscontract dan niet ontbinden.

Werknemers beoordelingsgesprekken inplannen

Voorbereiding beoordelingsgesprekken

De voorbereiding bestaat uit de volgende stappen:

Stap 1. Informatie verzamelen

Verzamel zo veel mogelijk concrete informatie over het functioneren van je medewerker. Informeer naar de behaalde prestaties bij bijvoorbeeld collega’s, klanten en de medewerker zelf.

Neem de functieomschrijving erbij, zodat je weer goed voor ogen hebt welke competenties hij precies moet bezitten.

Kijk ook naar verslagen van eerdere beoordelings- en functioneringsgesprekken. Zo kun je zien hoe je medewerker zich ontwikkelt.

Goed personeel aannemen

Personeel aannemen

Met dit complete pakket aan personeels­verzekeringen dek je de risico’s van werkgeverschap af en zorg je goed voor je personeel.

Stap 2. Beoordelingsformulier invullen

Vul op basis van je waarnemingen het beoordelingsformulier in. Daarbij bepaal je of de medewerker nog steeds voldoet aan de benodigde competenties.

Vink op het formulier niet alleen de vakjes ‘matig’, ‘voldoende’ en ‘uitstekend’ af, maar geef ook een korte toelichting. Daardoor weet je op een later moment waarom je tot een bepaald oordeel bent gekomen.

Stap 3. Gesprek voorbereiden

De beoordeling kan een overwegend positieve of negatieve uitkomst hebben. Denk bij de voorbereiding goed na over hoe je de boodschap overbrengt. Zorg voor een goede onderbouwing. Het werkt namelijk erg demotiverend als je een beoordeling geeft zonder (goede) onderbouwing.

Veel ondernemers vinden het lastig om een medewerker met zijn tekortkomingen te confronteren. Ze draaien liever om de hete brij heen. Op langere termijn zijn beide partijen daar niet bij gebaat. Jij blijft met iemand zitten die niet optimaal functioneert, terwijl de medewerker niet de kans krijgt om zijn tekortkomingen in te zien en daarvan te leren. 

Goede feedback

Hoe kun je iemand aansporen? Gebruik de 10 gouden regels van feedback geven.

Stappenplan beoordelingsgesprekken voeren

Tijdens het gesprek kun je de volgende stappen doorlopen:

Stap 1. Opening

Werknemers kijken vaak met spanning uit naar het resultaat van hun beoordeling. Neem daarom niet te veel tijd voor de opening van het gesprek. Je stipt kort het doel van het gesprek aan, loopt langs de agendapunten en vertelt hoe lang het gesprek ongeveer duurt.

Stap 2. Oordeel uitspreken

Dit is het belangrijkste onderdeel van het gesprek. Daarbij is het van belang om juist wel met de deur in huis te vallen en direct je eindoordeel over te brengen.

Ook vermeld je duidelijk de consequenties, zoals het wel of niet doorgaan van een loonsverhoging, prestatiebeloning of contractverlenging. Vervolgens onderbouw je dit met behulp van concrete voorbeelden. 

Stap 3. Reactie medewerker

Afhankelijk van de uitkomst van de beoordeling heb je een teleurgestelde of blije medewerker tegenover je zitten. Bied hem de mogelijkheid om een reactie te geven, maar blijf wel bij je standpunt.

Het doel van het gesprek is namelijk het overbrengen van je eindoordeel, dat je zorgvuldig hebt onderbouwd op basis van je eigen observaties.

Stap 4. Afspraken maken

Rond het gesprek af met de acties die de werknemer moet ondernemen. Zo kun je afspreken dat hij zelf op zoek gaat naar manieren om zijn prestatie te verbeteren.

Hiermee leg je de verantwoordelijkheid bij hem. Zet alle afspraken op het beoordelingsformulier en laat dit door de werknemer voor gezien ondertekenen.

Bewaar het beoordelingsformulier in het personeels­dossier en plan in het nieuwe jaar alvast een planningsgesprek in als dit van toepassing is.

Extra tips voor betere beoordelingsgesprekken

  • HR-expert Cindy Vissers beschrijft de belangrijkste valkuilen tijdens beoordelingsgesprekken die zij is tegengekomen in de praktijk. Komen ze je bekend voor?
  • Wil jij ook je medewerkers motiveren? Niet iedere ondernemer is een geboren motivator. Lees hoe je in vijf stappen een peoplemanager wordt.

Ondernemer wil groeien met personeel

Groeien met personeel

Samen met personeel werk je aan de groei van je bedrijf. Wil je weten wat daarbij in de weg kan staan? Met een adviseur breng je dit in kaart.

Vragen over beoordelingsgesprekken

  • Hoe beoordeel je een werknemer?De beoordeling gaat over het functioneren van je werknemer. Dus of hij afgesproken doelen heeft behaald of bepaalde vaardigheden heeft ontwikkeld. Je richt je dus niet op de persoon door bijvoorbeeld iemand te veroordelen vanwege een persoonlijke eigenschap of zijn uiterlijk.
  • Waar vind ik een goed beoordelingsformulier?Je kunt zelf een beoordelingsformulier maken. Het is handig om een sjabloon of voorbeeld beoordelingsformulier te gebruiken en deze aan te passen naar je eigen wensen. Online zijn er meerdere voorbeelden te vinden die je kunt downloaden.
  • Hoe gebruik je het beoordelingsformulier?Jij als werkgever of een andere leidinggevende vult het beoordelingsformulier in. Dit doe je vóór het gesprek. In het beoordelingsgesprek laat je weten wat de beoordeling is. Na afloop tekenen jij en je werknemer het formulier voor gezien. Als je werknemer niet akkoord is met de beoordeling mag hij dit in een opmerking op het formulier aangeven.
  • Hoe sluit je aan op functioneringsgesprekken?Neem de tijd om goed na te denken over de beoordeling. Zorg dat het aansluit bij eerdere feedback en de punten op het laatste functioneringsgesprek formulier. De uitkomst van jouw beoordeling mag niet als een totale verrassing komen. Voorkom valkuilen door de afspraken SMART te formuleren.
  • Welke privacyregels gelden er voor beoordelingsgesprekken?Zorg dat je bij de verwerking van personeels­gegevens volledig voldoet aan de nieuwe privacywet AVG. Zorg dat het formulier niet rond blijft slingeren en voor onbevoegden is in te zien. Doe je de gesprekken via video? Zorg dan voor een beveiligde omgeving en dat niemand mee kan kijken of luisteren.

Meest gelezen

360 graden feedback, wat en hoe?

55215 Zelf je personeel beoordelen, dat is niet eenvoudig. Verzamel meningen van anderen. Dat doe je bijvoorbeeld met 360 graden feedback. Wat is dat precies en hoe werkt het?

Whitepapers en online tests