Functioneringsgesprek houden, zo doe je dat

Wat is een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek is een open en gelijkwaardig gesprek tussen een leidinggevende en een medewerker. Het gesprek is gericht op het verbeteren van het functioneren van de medewerker.

Jaarlijkse gesprekscyclus

Ook moet een functioneringsgesprek zorgen voor een betere samenwerking met de leidinggevende.

Het functioneringsgesprek is onderdeel van de jaarlijkse gesprekscyclus, waarin je ook een planningsgesprek en een beoordelingsgesprek houdt.

Verschil met een beoordelingsgesprek

Een functioneringsgesprek heeft veel weg van een beoordelingsgesprek. Het gaat in beide gevallen om het functioneren van de werknemer. Maar er is een belangrijk verschil.

Bij het functioneringsgesprek is ook je werknemer aan het woord. Jij en je werknemer dragen gesprekspunten aan voor een open gesprek. Het wordt daarom ook wel een evaluatiegesprek genoemd.

Bij een functioneringsgesprek gaat het om tweerichtingsverkeer. Stel dus vragen en luister goed.

Ben jij aantrekkelijk?

Hoe zorg je dat personeel gemotiveerd blijft? Laat zien dat je een goede werkgever bent. Met deze gratis test ontdek je of jij klaar bent voor nieuw personeel.

Start checklist

Functioneringsgesprek, de voordelen

Het voeren van functioneringsgesprekken heeft veel voordelen. Wat levert het op voor ondernemers in het midden- en kleinbedrijf (MKB)?

• Effectieve samenwerking

  Onderlinge afstemming tijdens functioneringsgesprekken zorgt voor een effectieve samenwerking. Natuurlijk zul je regelmatig praktische zaken met elkaar bespreken. Maar met functioneringsgesprekken heb je een vast moment om eens uit te zoomen en te vragen of iemand gelukkig is binnen je bedrijf.

• Goed personeels­beleid

  Functioneringsgesprekken zijn een essentieel onderdeel van goed personeels­beleid. Dit kan uiteindelijk bijdragen aan het succes van je bedrijf.

Voer jij al een goed personeels­beleid? Doe de test en ontdek hoe jij ervoor staat.

Volledig personeels­dossier

Een volledig personeels­dossier is nodig om het functioneren van je werknemers op een goede manier vast te leggen.

Dat betekent onder meer dat je functioneringsgesprekken houdt en daarvan gespreksverslagen maakt. Die kunnen later nodig zijn om eventueel disfunctioneren aan te tonen.

Voorbereiding functioneringsgesprek

De voorbereiding bestaat uit de volgende stappen:

1. Informatie verzamelen

   Kijk eerst naar de afspraken die je tijdens het planningsgesprek hebt gemaakt. Is je werknemer op de goede weg of is bijsturing nodig?
   
   Verzamel ter ondersteuning zo veel mogelijk concrete informatie over het functioneren van je medewerker. Dat doe je het liefst het hele jaar door, bijvoorbeeld in een document dat je regelmatig bijwerkt. Ook kun je e-mails, vergaderverslagen en rapporten erbij nemen.

2. Lijst met gesprekspunten opstellen

   Op basis van je observaties stel je een lijst met gesprekspunten op. Ieder punt licht je kort toe. Je medewerker maakt in dezelfde periode een eigen lijst met gesprekspunten.
   
   Het functioneren van je personeel beoordelen is niet eenvoudig. Verzamel meningen van anderen. Dat doe je bijvoorbeeld met 360 graden feedback.

3. Gesprek voorbereiden

   Een week voor het functioneringsgesprek stuur je elkaar de lijst met gesprekspunten toe. Beide partijen kunnen zich nu op het gesprek voorbereiden en nadenken over eventuele verbetermogelijkheden.
   
   Zorg ervoor dat de lijst met gesprekspunten niet als een totale verrassing komt. Als het goed is, heb je tussentijds al feedback gegeven over eventuele knelpunten. Wacht er niet mee tot het functioneringsgesprek.

Wat als je werknemer thuis of ver weg werkt? Lees meer over een functioneringsgesprek via video.

Voorbeeld functioneringsgesprek voeren

Tijdens het gesprek kun je de volgende stappen doorlopen:

• Opening gesprek
  Stel je medewerker eerst op zijn gemak door in te gaan op het doel van het gesprek. Leg uit dat het gaat om een verbetering van zijn functioneren en van de onderlinge samenwerking. Ook neem je de agenda door en vertel je hoe lang het gesprek duurt. Gebruik als leidraad een formulier functioneringsgesprek
• Inleiding gesprek
  Gebruik de afspraken van het vorige functioneringsgesprek als startpunt. Als blijkt dat afspraken niet zijn nagekomen, probeer je erachter te komen hoe dat komt. Vraag door met de LSD-methode (Luisteren, Samenvatten en Doorvragen).
• Punten medewerker
  Geef je medewerker nu de ruimte om zijn eigen punten met jou te delen, ook als het gaat om kritiek op jou als leidinggevende. Hiermee kun je wellicht je functioneren als leidinggevende verbeteren. Ga in op kritiek zonder je meteen te verdedigen en geef aan dat je op zoek gaat naar een oplossing. Ook hierbij gebruik je de LSD-methode (Luisteren, Samenvatten en Doorvragen).
• Punten leidinggevende
  Benoem bij deze stap de dingen die goed gaan en geef eventueel een compliment. Daarnaast bespreek je uiteraard wat niet goed gaat of nog beter kan. Doe dit op een constructieve manier. Als een probleem of een fout naar voren komt, vraag je de medewerker om als eerste met een oplossing te komen. Dit legt de verantwoordelijkheid bij de medewerker en vergroot het draagvlak van de oplossing.
• Afspraken maken
  Maak tot slot heldere afspraken, die je nog eens samenvat. Deze leg je schriftelijk vast, bijvoorbeeld op het formulier functioneringsgesprek. Beide partijen zetten hier hun handtekening onder. Het ingevulde formulier neem je vervolgens op in het personeels­dossier.

Gratis voorbeeld functioneringsgesprek formulier

Gebruik het functioneringsgesprek formulier (docx) van Ondernemen Met Personeel. Dit document kun je eenvoudig zelf aanpassen en invullen.

Het is belangrijk dat jij en je werknemer de afspraken ook echt nakomen. Het functioneringsgesprek verliest namelijk zijn waarde als het niet tot acties leidt. 

Functioneringsgesprek 2023

Het is verstandig om minimaal één keer per jaar een functioneringsgesprek te voeren. Dit kun je bijvoorbeeld halverwege het jaar doen. Veel bedrijven houden een gesprek in juni of juli.

Zorg ook in 2023 voor een goede evaluatie van de samenwerking. Noteer tijdens of direct na het functioneringsgesprek de gemaakte afspraken voor de rest van het jaar. Zet achter de afspraak wie er actie moet ondernemen en wanneer.

Je kunt in het volgende functionerings- of beoordelingsgesprek terugkomen op de gemaakte afspraken.

Functioneringsgesprek, 5 tips voor ondernemers

In veel bedrijven is het voeren van functioneringsgesprekken normaal geworden. Ook als leidinggevende kun je via deze gesprekken je eigen functioneren verbeteren. Hoe? 5 tips van expert en ondernemer Jacco van den Berg.

1. Luisteren motiveert

Niets is voor werknemers zo demotiverend als het gevoel hebben dat er niet naar je geluisterd wordt. Luister dus goed tijdens het functioneringsgesprek. Gelijkwaardigheid en tweerichtingsverkeer zijn belangrijke kenmerken van het functioneringsgesprek.

Werknemer en leidinggevende bepalen samen de te bespreken onderwerpen. De leidinggevende moet in het gesprek dus de kunst verstaan zich gelijkwaardig op te stellen en niet dominant over te komen. Daardoor krijgt de werknemer het gevoel serieus genomen te worden en zijn of haar ei kwijt te kunnen. Dat motiveert!

2. Gebruik de 7 W’s

Om de prestaties, het gedrag en de werkhouding van werknemers in de toekomst te verbeteren, wordt in een functioneringsgesprek stilgestaan bij het heden en verleden. Onderwerpen die aan bod kunnen komen zijn werk gerelateerd en hieronder een aantal voorbeelden: 

• werkprestaties
• werkinhoud
• werkverhoudingen
• werkomstandigheden
• werksfeer
• werkbeleving
• werkbelasting

3. Bereid je goed voor

Cruciaal voor het slagen van een functioneringsgesprek is de voorbereiding. Twee weken voorafgaand aan het gesprek kondig je aan dat het gesprek eraan komt. In deze aankondiging vraag je de werknemer een lijstje met gesprekspunten op te stellen en dat doe je zelf ook. Een week later wissel je de gesprekspunten uit.

Een dergelijke aanpak lijkt misschien wat overdreven en bureaucratisch, maar het voorkomt wel dat het gesprek gaat lijken op een ‘overval’. Een functioneringsgesprek is een dialoog die wordt gevoerd op basis van gelijkwaardigheid. Daar past een in de haast en eenzijdig ingeplande afspraak door de leidinggevende niet bij.

4. Achterhaal de ON-redenen

Als blijkt dat een werknemer achterblijft bij het realiseren van zijn doelstellingen of ongewenst gedrag vertoont, dan is dat voor de leidinggevende een ‘mooi’ agendapunt. Hij kaart het gesprekspunt aan, zet dan zijn ‘oortjes op luisteren’, vraagt door en probeert de ON-redenen te achterhalen waarom een werknemer iets niet kent, kan, weet of wil.

Voorbeelden van ON-redenen zijn:

• ON-kunde
• ON-ervarenheid
• ON-zekerheid
• ON-vermogen
• ON-macht
• ON-zin
• ON-gein
• ON-verschillig
• ON-geïnteresseerd

De eerste drie ON-redenen duiden op gebrek aan kennis en ervaring. Met training en begeleiding (op de werkplek) kan de werknemer de werkprestaties gaan leveren die van hem worden verwacht.

Bij redenen 4 en 5 wil en kan de werknemer zijn taken wel uitvoeren, maar het ontbreekt hem aan tijd of de werkbelasting is te hoog. Ook kunnen de werkomstandigheden of werkverhoudingen een reden zijn dat de werknemer verzaakt.

Bij de laatste vier ON-redenen is er spraken van een motivatie-vraagstuk. De werkinhoud zorgt ervoor dat de werknemer er met zijn pet naar gooit. Het ontbreekt hem aan werkbeleving. Als er sprake is en blijft van echte ON-wil dan is het tijd voor een correctiegesprek.

5. Stel je kwetsbaar op

Vraag je werknemers om feedback. Stel vragen als:

• wat spreekt je aan in mijn stijl van leidinggeven?
• wat zou ik vaker moeten doen?
• wat mis je?
• wat kan beter?

Als je je als leidinggevende kwetsbaar opstelt, dan is de kans groter dat je werknemers dit ook doen en niet hun gemaakte fouten onder het tapijt vegen. Werknemers zullen ook eerder met een (hulp)vraag komen. Maar bovenal is het heel waardevol voor jezelf.

Leiding geven is een vak en met de feedback van werknemers kun je dit ambacht nog beter in de vingers krijgen.

Wat vind jij van functioneringsgesprekken?

Hoe denken ondernemers over het voeren van functioneringsgesprekken? Een meerderheid vindt de gesprekken 'heel belangrijk' of 'soms nuttig'. Uitslag van de poll:

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Ga voor zekerheid

Vragen over het functioneringsgesprek

• Wat is een functioneringsgesprek?In een functioneringsgesprek bespreek je samen met je werknemer hoe de samenwerking verloopt en wat er (nog) beter kan. Het functioneringsgesprek is het tweede gesprek in de jaarlijkse gesprekscyclus als je ook een planningsgesprek en een beoordelingsgesprek houdt.
• Waarom een functioneringsgesprek voorbereiden?Een functioneringsgesprek vraagt om een goede voorbereiding. Zorg daarom dat de gesprekspunten voor het gesprek al bekend zijn. Dat geeft je de gelegenheid goed na te denken over het functioneren van je werknemer. Tijdens het gesprek kun je je richten op je werknemer en gericht notities maken. Gebruik bijvoorbeeld een formulier functioneringsgesprek.
• Wanneer houd je een functioneringsgesprek?Een functioneringsgesprek wordt vaak één keer per jaar gehouden. Meestal is dit halverwege het jaar in juni of juli. Je kunt zelf bepalen hoevaak je spreekt over het functioneren van je werknemer. Zorg in ieder geval voor een goed ritme. Zo kun je een werknemer helpen te groeien binnen je bedrijf.
• Wanneer volgt het beoordelingsgesprek?Een beoordelingsgesprek volgt vaak aan het einde van het jaar of drie maanden voor een contract verloopt. Daarbij maak je overigens gebruik van een andere gespreksmethode en een beoordelingsformulier.
• Waar moet je op letten bij een nieuwe werknemer?Als je werknemers in dienst neemt is het nuttig je te verdiepen in het arbeidsrecht. Als werkgever wil je goed voor je personeel zorgen. Je moet daarbij voldoen aan de eisen van goed werkgeverschap. Volg de juiste stappen in de sollicitatieprocedure en geef je werknemers waar ze recht op hebben.
• Welke verzekeringen heb je nodig voor personeel?Als je werknemers in dienst hebt is het slim een aantal verzekeringen af te sluiten. Een verzuim­verzekering is bijvoorbeeld nodig om je werknemers door te betalen als ze ziek zijn. Ook een ongevallen­verzekering, aansprakelijkheids­verzekering en nabestaanden­verzekering zijn nuttig. Bekijk de top 5 personeels­verzekeringen.