Contact werknemer en werkgever tijdens ziekte

Contact met werknemer tijdens ziekte

Natuurlijk wil je graag weten hoe het met je zieke werknemer gaat. Als werkgever heb je dan ook regelmatig contact met je zieke werknemer. Tegelijkertijd wil je voldoen aan de regels en verplichtingen bij ziekte­verzuim.

Waarom contact met zieke werknemer?

Goede communicatie is cruciaal bij verzuim en de re-integratie van een zieke medewerker. Als werkgever ben je verantwoordelijk voor een goede begeleiding. Je doet dit samen met een arbodienst of bedrijfsarts. 

Een goed contact met je zieke werknemer kan ervoor zorgen dat je werknemer gemotiveerd wordt om te werken aan zijn herstel.

Met een goede aanpak kun je mogelijk langdurig verzuim voorkomen. En dat is niet alleen goed voor je werknemer, maar ook voor je bedrijf.

Welke vragen mag je stellen als werkgever?

Als werkgever kun je niet zelf bepalen of iemand echt ziek is. Daar heb je een bedrijfsarts voor nodig. Je mag als werkgever dan ook geen medische vragen stellen.

Vragen stellen aan zieke werknemer

Toch kun je wel een aantal belangrijke vragen stellen aan een zieke werknemer. Dit kun je al doen bij de ziekmelding. Vraag bijvoorbeeld:

• Hoe lang denk je dat het verzuim gaat duren?
• Wat kan ik als werkgever doen om te helpen?
• Op welk (verpleeg)adres en telefoonnummer ben je te bereiken?
• Welke werkzaamheden kun je mogelijk nog wel doen?
• Kun je niet werken door een ongeluk waarvoor iemand anders aansprakelijk is?

Deze vragen geven je de informatie die je direct of later nodig hebt. Ze zorgen er ook voor dat werknemers mee gaan denken over hun herstel. En je laat je werkgever zien dat je betrokken bent.

Kies voor telefonisch ziekmelden

Bepaal hoe werknemers zich ziek moeten melden. Bij ziekmelding via de telefoon kun je direct bovenstaande vragen stellen. Daarnaast is het vaak een drempel voor onnodig verzuim.

Contact tussen werkgever en zieke werknemer volgens Wet verbetering poortwachter

In de Wet verbetering poortwachter vind je de stappen die je moet volgen bij verzuim. Er staan verplichtingen in voor werkgevers en werknemers. Aan de hand van deze stappen weet je wanneer je contact moet opnemen met je zieke werknemer.

Een zieke werknemer?

Verzuim van personeel betekent vaak extra admini­stratie en kosten. Je wilt het liefst dat medewerkers snel weer aan de slag gaan. Een verzuim­verzekering helpt je bij de aanpak van verzuim.

Beperk je risico's

Verplicht contact tijdens ziekte

Er zijn volgens de wet een aantal verplichte contactmomenten voor werkgevers. Namelijk:

• Binnen één week na de eerste ziektedag geef je de ziekmelding door aan je arbodienst of bedrijfsarts. Als je verzekerd bent tegen ziekte­verzuim, moet je dit vaak al op de eerste ziektedag doorgeven.
• Binnen zes weken na de ziekmelding maakt de bedrijfsarts een probleemanalyse.
• Binnen acht weken na de ziekmelding moet je als werkgever, in overleg met je zieke werknemer, een Plan van Aanpak (PvA) maken voor zijn re-integratie.
• Iedere zes weken moet je als werkgever met je werknemer de voortgang bespreken. Je kunt ook een 'casemanager' kiezen die dit samen met jou of namens jou doet.
• Tussen week 46 en week 52 na de ziekmelding volgt een eerstejaarsevaluatie. Jij en/of je casemanager kijkt dan samen met je werknemer terug op het (bijna) afgelopen jaar.

Re-integratiedossier

Houd tussendoor ook contact met je werknemer. Zo blijf je op de hoogte van de voortgang. Dat stimuleert om door te gaan. Leg alle afspraken en verslagen vast in een re-integratiedossier.

Regels contact werknemers opnemen in een verzuim­protocol

Om je werknemers te informeren over de regels bij ziekte­verzuim kun je een verzuim­protocol maken. Je beschrijft daarin wat er precies gebeurt vanaf de ziekmelding.

Een verzuim­protocol is bedoeld voor je werknemers, maar is ook een houvast voor jou als werkgever. Het zorgt voor duidelijkheid over de onderlinge verantwoordelijkheden en contactmomenten.

Verzuim­protocol maken

Zorg dat je verzuim­protocol voldoet aan de wet. Gebruik dit voorbeeld verzuim­protocol.

Bereikbaarheid tijdens ziekte

In een verzuim­protocol leg je vast dat een zieke werknemer bereikbaar moet zijn voor jou en de arbodienst. Je kunt zelfs een periode vaststellen zodat je weet wanneer je kunt bellen. Bijvoorbeeld: 'Dagelijks tussen 10:00 en 12:00 uur'.

Let op: Als de arbodienst na twee telefoontjes geen gehoor heeft gekregen bij je zieke werknemer, krijg jij mogelijk een rekening voor de kosten.

Huisbezoek arbodienst

In het protocol kun je ook vermelden dat je werknemer zijn verblijfadres moet opgeven en een wijziging daarvan op tijd moet doorgeven (binnen 24 uur). Hij moet namelijk beschikbaar zijn voor een eventueel huisbezoek van de arbodienst.

Verzuim­gesprek voeren

Als een werknemer vaker kort ziek is, kun je ook een gesprek met hem voeren. Dit wordt een verzuim­gesprek genoemd. 

In dit gesprek ga je samen op zoek naar mogelijke werkgerelateerde oorzaken en oplossingen.

Geen medische details bespreken werknemer

Je bespreekt geen medische details. Laat je werknemer vooral weten dat je hem graag wil helpen om zijn werk te kunnen doen. Mogelijk kun je bepaalde taken wijzigen of de werkplek aanpassen.

Privacywet AVG tijdens ziekte

In de privacywet AVG is vastgelegd welke informatie je tijdens ziekte en re-integratie wel en niet mag opvragen en bewaren. Zo mag je de volgende gegevens niet registreren:

• De aard van de ziekte (wat mankeert de werknemer en wat is de oorzaak?)
• De beperkingen en mogelijkheden van de werknemer (in welke mate is hij nog in staat te werken?)

Je mag een zieke werknemer dus niet vragen in hoeverre hij nog inzetbaar is. Daarmee leg je namelijk impliciet vast wat hij niet kan en registreer je toch gegevens over zijn gezondheid.

Ook als de werknemer uit zichzelf vertelt wat hem mankeert, mag je dit niet in zijn personeels­dossier opnemen. Tenzij het gaat om een ziekte waarbij zijn directe collega’s moeten weten hoe te handelen in geval van nood (zoals epilepsie of suikerziekte). Dan mag je het wel opnemen, maar alleen als de werknemer daarin toestemt.

Informatie van de bedrijfsarts

Op basis van de AVG mag de bedrijfsarts jou alleen gegevens verstrekken die nodig zijn voor de loondoorbetaling tijdens ziekte en de re-integratie of verzuim­begeleiding. 

Alle overige gegevens over de gezondheid van de werknemer vallen onder het medisch beroepsgeheim van de bedrijfsarts. Hij mag deze gegevens dus niet aan jou doorspelen.

Lees meer over privacyregels en bewaartermijnen in het artikel over AVG en zieke werknemer.

Verzuim en kosten beperken

Verzuim in de hand houden is cruciaal voor een gezonde bedrijfsvoering. Het kan je namelijk veel geld kosten. Vooral als je een klein bedrijf hebt is langdurig ziekte­verzuim een groot risico.

Naast de verplichte loondoorbetaling heb je waarschijnlijk al snel te maken met omzetverlies, kosten voor vervanging en de kosten van verzuim­begeleiding.

Ziekte­verzuim berekenen

Inzicht in verzuim en verzuim­kosten is heel belangrijk. Weet jij bijvoorbeeld wat het verzuim­percentage is in jouw bedrijf op dit moment? En wat kost het je eigenlijk?

Ontdek wat ziekte­verzuim precies kost voor jouw bedrijf. Gebruik de verzuim­calculator van De Goudse verzekeringen. Binnen enkele minuten krijg je inzicht in de kosten van je eigen bedrijf en een handige vergelijking (benchmark) met andere bedrijven in jouw branche.

Kosten per zieke werknemer

Het is ook goed om te weten wat jij precies kwijt bent per zieke werknemer. Gebruik de rekentool zieke werknemer en ontdek hoeveel jij betaalt.

Verzuim onder controle

Ziek personeel kan jouw bedrijf dus veel geld kosten, maar dat hoeft niet! Met een verzuim­verzekering krijg je een vergoeding voor het loon dat je moet doorbetalen aan een zieke werknemer. Daarnaast helpt een verzekeraar je ook bij het voorkomen en terugdringen van verzuim.

Verzuim­verzekering

Het voorkomen van verzuim en begeleiden van ziek personeel kan je veel geld en tijd kosten. Een verzuim­verzekering helpt je bij de aanpak.

Beperk je risico's

Vragen over contact tijdens ziekte

• Wat is het belang van contact tijdens ziekte?

  Als werkgever wil je graag dat een werknemer goed wordt begeleid tijdens ziekte. Het contact tussen jou en je werknemer is daarbij cruciaal. Je laat zien dat je werknemer belangrijk voor je is en dat je hem graag wil helpen. Met geregeld contact voldoe je eerder aan de wet en je voorkomt mogelijk langdurig verzuim.

• Hoe kun je verzuim voorkomen?

  Je kunt als werkgever en leidinggevende verzuim voor zijn door te letten op bepaalde signalen. In de checklist verzuim voorkomen ontdek je de 7 oorzaken en 35 signalen van verzuim. Daarnaast krijg je meer tips om ziekte en verzuim te beperken.

• Waarom een ziekte­verzuim­verzekering afsluiten?

  Het begeleiden van ziek personeel kan je veel geld en tijd kosten. Een ziekte­verzuim­verzekering helpt je bij de aanpak. Met een verzuim­verzekering dek je de loondoorbetaling bij ziekte van je personeel. Je krijgt vaak ook hulp bij het voorkomen en beperken van verzuim.

• Wanneer heb je een arbodienst of bedrijfsarts nodig?

  De wet zegt dat je binnen een week na de ziekmelding je arbodienst of individuele bedrijfsarts op de hoogte moet brengen. Je arbodienst of verzekeraar kan je vragen dit op de eerste ziektedag al te doen. Je arbodienst of bedrijfsarts gaat je vervolgens helpen de juiste stappen te zetten.

• Mag een zieke werknemer op vakantie?

  Een zieke werknemer kan soms ook vakantie nemen. Als een langdurig zieke werknemer re-integratieverplichtingen heeft, kan hij vakantiedagen inzetten om even een rustpauze te nemen van zijn re-integratie. Alleen als dit zijn herstel negatief zou beïnvloeden, mag je de vakantieaanvraag afwijzen.

• Wat is een loonsanctie?

  Als je niet voldoet aan je verplichten bij de re-integratie van je werknemer kun je een loonsanctie (boete) krijgen van het UWV. Vaak moet je dan nog een jaar langer het loon van je zieke werknemer doorbetalen. Ook je werknemer kan een loonsanctie krijgen als hij niet meewerkt aan zijn re-integratie.

• Waar staan de verplichtingen voor werkgevers bij ziekte?

  De belangrijkste verplichtingen staan in de Arbowet en de Wet verbetering poortwachter. Zo ben je verplicht te zorgen voor goede begeleiding van zieke werknemers. Op basis van deze twee wetten kun je zelf een arbobeleid samenstellen voor jouw bedrijf. In je cao kunnen aanvullende verplichtingen staan voor arbeidsomstandigheden en ziekte­verzuim in jouw branche.