Stappenplan voor een POP-gesprek

Een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) is een handig instrument waarmee je het beste in je werknemers naar boven kunt halen. Je maakt met dit plan concrete afspraken over de loopbaan van een werknemer. Deze afspraken zijn gebaseerd op de persoonlijke ambities van je werknemer en de doelstellingen van je bedrijf.

Het is de kunst om beide zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen. Je doet dit tijdens een POP-gesprek. Dit gesprek vraagt zowel van jou als je werknemer de nodige voorbereiding.

Daarna leid je het gesprek in goede banen. Het doel is om daadwerkelijk bij te dragen aan de ontwikkeling van je personeel.

Loopbaangesprek in 3 stappen

Een POP-gesprek wordt ook wel een loopbaangesprek genoemd. Voor een optimaal gesprek tussen jou en je werknemer doorloop je de volgende stappen:

Stap 1. Bereid je voor

Een POP-gesprek vraagt om een goede voorbereiding van jou en je werknemer. Als beide partijen het een en ander hebben uitgezocht, is het eenvoudiger om tijdens het gesprek concrete afspraken te maken.

Ter voorbereiding laat je de werknemer nadenken over vragen als:

• Wat zijn mijn verbeter- en ontwikkelpunten?
• Waar liggen mijn ambities?
• Wil ik doorgroeien naar een andere functie?
• Wat moet ik daarvoor doen?

Als leidinggevende denk je ook na over de verbeter- en ontwikkelpunten. Daarnaast bekijk je of het noodzakelijk is dat de medewerker doorgroeit binnen of buiten zijn functie.

Dat vraagt om een duidelijk beeld van de (verwachte) ontwikkelingen binnen het bedrijf. Je krijgt dit door aan de slag te gaan met strategische personeels­planning.

Op basis van het bovenstaande stel je beiden een lijstje met gesprekspunten op. Dat lijstje stuur je een week voor het gesprek naar elkaar toe. Op die manier kunnen jij en je werknemer zich goed voorbereiden op het gesprek.

Heb je personeel in dienst?

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeels­­verzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.

Zo beperk je risico's

Stap 2. Bespreek het POP

Het persoonlijk ontwikkelingsplan bespreek je in een open en gelijkwaardig gesprek. Daarbij geef je de werknemer alle ruimte om zijn eigen ambities en verbeter- en ontwikkelpunten te presenteren. Laat hem daarbij uitpraten en geef niet meteen een reactie.

Pas wanneer de medewerker aan het woord is geweest, vertel je hoe je zelf denkt over zijn loopbaanontwikkeling. Geef daarbij aan welke mogelijkheden er zijn binnen je bedrijf. Waar dat mogelijk is, zoek je aansluiting bij de ambities van je werknemer.

Samen stel je uiteindelijk doelen vast waarvan zowel je werknemer als je bedrijf voordeel hebben. Om die te realiseren, maak je concrete afspraken over ontwikkelactiviteiten. Als dat niet meteen lukt tijdens het POP-gesprek, plan je een vervolgafspraak in.

Probeer meetbare doelen te stellen, ook wel KPI's.

Een opleiding lijkt soms de meest voor de hand liggende manier om werknemers te ontwikkelen. Maar er leiden meer wegen naar Rome en het loont de moeite om te kijken naar andere manieren om personeel te ontwikkelen. Overweeg bijvoorbeeld ook coaching door collega’s, functie- en taakroulatie, en stages binnen of buiten je bedrijf.

Stap 3. Leg de afspraken vast

Na het POP-gesprek zet je de definitieve afspraken op papier. Deze afspraken leg je vast volgens het SMART-principe:

• Specifiek: zijn de doelen duidelijk omschreven?
• Meetbaar: kun je de voortgang ervan meten?
• Acceptabel: staan beide partijen er volledig achter?
• Realistisch: zijn de doelen haalbaar?
• Tijdgebonden: is dit gebonden aan een duidelijke planning?

Voorbeeld POP-formulier

Een handig hulpmiddel bij deze stap is het POP-formulier. Dit is een format dat je gebruikt om de gemaakte afspraken vast te leggen. Bekijk een voorbeeld van een POP-formulier (onderaan de gelinkte pagina).

Het definitieve POP met daarin alle afspraken vormt het ‘ontwikkelingscontract’ tussen jou en je werknemer. Je werknemer committeert zich aan het behalen van de gestelde doelen, terwijl jij als leidinggevende belooft om hem daarbij te ondersteunen.

Met een POP werk je aan de duurzame inzetbaarheid van je werknemers.

Voor je bedrijf is het belangrijk dat werknemers zich voortdurend blijven ontwikkelen. Daarom is het zinvol om van tijd tot tijd een nieuw POP op te stellen. Hierdoor worden werknemers blijvend uitgedaagd, wat bijdraagt aan hun motivatie en inzet.

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Ga voor zekerheid