voorbeeld verzuimprotocol template
voorbeeld verzuimprotocol template

Verzuim­protocol voorbeeld voor werkgevers

In een verzuim­protocol staat duidelijk beschreven welke stappen er gezet worden als een werknemer ziek is. Hoe kom je aan een goed verzuim­protocol voor jouw bedrijf? Download dit voorbeeld in PDF of Word.

Hoe moet een werknemer zich ziek melden? Wanneer schakel je een bedrijfsarts in? Welke stappen zet je bij langdurig verzuim en re-integratie? Al dit soort vragen worden beantwoord in een verzuim­protocol.

Verzuim­protocol voorbeeld

In een verzuim­protocol beschrijf je stap voor stap wie wat doet. Het protocol geef je aan je werknemers zodat de regels en stappen duidelijk zijn en er geen misverstanden kunnen ontstaan.

Gratis sjabloon in PDF of Word

Als werkgever maak je zelf een verzuim­protocol dat van toepassing is op jouw bedrijf. Gebruik hiervoor het gratis voorbeeld verzuim­protocol van Ondernemen Met Personeel. Dit voorbeeld kun je via een paar invulvelden makkelijk aanpassen en daarna met je werknemers delen.

Download PDF verzuim­protocol

Wil je het verzuim­protocol ook op andere plekken aanpassen? Dan kun je gebruikmaken van een verzuim­protocol in Word (docx)

Download Word verzuim­protocol

Hoe gebruik je dit voorbeeld verzuim­protocol? Hieronder vind je een toelichting per onderdeel.

Sjabloon verzuimprotocol

Wet verbetering poortwachter

Bij het maken van een verzuim­protocol moet je rekening houden met de Wet verbetering poortwachter. In die wet staan de regels voor de eerste twee jaar dat je werknemer ziek is.

Er zijn een aantal stappen die werknemers en werkgevers verplicht moeten doorlopen. Zo moet je een re-integratiedossier bijhouden, na zes weken ziekte een probleemanalyse laten uitvoeren en binnen acht weken na de ziekmelding een plan van aanpak maken.

Het is belangrijk je aan de Wet verbetering poortwachter te houden. Dat vergroot de kans op een goede re-integratie en het is bijvoorbeeld ook vereist om een WIA-uitkering voor je werknemerte krijgen na twee jaar ziekte.

Pas op voor loonsanctie

Als je de Wet verbetering poortwachter niet volgt, kun je een loonsanctie krijgen en moet je een werknemer langer zijn loon doorbetalen.

Gebruik dus een verzuim­protocol dat voldoet aan de Wet verbetering poortwachter, zoals het voorbeeld verzuim­protocol van Ondernemen met personeel.

Verzuim­protocol maken, 6 aandachtspunten

In het sjabloon verzuim­protocol van Ondernemen met personeel kom je een aantal thema's tegen. Waar moet je op letten? Een korte uitleg en zes aandachtspunten:

1. Ziek melden

Het eerste onderdeel in een verzuim­protocol gaat meestal over ziek melden. Je zet de volgende punten over de ziekmelding duidelijk op een rij voor je werknemer:

  • Wanneer? Bijvoorbeeld 'op de eerste ziektedag voor 9:00 uur'.
  • Hoe?Bijvoorbeeld 'telefonisch'.
  • Bij wie? Bijvoorbeeld 'bij je directe leidinggevende'.

Je kunt de procedure voor ziekmelding zelf aanpassen naar wens, maar het is aan te raden dat iemand zich op de eerste ziektedag ziek meldt en dat dit telefonisch gebeurt. Telefonische ziekmelding is vaak een drempel voor personen die misschien niet echt ziek zijn (zwart en grijs verzuim).

Je beschrijft ook hoe een werknemer zich ziek kan melden tijdens een werkdag. Als iemand niet in staat is zich ziek te melden kan iemand anders dit voor hem doen.

Beperk verzuim

Hoe kun je voorkomen dat een werknemer langdurig ziek wordt? Kijk wat je als werkgever kunt doen. Ga aan de slag met de checklist verzuim voorkomen.

Informatie bij ziekmelding

In het verzuim­protocol beschrijf je ook welke informatie er nodig is. De werknemer moet aangeven dat hij wegens ziekte niet in staat is om te werken. Je kunt hem verder vragen naar:

  • de verwachte duur van het verzuim;
  • wat je als werkgever kunt doen om te helpen;
  • op welk (verpleeg)adres en telefoonnummer de werknemer te bereiken is;
  • of er sprake is van een vangnetsituatie;
  • welke werkzaamheden nog wel uitgevoerd kunnen worden;
  • of er sprake is van arbeidsongeschiktheid door een ongeluk waarvoor een derde aansprakelijk is.

Na de ziekmelding geef je de informatie door aan de arbodienst of de bedrijfsarts. Volgens de wet moet dit gebeuren binnen een week na de eerste ziektedag.

Vangnetsituatie

Er is sprake van een vangnetsituatie bij arbeidsongeschiktheid door zwangerschap, structureel functionele beperkingen of orgaandonatie.

In deze gevallen mag je als werkgever niet vragen naar de specifieke omstandigheden. Als je werknemer spontaan informatie hierover deelt, mag je dit niet vastleggen.

Het is belangrijk je te houden aan de privacyregels bij ziekte.

2. Arbeidsconflict

In het protocol beschrijf je ook dat een werknemer zich niet ziek mag melden vanwege een arbeidsconflict. In overleg met een leidinggevende kan hij een 'time-out' (arbeidsconflictenverlof) krijgen om samen op zoek te gaan naar een oplossing.

Meldt de medewerker zich toch ziek na een conflict, terwijl hij niet echt ziek is? Dan kun je de melding omzetten in een 'time-out' en een mediationtraject starten volgens de richtlijnen van de Stichting Expertisecentrum Participatie (STECR).

Hulp van de arbodienst

Je kunt ook je arbodienst inschakelen om het verzuim niet onnodig lang te laten worden.

3. Bereikbaarheid tijdens verzuim

In het verzuim­protocol benoem je dat de werknemer bereikbaar moet zijn voor jou en de arbodienst. Je kunt een periode vaststellen, bijvoorbeeld 'in de eerste 8 weken van zijn verzuim', en een tijdvak kiezen op de dag, bijvoorbeeld 'tussen 10:00 en 12:00 uur'. Dan is het voor je werknemer helder dat hij in die periode een telefoontje kan verwachten.

Het is belangrijk dat de arbodienst weet hoe de zieke werknemer te bereiken is. Als de arbodienst na twee pogingen telefonisch geen gehoor heeft gekregen, brengt de arbodienst de kosten hiervoor in rekening bij jou als werkgever.

In het protocol kun je ook vermelden dat je werknemer zijn verblijfadres moet opgeven en een wijziging daarvan op tijd moet doorgeven (binnen 24 uur). Hij moet namelijk beschikbaar zijn voor een eventueel huisbezoek van de arbodienst.

4. Contact met de arbodienst

Je werknemer moet de bedrijfsarts de nodige (medische) informatie geven. Deze informatie is alleen bestemd voor de arbodienst en dus niet voor jou als werkgever.Alleen de naam van de werknemer en de verwachte hersteldatum mogen wel gedeeld worden.

Op de gegevens die de arbodienst verzamelt, zijn regels van toepassing, zoals het beroepsgeheim, de Wet bescherming persoons­gegevens (Wbp) en het privacyreglement van de arbodienst. Geen enkele organisatie ontvangt deze gegevens zonder schriftelijke toestemming van de werknemer.

5. Spreekuur arbodienst

Je werknemer kan een oproep krijgen voor het spreekuur van de arbodienst. Bij verhindering moet hij zich op tijd afmelden, uiterlijk 24 uur van tevoren op werkdagen. 

Wanneer een afspraak of consult te laat wordt geannuleerd, brengt de arbodienst de uren en de eventueel gemaakte kosten bij jou als werkgever in rekening.

6. Re-integratiedossier en WIA-aanvraag

Je bent als werkgever verplicht om een re-integratiedossier bij te houden. Je arbodienst kan je hierbij helpen, maar als werkgever ben je eindverantwoordelijk.

Als je werknemer na twee jaar ziekte nog niet kan werken, krijg je te maken met de aanvraag van een WIA-uitkering. Bij die aanvraag zijn de gegevens nodig uit het re-integratiedossier om een re-integratieverslag te maken.

Wettelijke eisen

Het is belangrijk op de hoogte te blijven van de manier waarop het UWV met de wettelijke eisen omgaat. Kijk dus geregeld op de website van het UWV voor de meest recente informatie.

Verzuim­protocol gebruiken, 5 tips

Hoe gebruik je dit verzuim­protocol op de juiste manier? 5 tips voor ondernemers met personeel:

  • Verzuim­protocol voorbeeldGebruik een verzuim­protocol dat voldoet aan de Wet verbetering poortwachter. Benut bijvoorbeeld het voorbeeld verzuim­protocol (pdf) van Ondernemen met personeel. Dit voorbeeld kun je aanpassen op een paar plekken en direct gebruiken. 
  • Geef je personeel een verzuim­protocolZorg dat huidige en nieuwe werknemers het verzuim­protocol ontvangen. Je kunt het protocol bijvoorbeeld opnemen in een personeels­handboek en ernaar verwijzen in de arbeidscontracten met je werknemers.
  • Instructies voor leidinggevendenGeef alle leidinggevenden binnen je bedrijf instructies om het verzuim­protocol juist te hanteren. Zeker als zij aanspreekpunt zijn bij ziekmelding is het stellen van de juiste vragen aan een zieke werknemer heel belangrijk. Geef ze de instructies uit dit artikel en bied de gelegenheid om vragen te stellen over het protocol.
  • Hulp van verzuim­experts nodigHet is belangrijk de juiste stappen te zetten bij verzuim en re-integratie en dat hoef je niet alleen te doen. Vraag je arbodienst en verzuim­verzekeraar om ondersteuning. In veel gevallen kun je een verzuim­coach of casemanager krijgen als aanspreekpunt. Daarmee word je als werkgever ontzorgd. Als je kiest voor een MKB verzuim-ontzorg­verzekering ben je van de juiste hulp verzekerd.
  • Variant model verzuim­protocolWil je een uitgebreidere variant van dit verzuim­protocol gebruiken? De Goudse verzekeringen heeft een versie met meer instructies over de juiste toepassing voor werkgever en werknemer. Bekijk het model verzuim­protocol.

Ziekteverzuimverzekering personeel

MKB verzuim-ontzorg­verzekering

Verlaag de risico's en onverwachte kosten van ziek personeel met een MKB verzuim-ontzorg­verzekering, ontdek wat dit voor jouw bedrijf kan betekenen.

Meest gelezen

Whitepapers en online tests