Gerichte vrijstellingen in de werkkostenregeling

Het doel van de werkkostenregeling was om de bestaande regels te vereenvoudigen. Dat lijkt een geslaagde operatie te zijn, omdat op dit moment nog maar sprake is van één regeling voor vergoedingen en verstrekkingen.

Uitzondering: de gerichte vrijstellingen

Wel bestaan nog steeds een aantal uitzonderingen: de gerichte vrijstellingen. Bij de gerichte vrijstellingen gaat het bijvoorbeeld om zakelijke reiskosten, tijdelijke verblijfskosten en kosten van maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter. 

Deze vrijstellingen bestonden al onder de oude regelingen en zijn grotendeels overgenomen in de werkkostenregeling.

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

Voorwaarden gerichte vrijstellingen

De gerichte vrijstellingen vallen buiten de vrije ruimte. Dit is het percentage van het totale fiscale loon dat je mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Het voordeel voor jou als ondernemer is dat de vrijstellingen niet ten koste hiervan gaan, maar daarvoor gelden wel enkele voorwaarden.

De Belastingdienst noemt op haar website twee voorwaarden:

1. In de eerste plaats moet je de vergoedingen of verstrekkingen aanwijzen als eindheffingsloon. Bijvoorbeeld door ze in je administratie als zodanig op te nemen.
2. Daarnaast moeten ze passen binnen de normen die de fiscus hiervoor hanteert.

Normen voor iedere vrijstelling

De Belastingdienst geeft een handig overzicht van gerichte vrijstellingen in het Handboek Loonheffingen, hoofdstuk 22. Daar wordt ook verder ingegaan op de normen die voor iedere vrijstelling gelden.

Je leest hier bijvoorbeeld dat je voor zakelijke reizen met eigen vervoer nog steeds maximaal 0,19 euro kunt vergoeden.

Noodzakelijkheidscriterium

Sinds 1 januari 2015 bevat het lijstje met vrijstellingen ook gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Dit betekent overigens niet dat je die zomaar kunt vergoeden of verstrekken. Zij moeten namelijk voldoen aan het zogenaamde noodzakelijkheidscriterium.

Vaste vergoeding werkkostenregeling

Het is in de werkkostenregeling verder nog steeds mogelijk om bij gerichte vrijstellingen gebruik te maken van een vaste vergoeding (paragraaf 4.6.1).

Werkgevers geven die bijvoorbeeld aan hun personeel, omdat dit voor beide partijen minder rompslomp oplevert. Werknemers hoeven de kosten dan niet allemaal bij jou te declareren.

Onderzoek werkelijke kosten

De Belastingdienst stelt hiervoor onder meer als eis dat je onderzoek doet naar de werkelijke kosten. Deze voorwaarde geldt overigens alleen bij nieuwe vaste vergoedingen.

Je hoeft in de regel niet opnieuw onderzoek te doen bij vergoedingen die je al had voordat je de werkkostenregeling ging toepassen.

Bron: Belastingdienst