Functioneringsgesprek via video

Functioneringsgesprek op afstand

Tijdens de coronacrisis hebben werkgevers en werknemers veel geleerd. Bijvoorbeeld dat werken op afstand in veel gevallen mogelijk is. Zelfs het functioneringsgesprek kun je op verschillende manieren voeren.

Thuiswerken

Als jij en je werknemers voornamelijk thuiswerken, kun je ervoor kiezen om het functioneringsgesprek op afstand te laten plaatsvinden. Je kunt daarvoor de communicatiemiddelen gebruiken die je al gewend was in te zetten.

Videobellen heeft de voorkeur boven gewoon bellen, omdat je dan beter de emoties kunt waarnemen.

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

Functioneringsgesprek voeren

Het is belangrijk om een functioneringsgesprek te voeren, juist als iemand op afstand werkt. Tijdens het functioneringsgesprek kun je vragen hoe het je werknemer vergaat en hoe hij of zij naar de toekomst kijkt. 

Je hebt ook de kans om de rol van de werknemer te bespreken in de aangepaste bedrijfsvoering. Vergeet vooral niet complimenten te geven over het aanpassingsvermogen van je werknemer.

Feedback vragen

Daarnaast is een functioneringsgesprek een ideaal moment om te vragen naar feedback van je werknemer. Vraag hoe hij of zij aankijkt tegen jouw rol als werkgever en/of leidinggevende. Verloopt het volgens verwachting? Is er nog ruimte voor verbetering?

Functioneringsgesprek via video (online)

Voordat je ervoor kiest de functioneringsgesprekken via video te laten plaatsvinden, is het belangrijk een paar afwegingen te maken. Bekijk de volgende vragen en antwoorden voor werkgevers.

• Functioneringsgesprek via video, mag dat?

  Ja, je mag als werkgever in principe zelf kiezen hoe het functioneringsgesprek wordt gevoerd, behalve als dit anders is afgesproken in de cao, arbeids­overeenkomst of het personeels­handboek. Mogelijk heb je toestemming nodig van je ondernemingsraad (OR) of personeels­vertegenwoordiging (PVT) om de functioneringsgesprekken via video te voeren.

• Wat is er nodig bij een functioneringsgesprek via video?

  Misschien gebruik je al een systeem voor videobellen of videoconferencing, zoals FaceTime, Skype, Zoom, Microsoft Teams of Google Meet. Je kunt dit soort tools ook prima inzetten voor functioneringsgesprekken. Zorg er vooral voor dat de videoverbinding stabiel en beveiligd is, zodat er geen andere collega's kunnen inloggen of ongenode gasten kunnen meekijken. Test het systeem een paar keer voordat je officiële gesprekken gaat voeren.

• Welke aandachtspunten zijn er bij videogesprekken?

  Een functioneringsgesprek is een belangrijk middel om je personeel te motiveren. Om het gesprek goed te laten verlopen moet je werknemer zich op zijn gemak voelen. Ga dus na of je werknemer zich er prettig bij voelt dat het gesprek via video plaatsvindt. Er kunnen gevoelige onderwerpen worden besproken, zorg dus dat er op beide locaties niemand mee kan luisteren of binnen kan lopen.

• Wie regelt het functioneringsgesprek via video?

  Als werkgever moet je werknemers die thuiswerken faciliteren. Geef je werknemers de nodige middelen om te kunnen werken en het functioneringsgesprek te voeren. Zorg dat jij en je werknemer een apparaat gebruiken met een goede camera en een stabiele internetverbinding. Plan de gesprekken ook op tijd in. Let daarbij op mogelijke vakantieplannen van je werknemer.

• Wanneer volgt het beoordelingsgesprek?

  Een beoordelingsgesprek volgt vaak aan het einde van het jaar of drie maanden voor een contract verloopt. Daarbij maak je gebruik van een andere gespreksmethode en een beoordelingsformulier. Ook een beoordelingsgesprek kun je via video houden.

Hoe kun je veilig videobellen en vergaderen? Bekijk een onderzoek van verschillende systemen.

Werknemers in het buitenland

Heb jij werknemers die in het buitenland werken? Vergeet ze niet. Een functioneringsgesprek via video is dan heel waardevol. Wat moet je verder regelen voor expats? Gebruik de checklist voor expats.

Functioneringsgesprek voorbereiden

Of je het functioneringsgesprek nu via video voert of niet, een goede voorbereiding is cruciaal. Vraag je werknemer ruim van tevoren welke gesprekspunten hij wil aandragen.

Deel een agenda met alle gesprekspunten minimaal drie dagen van tevoren zodat jij en je werknemer zich kunnen voorbereiden.

Verzamel verder zo veel mogelijk informatie over het functioneren van je werknemer. Je kunt daarbij gebruikmaken van 360 graden feedback.

Formulier functioneringsgesprek

Hoe zorg je voor een vaste structuur en houvast? Gebruik een formulier functioneringsgesprek om alle gesprekspunten te noteren en de uitkomst vast te leggen. Noteer alle actiepunten voor jou en je werknemer en deel het formulier na het gesprek. Bewaar het formulier en pak het er weer bij tijdens je voorbereiding op het volgende gesprek.

Wat ga jij bespreken? Benut deze tips voor een goed functioneringsgesprek.

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Ga voor zekerheid