Functioneringsgesprek formulier
Functioneringsgesprek formulier

Functioneringsgesprek formulier, een voorbeeld

Een functioneringsgesprek formulier is een mooi hulpmiddel voor ondernemers met personeel. Maar waar vind je een goed formulier? En hoe moet je het hem invullen? In dit artikel krijg je tips en een voorbeeld om te downloaden.

Functioneringsgesprek formulier

Een formulier is onmisbaar bij het functioneringsgesprek. Het geeft je de structuur en houvast die nodig is bij de voorbereiding, het gesprek zelf en de opvolging van het gesprek.

Op het formulier staan alle onderwerpen die tijdens het functioneringsgesprek aan bod moeten komen. Zo vergeet je niets en kun je werknemers concreet helpen bij hun functioneren.

De opzet van je functioneringsgesprek formulier hoef je maar één keer te maken. Dit sjabloon kun je vervolgens bij elk functioneringsgesprek gebruiken.

Voorbeeld functioneringsgesprek formulier

Gebruik het functioneringsgesprek formulier (docx) van Ondernemen Met Personeel. Dit document kun je eenvoudig zelf aanpassen en invullen.

Maak nu je eigen formulier en pas het aan waar nodig.

Download gratis formulier


Gratis voorbeeld functioneringsgesprek formulierHoe vul je het formulier correct in? Hieronder vind je nuttige instructies per onderdeel en een voorbeeld van de manier waar op hoe je elk onderdeel van het formulier kunt invullen.

Algemene gegevens

Je kunt de algemene gegevens van je werknemer voor het functioneringsgesprek alvast invullen. Bijvoorbeeld:

  • Naam medewerker: Mark Jager
  • Functie: Sales medewerker
  • Afdeling: Marketing en sales
  • Naam leidinggevende: Yasemine Visser
  • Datum: 9 juli 2020

Functie-eisen en verwachtingen

Voor het gesprek kijk je wat de belangrijkste functie-eisen of competenties zijn voor deze werknemer. Je vindt ze terug in het functieprofiel. De belangrijkste functie-eisen staan ook vaak in het arbeidscontract van je werknemer of in de cao die van toepassing is.

Zet de functie-eisen op een rij en laat genoeg ruimte over voor verdere notities. Tijdens het gesprek kunnen jij en je werknemer bespreken of deze functie-eisen naar wens worden ingevuld. Stel samen mogelijke verbeterpunten op. Vul dit direct in tijdens het functioneringsgesprek. Bijvoorbeeld:

Functie-eisen en verwachtingen Verbeterpunten

Je bent resultaatgericht: Mark gaat inderdaad recht op zijn doel af en bereikt dit meestal ook. Hij is een echte targetman.

De afstemming binnen het salesteam kan beter.

... ...
... ...

Uitoefening taken

Zet de belangrijkste taken van je werknemer op een rij. Deze kun je ook vinden in het functieprofiel of de taakomschrijving. Bespreek de verschillende taken en noteer de conclusies van jou en je werknemer.

Vraag je werknemer of zijn eigen verwachtingen uitkomen en of hij aanvullende ondersteuning nodig heeft bij de uitvoering van zijn taken. Noteer dit bij verbeterpunten. Bijvoorbeeld:

Uitoefening taken Verbeterpunten

Koude acquisitie: Mark schrikt niet terug voor koude acquisitie, maar belt liever personen die al interesse hebben getoond in het product.

Marketing vragen om sneller leads te delen.

... ...

Luister vooral naar je werknemer en deel eerlijk jouw mening. Je hoeft hem nog niet te beoordelen. Bewaar dat voor het beoordelingsgesprek.

Werk- en arbeidsomstandigheden

Bespreek ook de werk- en arbeidsomstandigheden die van toepassing zijn. Kan je werknemer op een veilige manier werken? Houdt hij zich bijvoorbeeld aan het nieuwe protocol? Wat kan er beter? Noteer dit bij verbeterpunten. Bijvoorbeeld:

Werk- en arbeidsomstandigheden Verbeterpunten

Thuiswerkplek: Mark laat weten prima thuis te kunnen werken. Hij hoopt dat dit vaker mogelijk is, in overleg met het salesteam.

Tweede beeldscherm en verhoging laptop aanschaffen.

... ...

Ingebrachte punten

Vraag je werknemer ruim van tevoren welke specifieke punten hij verder wil bespreken in het functioneringsgesprek. Je werknemer levert deze uiterlijk enkele dagen van tevoren aan bij jou. Je noteert de punten alvast op het formulier. Tijdens het gesprek kun je de standpunten en verbeterpunten noteren. Bijvoorbeeld:

Ingebrachte punten Verbeterpunten

Salarisverhoging: Mark wil graag een salarisverhoging van 250 euro per maand. Afgesproken dat we bij het beoordelingsgesprek de knoop doorhakken voor een hoger loon.

Bij gelijkblijvend of verbeterd functioneren hoger loon in 2021.

... ...

Persoonlijke ontwikkeling

Bij persoonlijke ontwikkeling ga je specifiek in op de groei en ontwikkeling van je werknemer. Nemen zijn vaardigheden en verantwoordelijkheden in gelijke mate toe? Noteer voor het gesprek alvast de specifieke gesprekspunten en vul de uitkomsten in tijdens of direct na het gesprek. Bijvoorbeeld:

Persoonlijke ontwikkeling Verbeterpunten

Doorgroeien naar sales-manager: Mark heeft de capaciteiten en ambities om door te groeien naar sales-manager.

Komend jaar management-cursus volgen en stagiair begeleiden.

... ...

Je kunt er ook voor kiezen een extra gesprek te houden over persoonlijke ontwikkeling. Dit wordt een POP-gesprek genoemd.

Ondersteuning door leidinggevende(n)

Bij dit onderdeel ga je specifiek in op jouw rol als leidinggevende en eventueleel andere leidinggevenden. Vraag je werknemer wat hij van de samenwerking vindt. Wat kan er beter? Tijdens het gesprek kun je de standpunten en verbeterpunten noteren. Bijvoorbeeld:

Ondersteuning door leidinggevende(n) Verbeterpunten

Communicatie: Mark geeft aan dat de bereikbaarheid van leidinggevenden soms een probleem is. Ook het duidelijk afstemmen van taken kan beter.

Vaker telefonisch contact.

... ...

Verzuim

Het functioneringsgesprek is ook een mooie gelegenheid om het ziekte­verzuim van je werknemer te bespreken. Kijk van tevoren hoe vaak hij ziek is geweest het afgelopen jaar.

Vraag hem niet naar medische details, maar bespreek wel of het werkgerelateerd is en of er aanpassingen nodig zijn. Zo ben je mogelijk langdurig verzuim voor. Noteer de uitkomsten van het gesprek. Bijvoorbeeld:

Verzuim Toelichting

Kort verzuim: Mark heeft zich twee keer ziek gemeld het afgelopen jaar. Het ging om kort verzuim. Een keer meldde hij dit via WhatsApp om 10:00 uur.

Telefonisch ziekmelden voor 9:00 uur.

Lang verzuim: Geen sprake van langdurig verzuim, maar wel tekenen van werkstress.

Bij werkstress direct aan de bel trekken.

Afspraken functioneringsgesprek

Noteer tijdens of direct na het functioneringsgesprek de gemaakte afspraken. Zet achter de afspraak wie er actie moet ondernemen en wanneer. Zo zorg je voor heldere afspraken die ook opgevolgd kunnen worden. Je kunt de genoteerde verbeterpunten per onderdeel als basis nemen. Bijvoorbeeld:

Afspraken n.a.v. functioneringsgesprek Wie + wanneer?

Afdeling marketing vragen sneller leads te delen met afdeling sales. 

Yasemin, bij komend weekoverleg

... ...

Functioneringsgesprek formulier invullen, 5 tips

Een functioneringsgesprek formulier heeft alleen zin als je het op de juiste manier gebruikt. Houd rekening met de volgende aandachtspunten:

  • Vul de gesprekspunten vóór het gesprek inEen functioneringsgesprek vraagt om een goede voorbereiding. Zorg daarom dat alle gesprekspunten voor het gesprek al zijn ingevuld. Dat geeft je de gelegenheid goed na te denken over het functioneren van je werknemer. Tijdens het gesprek kun je je richten op je werknemer en gericht notities maken.
  • Deel het formulier met je werknemerZorg dat je werknemer de gesprekspunten ook alvast kan zien voor het gesprek. Noteer zijn ingebrachte punten. Zo kan je werknemer zich ook goed voorbereiden op het gesprek.
  • Onderteken het formulier
    Na het gesprek deel je het ingevulde formulier met je werknemer. Zorg dat hij deze het formulier ondertekent en jij ook. Dan kunnen er geen misverstanden ontstaan over het gesprek.
  • Bewaar het formulier AVG-proofLaat het formulier niet rondslingeren. Zorg dat de actiepunten worden opgevolgd en bewaar het formulier in het personeels­dossier van je werknemer. Zorg dat je bij de verwerking van personeels­gegevens volledig voldoet aan de privacywet AVG.
  • Basis voor beoordelingsgesprekTijdens het functioneringsgesprek hoef je een werknemer nog niet te beoordelen. Een goed ingevuld formulier functioneringsgesprek geeft je wel de nodige input voor het latere beoordelingsgesprek. Daarbij maak je overigens gebruik van een ander formulier. Lees meer over het gebruik van een beoordelingsformulier.

Personeel aannemen in dienst

Heb je personeel in dienst?

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit complete pakket aan personeels­verzekeringen zorg je goed voor je personeel.

Meest gelezen

Whitepapers en online tests