Verzuimprotocol opstellen
Verzuimprotocol opstellen

Verzuim­protocol maken, zo doe je dat

Je werknemer is ziek. Welke stappen moeten jij en je werknemer dan precies nemen? Het is handig om alle stappen op een rij te zetten voor beide partijen. Dat doe je in een verzuim­protocol. Hoe maak je zo’n protocol? Tips en een voorbeeld.

Verzuim­protocol, wat is het?

In een verzuim­protocol leg je vast wat er precies gebeurt zodra een werknemer ziek wordt en daardoor niet kan werken. Je zet alle stappen op een rij, van ziekmelding tot betermelding.

Protocol bij langdurig verzuim

Maar wat als een werknemer voor lange tijd uit de running is of zelfs volledig afgekeurd wordt? Ook de stappen die je dan moet nemen leg je vast in het protocol. Aan de hand van het stappenplan weet je dan precies wat jij en je werknemer moeten doen.

Verzuim­protocol opstellen, hoe maak je hem?

Je kunt als werkgever zelf een verzuim­protocol opstellen, maar deze moet wel voldoen aan de wettelijke regels. De basisregels zijn te vinden in de Wet verbetering poortwachter. Daarnaast kun je nog specifieke regels opnemen die gelden binnen jouw bedrijf.

Bij het maken van een verzuim­protocol is het slim om ook de afspraken met je arbodienst of bedrijfsarts erbij te nemen. Deze staan in het contract dat je met hen hebt afgesloten en/of in hun aanvullende voorwaarden.

Voorbeeld verzuim­protocol

Als werkgever maak je zelf een verzuim­protocol dat van toepassing is op jouw bedrijf. Gebruik hiervoor het gratis voorbeeld verzuim­protocol van Ondernemen Met Personeel. Dit voorbeeld kun je via een paar invulvelden makkelijk aanpassen en daarna met je werknemers delen.

Download PDF verzuim­protocol

Verzuim­protocol, wat staat er precies in?

In het protocol beschrijf je gedetailleerd wat de correcte stappen zijn rondom verzuim. Ook beschrijf je de rechten en plichten die er gelden bij deze stappen.

Ziek personeel

Een zieke werknemer?

Verzuim van personeel betekent vaak extra admini­stratie en kosten. Je wilt het liefst dat medewerkers snel weer aan de slag gaan. Een verzuim­verzekering helpt je bij de aanpak van verzuim.

Denk in ieder geval aan de volgende zaken: 

1. Regels rond ziekmelding

Op de eerste ziektedag moet je werknemer zich ziek melden. Maar hoe, hoe laat en bij wie? Dat zet je dus op een rij.

Bijvoorbeeld: telefonisch, voor 9.00 uur, bij je directe leidinggevende. Het is slim om ook te bepalen welke informatie je precies nodig hebt bij een ziekmelding.

Bijvoorbeeld:

  • Wat is de vermoedelijke duur van het verzuim?
  • Wat kun jij als werkgever doen om te helpen?
  • Op welk (verpleeg)adres en telefoonnummer is je werknemer te bereiken?
  • Welke werkzaamheden kunnen nog wel uitgevoerd worden?
  • Is er sprake van arbeidsongeschiktheid als gevolg van een ongeluk waarvoor een derde aansprakelijk is?

Deze informatie geef je direct door aan je bedrijfsarts en/of arbodienst waar je mee samenwerkt.

2. Bereikbaarheid tijdens ziekte

Je beschrijft ook in hoeverre je werknemer tijdens zijn verzuim bereikbaar moet zijn voor (onaangekondigd) contact met jou of met de arbodienst.

Het is bijvoorbeeld mogelijk dat de medewerker gebeld wordt door de arbodienst voor meer informatie of dat er een huisbezoek plaatsvindt. Verblijf op een ander adres, permanent of tijdelijk, moet altijd binnen 24 uur aan de leidinggevende en aan de arbodienst worden doorgegeven.

Voor een bezoek aan de bedrijfsarts, huisarts, fysiotherapeut of een andere medisch specialist mag het opgegeven adres verlaten worden. Ook als er in andere gevallen toestemming is van de leidinggevende, mag de werknemer het adres verlaten.

3. Rechten en plichten zieke werknemer

Je werknemer is verplicht om mee te werken in het proces. Hij moet open staan voor regelmatig contact met de arbodienst of bedrijfsarts. Ook als er sprake is van langdurige ziekte en re-integratie heeft de werknemer verplichtingen, zoals het accepteren van passend vervangend werk.

Ook deze regels en bijbehorende stappen leg je vast in het verzuim­protocol. Beschrijf ook de rechten die je werknemer heeft om zelf initiatief te nemen. Bijvoorbeeld het recht om zelf een spreekuur te bezoeken bij de arbodienst of bedrijfsarts.

4. Contact met je werknemer

Het is slim om ook zelf regelmatig contact op te nemen met je zieke werknemer. Beschrijf in het protocol wanneer en hoe dit contact zal plaatsvinden. Bijvoorbeeld telefonisch in de eerste week na ziekmelding en vervolgens om de week.

Je moet als werkgever minimaal elke zes weken contact hebben met je zieke werknemer. Je kunt tijdens dat contact zelf afspraken maken met je werknemer over de werkhervatting en eventuele maatregelen die genomen kunnen worden om dat te bespoedigen.

Wanneer moet je een werknemer bellen? Lees meer over het contact tijdens ziekte.

5. Probleemanalyse en plan van aanpak

Binnen zes weken na de ziekmelding maakt de arbodienst op basis van alle beschikbare informatie een probleemanalyse en geeft een advies over het werkhervattingstraject.

Op basis van de probleemanalyse en het bijbehorende advies stel je samen met je werknemer een plan van aanpak op. Zodra dit plan klaar is, stuur je de arbodienst een kopie.

Verdere stappen bij langdurige ziekte 

De vervolgstappen bij langdurige ziekte en arbeidsongeschiktheid kun je ook nog vastleggen in het verzuim­protocol. Benoem ook de geldende regels tijdens dit proces.

Voeg bijvoorbeeld de volgende thema's toe aan je verzuim­protocol:

Visie op re-integratie verplicht

Sinds 1 juli 2023 zijn jij en je zieke werknemer verplicht om een visie te geven op de re-integratie. Die leg je vast in het plan van aanpak. Ook bij aanpassing van dat plan kan de visie opnieuw opgeschreven worden. Tijdens de evaluatie na een jaar geef je weer een visie op de voortgang. 

Het is belangrijk dat je volledig voldoet aan de regels bij de verzuim­begeleiding en re-integratie. Als na twee jaar blijkt dat je niet aan de regels hebt voldaan, kan het UWV een boete (loonsanctie) geven.

Wanneer krijg je een boete? En hoeveel moet je dan betalen? Lees meer over de loonsancties van het UWV.

Sjabloon verzuimprotocol

Voorbeeld verzuim­protocol

Het is een flinke taak om zelf een verzuim­protocol op te stellen die voldoet aan alle wettelijke eisen en je eigen wensen. Het is daarom slim om een model of sjabloon te gebruiken van een betrouwbare partij.

Model of sjabloon verzuim­protocol

Download een gratis voorbeeld verzuim­protocol van Ondernemen met Personeel. Dit voorbeeld kun je vervolgens ombouwen en aanvullen tot je eigen verzuim­protocol.

Wil je liever een uitgebreidere variant van dit verzuim­protocol gebruiken? De Goudse verzekeringen heeft een versie met meer instructies over de juiste toepassing voor werkgever en werknemer. Bekijk het model verzuim­protocol.

Je kunt ook een model verzuim­protocol van BNVD (pdf) gebruiken of het verzuim­protocol van ArboNed (inlog vereist).

Ziekteverzuimverzekering personeel

Ziekte­verzuim­verzekering

Verlaag de risico's en onverwachte kosten van ziek personeel met een verzuim­verzekering, ontdek wat dit voor jouw onderneming kan betekenen.

Vragen over het verzuim­protocol

  • Wat is een verzuim­protocol?

    In een verzuim­protocol leggen werkgever en werknemer de spelregels vast die gelden voor de interactie tussen de zieke werknemer en de werkgever. Deze spelregels zijn voor een groot gedeelte gebaseerd op de Wet verbetering poortwachter.

  • Is een verzuim­protocol verplicht?

    Een protocol is niet verplicht, maar je moet wel voldoen aan alle stappen in de wet. Het is daarom verstandig een protocol te gebruiken, zodat je niets vergeet. Zo ben je verplicht na twee jaar een re-integratieverslag en -dossier in te leveren bij het UWV. Als je dit niet doet, kun je een loonsanctie krijgen.

  • Waarom een verzuim­protocol maken?

    In een verzuim­protocol beschrijf je stap voor stap wie wat doet. Het protocol geef je aan je werknemers zodat de regels en stappen duidelijk zijn en er geen misverstanden kunnen ontstaan. Door middel van een verzuim­protocol weet iedereen binnen jouw organisatie hoe het werkt bij een ziekmelding.

  • Wat is het verschil tussen een verzuim­beleid en verzuim­protocol?

    Er is nog wel eens verwarring tussen een verzuim­beleid en een verzuim­protocol. In een verzuim­protocol leg je de spelregels vast die gelden voor de interactie tussen de zieke medewerker, je bedrijf en de arbodienst. In een protocol staan dus de stappen op een rij, van ziekmelding tot betermelding. Een verzuim­protocol is een onderdeel van het verzuim­beleid. In je verzuim­beleid beschrijf je hoe jouw organisatie omgaat met ziekte­verzuim en wat je doet om verzuim te voorkomen en beperken.

Meest gelezen

Contact werknemer en werkgever tijdens ziekte

Als je werknemer ziek is wil je hem graag helpen. Wat kun je doen? Welke vragen mag je stellen als werkgever? Wat moet je regelen tijdens verzuim? Bekijk de regels en tips voor het contact met je zieke werknemer.

Ziektewet, hoe werkt het?

De Ziektewet, hoe werkt die precies? Wanneer krijgen werknemers een uitkering? Wat betekent dat voor hen en wat betekent het voor jou als werkgever? De belangrijkste regels en aandachtspunten op een rij voor 2024.

Een bedrijfsarts inschakelen, waarom en hoe?

Als ondernemer ben je verplicht een arts in te zetten wanneer dit nodig is. Alleen een erkende arts kan bepalen of een werknemer arbeidsongeschikt of ziek is. Je mag dit als werkgever niet zelf beoordelen. Hoe vind je een goede bedrijfsarts of arboarts? En wat kost het?

Whitepapers en online tests