Stappenplan voor een goed personeels­dossier

Als werkgever is het belangrijk om de gegevens van je werknemers vast te leggen in een personeels­dossier. Je moet daarbij rekening houden met de nieuwe Europese privacywet (AVG). Zo mag je alleen noodzakelijke gegevens vastleggen en moet je rekening houden met de privacy van werknemers.

Zorg dat jouw bedrijf in 2024 aan de wet voldoet. Gebruik de checklist nieuwe privacywet AVG.

Stappenplan personeels­dossier

Bij het maken en bijhouden van een personeels­dossier kun je de volgende negen stappen volgen.

Stap 1. Bepaal of een personeels­dossier nodig is

Je mag alleen een personeels­dossier aanmaken en bijhouden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeids­overeenkomst. Als je een werknemer formeel in dienst hebt kun je in veel gevallen wel een personeels­dossier aanmaken, omdat je bepaalde gegevens nodig hebt.

Check aan de hand van de voorwaarden van de Autoriteit Persoons­gegevens of je een personeels­dossier mag bijhouden.

Stap 2. Controleer welke gegevens je mag vastleggen

Als je persoons­gegevens gaat bijhouden krijg je te maken met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG). Daarin staat wat je wel en niet mag vastleggen.

Je mag gegevens alleen vastleggen als die noodzakelijk zijn voor het doel van het personeels­dossier. Medische gegevens mag je in elk geval niet opnemen in het personeels­dossier. Neem dus geen gegevens op over de aard en de oorzaak van de ziekte van werknemers.

Lees meer over de AVG en zieke werknemers.

Verzuim­registratie mag wel

Het is wel toegestaan om op te nemen hoe vaak en hoe lang iemand ziek is, of om verzuim­overzichten bij te houden. Dit is namelijk noodzakelijk voor de loondoorbetaling bij ziekte. Je kunt het daarnaast goed gebruiken om verzuim in de gaten te houden en te verminderen.

Lees meer over slimme verzuim­registratie in het MKB.

Klaar voor (meer) personeel?

Test jezelf en je bedrijf. Beantwoord tien vragen met ja of nee en zie direct of je klaar bent voor (meer) personeel.

Doe de checklist

Stap 3. Maak het personeels­dossier aan

Een personeels­dossier bestaat uit meerdere onderdelen. Het individuele personeels­dossier bevat onder meer de persoonlijke gegevens van werknemers, zoals de naam, adres­gegevens, datum van indiensttreding en betaal­gegevens voor de loonbetaling.

In het collectieve personeels­dossier staan algemene gegevens van alle werknemers, waaronder ziek- en hersteldmeldingen. De meeste bedrijven gebruiken een digitaal systeem voor personeels­administratie, waarin ook een personeels­dossier aangemaakt kan worden.

Er zijn online heel wat aanbieders van software voor personeels­administratie. Maak een vergelijking op basis van je eigen wensen en behoeften. Let daarbij niet alleen op de prijs, maar vooral ook op de extra mogelijkheden en koppelingen tussen systemen.

Koppeling vakantie- en verlofregistratie

Gebruik bijvoorbeeld een systeem waarin ook vakantie- en verlofregistratie mogelijk is. Dan heb je één centrale plek om de aanwezigheid van je personeel bij te houden. Dat is wel zo handig. Zo kun je in een oogopslag zien welke werknemers ziek zijn, op vakantie zijn of verlof hebben.

Kijk of je de administratie ook kunt koppelen aan je financiële administratie. Worden lonen en loonstrookjes automatisch aangepast na 52 weken verzuim? Vraag en zoek naar de mogelijkheden en richt je personeels­administratie zo slim mogelijk in. Dat bespaart je een hoop tijd en het verkleint de kans op dure fouten.

Stap 4. Zorg voor voldoende beveiliging

Een personeels­dossier bevat privacygevoelige gegevens. Als die op straat komen te liggen, kan dit leiden tot misbruik van die gegevens.

Je moet daarom passende maatregelen nemen om de privacy van je werknemers te beschermen. Dit doe je onder meer door de toegang tot het personeels­dossier te beperken, bijvoorbeeld tot de direct leidinggevende of afdeling personeels­zaken. Zij hebben een geheimhoudingsplicht.

Zijn je personeels­dossiers online te raadplegen? Pas dan op voor datalekken naar buiten en zorg voor een afdoende digitale beveiliging.

Voorkom cybercrime

Beveilig je dossiers tegen cybercriminaliteit. Bekijk 4 tips voor het MKB.

Stap 5. Informeer werknemers over het personeels­dossier

Werknemers moet je informeren over welke gegevens je gebruikt en met welk doel. Dat doe je vóór het moment waarop je hun gegevens ontvangt.

Ook ben je verplicht om informatie te geven over je identiteit (naam en adres van de organisatie) en of je de gegevens aan andere organisaties verstrekt. Zo moet je het aan werknemers laten weten als je hun gegevens doorgeeft aan een arbodienst.

Stap 6. Blijf het personeels­dossier consequent vullen

Volgens de wet ben je als werkgever verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van het personeels­dossier. Zorg er daarom voor dat de gegevens in het personeels­dossier altijd actueel zijn.

Denk aan bijgewerkte functieprofielen, verslagen van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken of gegevens die betrekking hebben op gevolgde cursussen en opleidingen.

Stap 7. Voldoe aan de eisen van de Wet werk en zekerheid

Met een up-to-date personeels­dossier sta je ook sterk bij het ontslag van een werknemer. De Wet werk en zekerheid (Wwz) vereist namelijk dat je een ontslagdossier kunt overleggen, als je iemand wilt ontslaan.

Het personeels­dossier vormt hiervoor de basis. De rechter beoordeelt de gegevens over het functioneren van een werknemer, maar kijkt ook of je hebt voldaan aan de scholingsplicht van de Wwz. Neem informatie hierover dus ook op in het personeels­dossier.

Stap 8. Geef de mogelijkheid tot inzage en correctie 

Werknemers mogen vragen om inzage in de gegevens die je van hen hebt vastgelegd. Zij hoeven geen reden te geven voor hun verzoek.

Daarnaast kunnen zij om een correctie vragen als persoons­gegevens:

• feitelijk onjuist zijn
• onvolledig zijn of niet ter zake doen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld
• op een andere manier in strijd met een wet worden gebruikt

Volgens de AP is dit recht niet bedoeld voor het corrigeren van professionele indrukken, meningen en conclusies waarmee iemand het niet eens is, voor zover deze ter zake doen.

Wel mag een werknemer verwachten dat je in ieder geval zijn schriftelijke mening toevoegt aan het personeels­dossier. Dat is bijvoorbeeld relevant bij onenigheid over een ingevuld formulier functioneringsgesprek of beoordelingsformulier.

Stap 9. Schoon het personeels­dossier op

Na verloop van tijd kan het personeels­dossier vervuild raken. In dat geval moet je met de bezem door het personeels­dossier. Houd daarbij rekening met verschillende bewaartermijnen.

• Zo bewaar je de adres­gegevens van iemand die niet meer bij je werkt in de regel niet langer dan twee jaar.
• Daarnaast bewaar je gegevens voor de loonheffingen tot vijf jaar nadat iemand uit dienst is.

Wetten personeels­dossier

Bij personeels­dossiers heb je te maken met een groot aantal wettelijke verplichtingen. Als je wilt weten wat in jouw specifieke situatie toegestaan is, kun je gebruikmaken van de website van de AP. Daarin vind je praktische aanwijzingen voor het verwerken van persoons­gegevens.

Groeien met personeel

Samen met personeel werk je aan de groei van je bedrijf. Wil je weten wat daarbij in de weg kan staan? Met een adviseur breng je dit in kaart.

Ik wil advies

Vragen over personeels­dossier

• Wat is een personeels­dossier?

  In een personeels­dossier bewaar je de nodige gegevens van je werknemers. Denk aan basis­gegevens die nodig zijn voor de loonbetaling, maar ook verslagen van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken. Je mag alleen gegevens vastleggen die noodzakelijk zijn voor het doel van het personeels­dossier. Medische gegevens mag je in elk geval niet opnemen in het personeels­dossier.

• Waar moet je op letten bij personeel aannemen?

  Voordat je werknemers in dienst neemt is het nuttig je te verdiepen in het arbeidsrecht. Als werkgever wil je goed voor je personeel zorgen. Je moet daarbij voldoen aan de eisen van goed werkgeverschap. Volg de juiste stappen in de sollicitatieprocedure en geef je werknemers waar ze recht op hebben.

• Hoe neem je personeel aan?

  Als je een of meerdere werknemers in dienst wil nemen doorloop je een aantal stappen. Je begint met het zoeken naar een geschikte werknemer: de werving. Daarna volgt de selectie: je zoekt kandidaten uit voor sollicitatiegesprekken. Als je eenmaal een goede kandidaat hebt gekozen, ga je de arbeidsvoorwaarden bespreken. De uitkomst leg je vast in een arbeids­overeenkomst. Na ondertekening van de overeenkomst heb je een nieuwe werknemer in dienst.

• Wat kost een werknemer in 2024?

  Goede werknemers zijn kostbaar voor jou als ondernemer. Met een goed team van gemotiveerd personeel kun je je onderneming laten groeien. In het whitepaper Wat kost personeel? helpen we je die balans op te maken en krijg je een overzicht van de kosten per werknemer in 2024.

• Welke verplichte personeels­kosten zijn er?

  Ieder bedrijf in Nederland is verplicht zijn werknemers loon te betalen en een jaarlijkse vakantietoeslag. Ook betaal je een aantal loonheffingen. Dit zijn verplichte personeels­kosten.

• Welke verzekeringen voor personeel heb je nodig?

  Als je werknemers in dienst neemt is het slim een aantal verzekeringen af te sluiten. Je hebt bijvoorbeeld een verzuim­verzekering nodig om je werknemers door te betalen als ze ziek zijn. Ook een ongevallen­verzekering, aansprakelijkheids­verzekering en nabestaanden­verzekering zijn nuttig. Bekijk de top 5 personeels­verzekeringen.