8 tips voor een goed ontslagdossier

Met de invoering van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) en aanvullende wijzigingen in het ontslagrecht is de ontslagbescherming van personeel verder aangescherpt. Wil je bijvoorbeeld een werknemer ontslaan wegens disfunctioneren, dan moet je met harde bewijzen komen. Wat is het belang van een ontslagdossier?

Wat is een ontslagdossier?

Het ontslagdossier is een document of map waarin je zorgvuldig het traject richting ontslag van een werknemer voorbereidt en vastlegt. Dit doe je door schriftelijke bewijzen te verzamelen, zoals rapportages over slecht functioneren, gedrag of waarschuwingen.

Onderdelen van een ontslagdossier kunnen zijn: 

• verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken,
• klachten of officiële waarschuwingen,
• e-mails of WhatsApp-berichten. 

Belangrijk is dat je ook vastlegt welke inspanningen je zelf hebt verricht om het functioneren of het gedrag van deze werknemer te verbeteren, denk aan coaching, trainingen en tussentijdse evaluaties.

8 tips voor een goed ontslagdossier

Hoe zorg je dat het ontslagdossier de juiste gegevens bevat en voldoet aan de wetgeving? Benut deze 8 tips voor werkgevers:

1. Zorg dat het personeels­dossier op orde is

Een goed ontslagdossier begint met een volledig en actueel personeels­dossier. Je bent als werkgever verplicht om voor elke werknemer een personeels­dossier bij te houden, met onder meer: functie- en taakomschrijving, verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken, promoties of disciplinaire maatregelen.

Een personeels­dossier dat up-to-date is, vormt een prima basis voor een later ontslagdossier. Je hoeft niet vanuit niets te beginnen, maar kunt eenvoudig informatie toevoegen.

Gebruik gespreksformulieren

Houd goed bij wat je hebt besproken. Werk met standaardformulieren, zoals deze gratis voorbeelden: Formulier functioneringsgesprek en Beoordelingsformulier.

2. Breng je werknemer tijdig op de hoogte

Zodra voor jou als werkgever duidelijk is dat de werknemer structureel niet meer voldoet, moet je dit vroegtijdig communiceren. Leg uit wat de tekortkomingen zijn, geef concrete voorbeelden, stel duidelijke verbeterdoelen en laat deze vastleggen (en bij voorkeur ondertekenen). Dit gesprek geldt als eerste stap in je dossieropbouw, ook als je nog niet direct aan ontslag denkt.

Wacht niet tot het beoordelingsgesprek om een werknemer aan te spreken. Als een onverwacht slechte beoordeling tot een arbeidsconflict leidt en het komt tot ontslag zonder dossier, kan de rechter je een schadevergoeding opleggen.

3. Neem voldoende tijd voor de opbouw van het ontslagdossier

Het opbouwen van een ontslagdossier kost tijd. Je moet namelijk feiten en bewijzen verzamelen én de werknemer een reële kans geven om zich te verbeteren. De rechter hecht waarde aan de periode die je hebt gegeven voor verbetering, en of je als werkgever de inspanning hebt geleverd.

Bovendien moet je werknemer de kans krijgen om zijn functioneren te verbeteren, eventueel via een training of een coachingstraject. De rechter stelt geen termijn voor de dossieropbouw, maar je moet rekenen op zeker drie tot zes maanden.

Sommige cao’s bevatten aanvullende regels voor het opbouwen van ontslagdossiers. Check vooraf of dit ook geldt voor de cao van jouw bedrijfstak.

Wil je weten welke documenten je kunt opnemen in een ontslagdossier? Gebruik dan de handige checklist hieronder.

Welke verzekeringen heb ik nodig?

Lees in ons gratis whitepaper tips van ondernemers, doe je eigen risico-checklist en ontdek de top 5 verzekeringen per branche.

Download gratis PDF

4. Houd het ontslagdossier concreet en objectief

Bedenk dat de bewijslast voor disfunctioneren of wangedrag van een werknemer bij jou ligt. Zorg dus dat je concrete voorbeelden hebt van e-mails, klantreacties, verslagen etcetera. Jouw documentatie dient objectief en toetsbaar te zijn.

5. Neem klachten van derden op in het ontslagdossier

Als een werknemer niet goed functioneert, kunnen anderen daar ook last van hebben. Het is goed om dit te inventariseren en mee te nemen in het ontslagdossier. Zet eventuele klachten van collega’s, klanten of andere externe contacten op papier. Bespreek de klachten en mogelijke verbeterpunten met je werknemer. Laat hem ook zijn kant van het verhaal vertellen, wellicht heeft hij een andere kijk op de zaak. Maak hiervan een verslag en neem dit op in het ontslagdossier.

Is de klacht zo ernstig dat je je werknemer een officiële waarschuwing geeft? Zet die dan ook op papier en voeg hem toe aan het dossier.

Je kunt bijvoorbeeld werken met 360 graden feedback om meer meningen te verzamelen.

6. Leg een verbeterplan vast in het ontslagdossier

Je werknemer moet een redelijke kans krijgen om zijn functioneren te verbeteren. Het is raadzaam om een verbeterplan op te stellen en dit toe te voegen aan het ontslagdossier.

Werk met objectieve doelen, zoals KPI's per werknemer.

7. Laat je werknemer alle verslagen voor het ontslagdossier ondertekenen

Bewaar gespreksverslagen van functionerings-en beoordelingsgesprekken en andere relevante gesprekken in het dossier. Geef je werknemer de gelegenheid de verslagen ‘voor gezien’ te ondertekenen. Dit maakt later aantonen makkelijker.

8. Bewaak de privacy van de werknemer

Het ontslagdossier valt onder dezelfde privacyregels als het personeels­dossier. Beperk de toegang tot het dossier, bewaar alleen relevante gegevens en beveilig het dossier tegen verlies of diefstal. Ook mag je alleen zaken vastleggen die van belang zijn voor het mogelijke ontslag van je werknemer. En uiteraard moet je het ontslagdossier goed beveiligen tegen datalekken, verlies of diefstal.

Exitgesprek voeren

Nodig je werknemer na zijn ontslag uit voor een exitgesprek. Bijvoorbeeld in zijn laatste werkweek. Een vertrekkende werknemer kan je nuttige feedback geven over je bedrijfsvoering.

Meer vragen over ontslag

• Wat is de opzegtermijn bij ontslag?

  Als jij of je werknemer het arbeidscontract wil opzeggen heb je te maken met een opzegtermijn. De wettelijke opzegtermijn voor werknemers is één maand. De opzegtermijn voor werkgevers is minimaal één maand en afhankelijk van het aantal dienstjaren. Je mag met je werknemer een langere opzegtermijn afspreken. In een goedgekeurde cao kan ook een kortere opzegtermijn staan.

• Hoe werkt de eindafrekening?

  De eindafrekening is de laatste financiële afhandeling met je vertrekkende werknemer. Je betaalt hem de zaken uit waar hij nog recht op heeft. Heeft je werknemer nog schulden bij jou, dan worden die hiermee verrekend.

• Wanneer mag je een zieke werknemer ontslaan?

  In uitzonderlijke gevallen mag je een zieke werknemer ontslaan. Bijvoorbeeld als je kunt aantonen dat je zieke werknemer herhaaldelijk niet meewerkt aan zijn re-integratie. Ook als je bedrijf schade oploopt omdat je werknemer met een cruciale functie vaak ziek is, kan dat een reden zijn voor ontslag. Maar ook dat moet je goed onderbouwen.

• Waarom je personeels­verloop verlagen?

  Het personeels­verloop in de hand houden is cruciaal voor een gezond bedrijf. Als het verloop hoog is kun je moeilijk verder bouwen aan je bedrijf en kun je zelfs flink in de problemen komen. Omdat werving en selectie van personeel heel duur is en steeds lastiger wordt, kun je je beter focussen op het behouden van werknemers. Dit kan je veel opleveren.

• Hoe zorg je voor goed werkgeverschap?

  Als je voldoet aan de wet over goed werkgeverschap zul je aantrekkelijk worden voor personeel. Je kunt nieuw talent aantrekken en je huidige team langer behouden. Daarmee kun je dus het verschil maken. Lees meer over de 6 beginselen van goed werkgeverschap.

Heb je personeel in dienst?

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeels­­verzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.

Zo beperk je risico's