Verzuim­registratie, hoe werkt dat?

Wat is verzuim­registratie?

Verzuim­registratie gaat over het bijhouden van het verzuim van je werknemers. In de meeste gevallen zal het gaan om ziekte­verzuim: afwezigheid door ziekte. Daarnaast heb je ongeoorloofd verzuim: afwezigheid zonder goede reden.

Bij verzuim­registratie gaat het puur om het bijhouden van de periode van verzuim. Dus vanaf het moment van ziekmelding tot het moment van betermelding. Je registreert geen details over de ziekte van je werknemer. Dat is in veel gevallen verboden voor werkgevers.

Voordelen verzuim­registratie

Met een goede registratie kun je direct zien hoevaak en hoelang je werknemer ziek is. Dit is bijvoorbeeld nodig voor een goede werkplanning, bij de verplichte verzuim­begeleiding en voor je eigen verzuim­beleid.

1. Planning
   Bij het maken van een planning of werkrooster moet je natuurlijk weten wie er wel of niet kan werken. Met een goede verzuim- en verlofregistratie kun je direct zien wie er wel en niet aanwezig zijn. Dat is wel zo handig. Dit wordt ook wel aanwezigheid registratie genoemd.
2. Wettelijke verplichtingen
   Volgens de Wet verbetering poortwachter moet je een aantal dingen regelen als je werknemer ziek is. Zo moet je de ziekmelding in de eerste week doorgeven aan je arbodienst of bedrijfsarts. Na zes weken moet er een probleemanalyse worden gemaakt. Ook daarna heb je nog een aantal verplichtingen waar een deadline aan verbonden is. Je moet dus precies weten hoelang je werknemer ziek is.
3. Loondoorbetaling
   Om te bepalen of je werknemer nog recht heeft op loondoorbetaling bij ziekte moet je weten hoelang hij al ziek is. Na een jaar ziekte kan het percentage veranderen en na twee jaar is er meestal geen recht meer op loon. Als je werknemer binnen 28 dagen na betermelding weer ziek is, mag je de periodes bij elkaar optellen. Dit heet samengesteld verzuim.
4. Verzuim management
   Ook als je werknemer kort ziek is, is verzuim­registratie nuttig. Als je werknemer bijvoorbeeld vier keer kort ziek is geweest binnen een jaar kun je een verzuim­gesprek voeren. Door in gesprek te gaan voorkom je mogelijk toekomstig verzuim.
5. Verzuim­percentage
   Het geeft je ook inzicht in het aantal ziektegevallen binnen je bedrijf. Je kunt daarmee het gemiddelde ziekte­verzuim en het verzuim­percentage berekenen. Dit heb je bijvoorbeeld nodig om te zien of je verzuim­beleid wel goed werkt.

Verzuim­registratie AVG

Het bijhouden van het ziekte­verzuim in je bedrijf is gebonden aan een aantal regels. Deze regels kun je terugvinden in de privacywet AVG. Lees hieronder wat je volgens deze wet wel en niet mag registreren. 

Verzuim registreren, wat mag wel?

De AVG staat toe dat je de volgende gegevens mag vastleggen en doorgeven aan de bedrijfsarts of arbodienst:

• Datum van ziekmelding
• Hoevaak een werknemer ziek is
• Telefoonnummer en (verpleeg)adres
• Vermoedelijke duur van het verzuim
• Lopende afspraken en werkzaamheden
• Of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (je mag niet vragen onder welke vangnetbepaling)
• Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval
• Of de ziekte het gevolg is van een verkeersongeval waarvoor een derde partij eventueel aansprakelijk kan worden gesteld

Verzuim registreren, wat mag niet?

Volgens de AVG mag je de volgende verzuim­gegevens niet registreren:

• De aard van de ziekte (wat)
• De oorzaak van de ziekte (hoe)
• De beperkingen en mogelijkheden van de werknemer (wat kun je wel en niet)

Alleen een erkende bedrijfsarts mag inhoudelijke vragen stellen over de ziekte en mogelijkheden van je werknemer. Laat dit dus over aan de professional en leg geen verboden gegevens vast in je administratie.

Ook als je werknemer zelf vertelt wat voor ziekte hij heeft, mag je dit niet registreren. Behalve als het gaat om een ziekte waarbij directe collega’s moeten weten hoe te handelen in geval van nood (zoals epilepsie of suikerziekte). Dan mag je het vastleggen áls je werknemer toestemt.

Een zieke werknemer?

Verzuim van personeel betekent vaak extra admini­stratie en kosten. Je wilt het liefst dat medewerkers snel weer aan de slag gaan. Een verzuim­verzekering helpt je bij de aanpak van verzuim.

Beperk je risico's

Verzuim­registratiesysteem

Er zijn allerlei manieren om verzuim te registreren. Veel bedrijven kiezen voor een verzuim­registratiesysteem. Hiermee wordt vaak een software-programma bedoeld waarmee je het verzuim van je werknemers kunt bijhouden en inzien.

Je hebt verschillende systemen voor verzuim­administratie. Denk aan verzuim­registratie in Excel (sjabloon), via lokale software, online software of een app. Bij verzuim­registratie via online software of een app kun je vanaf ieder apparaat met internet inloggen.

Verzuim­administratie software

Met goede (online) verzuim­registratie-software zijn de administratieve en financiële aspecten van verzuim direct inzichtelijk. Door (automatische) updates wordt ook de laatste wetgeving toegepast in het systeem.

Wanneer is de volgende verplichte stap in de re-integratie van je zieke werknemer? Bij het gebruik van een goede app of software voor verzuim­administratie krijg je een melding zodra je actie moet ondernemen.

Verzuim melden

Geef de ziekmelding direct door aan je arbodienst. Een casemanager kan je helpen bij elke vervolgstap, maar als werkgever blijf je eindverantwoordelijk.

Er zijn online heel wat aanbieders van software voor verzuim­registratie. Maak een vergelijking op basis van je eigen wensen en behoeften. Let daarbij niet alleen op de prijs, maar vooral ook op de extra mogelijkheden en koppelingen tussen systemen. 

Koppeling vakantie- en verlofregistratie

Gebruik bijvoorbeeld een systeem waarin ook verlofregistratie en vakantieregistratie mogelijk is. Dan heb je één centrale plek om de aanwezigheid van je personeel bij te houden.

Dat is wel zo handig. Zo kun je in een oogopslag zien welke werknemers ziek zijn, op vakantie zijn of verlof hebben.

Kijk of je de verzuim­administratie ook kunt koppelen aan je financiële administratie. Worden lonen en loonstrookjes automatisch aangepast na 52 weken verzuim? Vraag en zoek naar de mogelijkheden en richt je personeels­administratie zo slim mogelijk in. Dat bespaart je een hoop tijd en het verkleint de kans op dure fouten.

Wat kost jouw zieke werknemer?

Reken het snel uit met deze verzuim­calculator.

Verzuim personeel verlagen

Door verzuim goed bij te houden krijg je inzicht in de verzuim­cijfers van je bedrijf. Je kunt op ieder moment zien hoe hoog het ziekte­verzuim is onder personeel. Is het verzuim hoger dan normaal? Dan kun je ingrijpen.

Verzuim kun je natuurlijk lang niet altijd voorkomen. Toch zijn er veel oorzaken en signalen van verzuim waar je wel wat mee kunt als werkgever. Als je op tijd actie onderneemt kun je mogelijk burn-outs en andere oorzaken van langdurige uitval voorkomen. Daar zit vooral de winst.

Checklist verzuim

Wat kun je als werkgever precies doen? Gebruik de checklist verzuim voorkomen en ga aan de slag.

Voorbeeld: verzuim­cijfer halveren

Hoe kun je sturen op verzuim? Bouwondernemer Klaas Keizer had in zijn bedrijf te maken met veel ziektegevallen. 'Het ziekte­verzuim was het dubbele van het landelijk gemiddelde', vertelt hij. 'We hadden vrijwel dagelijks ziekmeldingen, acht tot tien gevallen per week.'

In drie maanden tijd wist Klaas het ziekte­verzuim in zijn bouwbedrijf te halveren. 'Het eerste wat ik deed was mijn werknemers bij elkaar roepen. Ik vertelde mijn personeel dat ik niet zonder hen kon. Ik maakte ze belangrijk en zei dat ik ze nodig had. Alleen al door dit te zeggen, ging het zonnetje weer schijnen.'

Wat deed Klaas nog meer? Hij deelt 7 tips voor ondernemers in het MKB.

Verzuim­kosten beperken

Verzuim in de hand houden is cruciaal voor een gezonde bedrijfsvoering. Het kan je namelijk veel geld kosten. Vooral als je een klein bedrijf hebt is langdurig ziekte­verzuim een groot risico.

Naast de verplichte loondoorbetaling heb je waarschijnlijk al snel te maken met omzetverlies, kosten voor vervanging en de kosten van verzuim­begeleiding.

Een zieke werknemer kost veel meer dan zijn salaris. Bereken de verzuim­kosten voor jouw bedrijf.

Ziek personeel kan jouw bedrijf dus veel geld kosten, maar dat hoeft niet! Met een verzuim­verzekering krijg je een vergoeding voor het loon dat je moet doorbetalen aan een zieke werknemer. Daarnaast helpt een verzekeraar je ook bij het voorkomen en terugdringen van het verzuim binnen je bedrijf.

Verzuim­verzekering

Het voorkomen van verzuim en begeleiden van ziek personeel kan je veel geld en tijd kosten. Een verzuim­verzekering helpt je bij de aanpak.

Beperk je risico's

Vragen over verzuim­registratie

• Hoe kan ik verzuim registreren?

  Er zijn allerlei manieren om verzuim bij te houden. Zodra je een ziekmelding binnenkrijgt kun je dit invoeren in je verzuim­administratie. Daar zijn allerlei verzuim­registratiesystemen voor. Bijvoorbeeld verzuim­registratie in Excel, via (online) verzuim­software of verzuim­apps.

• Hoelang is loon bij ziekte verplicht?

  Volgens de wet ben je verplicht het salaris van een zieke werknemer door te betalen tijdens de eerste twee jaar van zijn ziekte. Het gaat om minimaal 70 procent van het salaris, waarbij je in het eerste jaar niet onder het minimumloon mag komen. Let op: In de cao voor jouw bedrijfstak kunnen hogere percentages staan.

• Wanneer mag je periodes van ziekte optellen?

  Verzuim wordt opgeteld als je werknemer binnen vier weken (28 dagen) na zijn betermelding opnieuw ziek wordt. Dit wordt ook wel samengesteld verzuim genoemd. Je hoeft dus niet iedere keer opnieuw te beginnen met tellen. Als de opgetelde periodes samen 104 weken (twee jaar) bedragen, stopt de loondoorbetaling. 

• Waar moet ik verzuim melden?

  Een werknemer ziek melden bij je arbodienst of bedrijfsarts doe je zo snel mogelijk nadat hij zich bij jou heeft ziek gemeld. Volgens de wet moet je dit binnen één week doen na de eerste ziektedag. Je arbodienst of verzekeraar kan je vragen dit op de eerste ziektedag al te doen. Verzuim melden bij het UWV doe je als je werknemer na 42 weken nog niet volledig aan het werk is. Dit wordt de 42e-weekmelding genoemd.

• Hoe kan ik mijn verzuim­kosten berekenen?

  De verzuim­kosten voor je bedrijf kun je eenvoudig berekenen met deze verzuim­calculator. Binnen enkele minuten krijg je inzicht in jouw kosten door ziekte­verzuim en het gemiddelde in je branche. Daarnaast kun je eenvoudig de kosten per zieke werknemer berekenen met deze rekentool zieke werknemer.

• Wanneer krijgt mijn werknemer een uitkering van het UWV?

  Is een werknemer met een vast contract na twee jaar nog steeds ziek, dan kan hij een WIA-uitkering krijgen. In bepaalde gevallen heeft een zieke werknemer al eerder recht op een Ziektewetuitkering, bijvoorbeeld als hij een tijdelijk contract had en ziek uit dienst gaat, of ziek is vanwege een orgaandonatie, zwangerschap of bevalling óf als hij onder een no-riskpolis valt.

• Waarom een verzuim­verzekering afsluiten?

  Het voorkomen van verzuim en begeleiden van ziek personeel kan je veel geld en tijd kosten. Een ziekte­verzuim­verzekering helpt je bij de aanpak van verzuim en het financiële risico voor je bedrijf. Is je werknemer ziek? Dan krijg je een vergoeding voor de loondoorbetaling tijdens ziekte.