10 vragen over de werkkostenregeling

1. Wat is de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling die de oude regelingen voor vergoedingen en verstrekkingen vervangt. Binnen de werkkostenregeling behoort alles wat je aan een werknemer verstrekt of vergoedt tot het loon.

Het gaat dan niet alleen om loon in geld, maar ook om loon in natura. Zo wordt een kerstpakket voor je personeel binnen de werkkostenregeling gezien als loon.

2. Welke voordelen biedt de WKR?

De werkkostenregeling brengt meerdere voordelen met zich mee. In de eerste plaats hoef je je als ondernemer niet te verdiepen in een groot aantal regelingen voor vergoedingen en verstrekkingen.

Verder is het niet meer nodig om alle uitgaven op te splitsen per werknemer. Je hebt namelijk de beschikking over één vrije ruimte waarbinnen je vergoedingen en verstrekkingen van alle werknemers kunt onderbrengen.

3. Wat is de vrije ruimte WKR?

De vrije ruimte is het percentage van het totale fiscale loon (oftewel het forfait) dat je mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers.

Pas op dat je niet buiten de vrije ruimte gaat, want dat kost je veel geld. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaal je loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80 procent.

Werkkostenregeling 2025 - vrije ruimte

In 2025 is de vrije ruimte over de eerste 400.000 euro verhoogd naar 2 procent. In 2027 volgt een verdere verhoging naar 2,16 procent. De Tweede Kamer en Eerste Kamer heeft al ingestemd met dit voorstel uit het Belastingplan.

Werkgevers die daar ruimte voor hebben kunnen hun werknemers via de WKR extra tegemoet komen, bijvoorbeeld door het verstrekken van een bloemetje of een cadeaubon. Ook ontstaat er meer ruimte om thuiswerken te vergoeden.

4. Wat valt binnen de vrije ruimte WKR?

In principe mag je alle vergoedingen en verstrekkingen aan je personeel opnemen in de vrije ruimte. Je betaalt dus geen belasting als je binnen de grenzen van de vrije ruimte blijft (zie hierboven).

Beperking vrije ruimte

De vrije ruimte kent wel een beperking die verkeerd gebruik ervan moet voorkomen. De Belastingdienst kan dit controleren via de gebruikelijkheidstoets. Deze toets bepaalt namelijk dat een vergoeding of verstrekking niet meer dan 30 procent mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.

De Belastingdienst ging ervan uit dat een vergoeding of verstrekking van maximaal 2.400 euro per persoon per jaar in ieder geval gebruikelijk is. Maar soms kan het ook om een hoger bedrag gaan. Meer over de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling lees je in het handboek loonheffingen op de website van de Belastingdienst.

5. Wat gaat niet ten koste van de vrije ruimte?

Sommige vergoedingen en verstrekkingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Dit zijn de zogenaamde gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen.

Gerichte vrijstellingen WKR

Zo bestaat er een gerichte vrijstelling voor werkelijke kosten van openbaar vervoer en vergoedingen voor eigen vervoer. Beter bekend als de reiskostenvergoeding.

• In 2025 is dat 23 cent per kilometer.

Ook is er een vrijstelling voor thuiswerkkosten. Werknemers die thuiswerken mag je in 2025 2,40 euro per dag geven zonder dat je daar belasting over betaalt. Ook wel een thuiswerkvergoeding genoemd.

Verder zijn er gerichte vrijstellingen voor het vergoeden van een laptop en het betalen van een cursus of overnachting voor het werk. Dit gaat dus niet ten koste van de vrije ruimte.

Nihilwaarderingen WKR

Voor een aantal voorzieningen die met het werk of de werkplek te maken hebben, gelden nihilwaarderingen. Deze voorzieningen zijn op 0 euro gewaardeerd en daardoor onbelast. Er is bijvoorbeeld een nihilwaardering voor voorzieningen op de werkplek, zoals de vaste computer. 

Ook over een ov-abonnement voor je werknemers betaal je geen belasting.

Gerichte vrijstelling voor OV-reizen

Per 1 januari 2025 mag je werknemers belastingvrij OV-abonnementen en kortingskaarten verstrekken voor binnenlandse én buitenlandse reizen. Voorwaarde is wel dat de OV-kaart (ook) zakelijk wordt gebruikt. Registratie van het gebruik is niet verplicht zolang er sprake is van enig zakelijk gebruik.

6. Hoe zit het met consumpties en maaltijden?

De werkkostenregeling maakt onderscheid tussen consumpties en maaltijden. Consumpties zijn bijvoorbeeld koffie, thee, gebak, een stuk fruit of andere tussendoortjes.

Als je deze op de werkplek verstrekt en ze maken geen deel uit van de maaltijd, dan zijn ze onbelast. Daarnaast moet je een vergoeding voor consumpties tot het loon van de werknemer rekenen. Dan gaat het om normaal belast loon.

Je mag consumpties en maaltijden ook onderbrengen in de vrije ruimte.

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

Maaltijden als onderdeel van tijdelijke verblijfskosten zijn onbelast, zodat ze niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Dat is bijvoorbeeld het geval bij dienstreizen of zakelijke besprekingen met klanten buiten de vaste werkplek.

Dat geldt ook als de maaltijden een meer dan bijkomstig zakelijk karakter hebben. Daar is in ieder geval sprake van als een werknemer door zijn werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten, bijvoorbeeld door overwerk of koopavonden.

7. Is een personeels­feest onbelast?

Bij een personeels­feest is de locatie van het feest van belang. Als het op de werkplek plaatsvindt, dan zijn de verstrekte consumpties onbelast. Dat geldt ook als je werknemers van andere vestigingen, locaties of kantoren over de vloer hebt.

Kosten van feesten op een externe locatie bij een derde, zoals in een partycentrum, horen bij het loon van de werknemer. Uiteraard is het ook mogelijk om dit onder te brengen in de vrije ruimte.

8. Hoe zit het met de fiets van de zaak?

Een fiets van de zaak of fietsplan voor je personeel is binnen de werkkostenregeling nog steeds mogelijk. Het verschil is dat daarbij niet meer sprake is van een speciale fietsregeling.

Als je een fiets vergoedt of verstrekt, dan kun je dit voortaan fiscaal aantrekkelijk doen. Lees meer over de fiscale regeling voor een fiets van de zaak.

Eindheffing

Let op dat je niet buiten de vrije ruimte gaat. Dan kun je een forse eindheffing verwachten.

9. Kun je bedrijfsfitness blijven aanbieden?

Sommige werkgevers betalen hun personeel een vergoeding voor een sportschool in de buurt. Dit wordt binnen de werkkostenregeling gezien als loon van de werknemer, maar je kunt dit bedrag ook opnemen in de vrije ruimte.

Daarnaast kun je op de werkplek ook zelf een fitnesszaal inrichten. Dit is dan weer onbelast, maar dan mag het alleen gaan om conditie- of krachttraining. Andere faciliteiten zoals een sauna zijn loon van de werknemer, of je neemt het op in de vrije ruimte.

10. Wat staat werkgevers nog te doen?

Zijn alle verstrekkingen binnen de WKR al bekend binnen jouw bedrijf? Het is vooral van belang dat het totaalbedrag van vergoedingen en verstrekkingen wordt bijgehouden. 

Maak een goed gebruik van de vrije binnen de werkkostenregeling en benoem de voorzieningen ook als secundaire arbeidsvoorwaarden. Dat helpt je om goed personeel te werven en te behouden.

Werkkosten en personeels­kosten in 2025

Geef je werknemers een eerlijke beloning voor hun goede werk. Daarmee toon je goed werkgeverschap. Vergoedingen kunnen een grote rol spelen bij het aantrekken en behouden van goede werknemers.

Maar je kunt niet meer geven dan je hebt. Zeker in de huidige arbeidsmarkt en met de toenemende inflatie zullen veel werknemers een salarisverhoging willen. Maar ook jouw kosten nemen toe. Hoe houd je de werkkosten en personeels­kosten in de hand? Een paar belangrijke tips:

1. Vergeet het vakantiegeld niet
   Bovenop het salaris moet je 8% vakantiegeld betalen. Dit bedrag betaal je jaarlijks uit voor 1 juni of verspreid over het jaar. Als je dit niet doet, riskeer je ook een boete van de Arbeidsinspectie.
2. Werk met een kostprijs
   Zorg dat je genoeg omzet draait om al je rekeningen te kunnen betalen. Reken de gestegen loonkosten door aan je klant. Om te weten hoeveel marge je moet overhouden per product of dienst, is het slim om de kostprijs te berekenen. Hoe pak je dat aan? Bekijk een voorbeeld uit de horeca: arbeidskosten per gerecht berekenen.
3. Voorkom onderbetaling
   Onderbetaling wil je natuurlijk voorkomen. Je reputatie als goed werkgever kan daarmee flinke schade oplopen en dat heeft grote gevolgen voor je bedrijf. Je werknemers kunnen ook gedemotiveerd raken en dat kan tot vervelende arbeidsconflicten leiden. Houd je dus altijd aan het minimumloon.
4. Bereken de kosten van personeel
   Je werknemer kost meer dan alleen zijn loon. Je betaalt bijvoorbeeld ook premies en loonbelasting per werknemer. Daarnaast kun je geld kwijt zijn aan allerlei werkmiddelen, secundaire arbeidsvoorwaarden en de nodige verzekeringen voor personeel.

Controle over je personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper 'Wat zijn de kosten van personeel?' en benut bespaartips van experts en ondernemers.

Voorkom onnodige personeels­kosten

Hoe kun je slim besparen op je personeels­kosten? Dat doe je bijvoorbeeld met de juiste verzekeringen voor personeel. Kijk goed wat de grootste risico's zijn binnen jouw bedrijf en bepaal welke verzekeringen je nodig hebt.

Een van de belangrijkste verzekeringen voor ondernemers met personeel is de verzuim­verzekering. Daarmee krijg je compensatie voor de loonkosten tijdens ziekte. Vaak word je ook geholpen bij de verzuim­begeleiding en het voorkomen van verzuim.

Vraag aan een onafhankelijke verzekerings­adviseur wat de mogelijkheden zijn voor jouw bedrijf of vraag een offerte aan.

Meer vragen over werkkostenregeling en subsidies voor personeel

• Wat zijn de secundaire arbeidsvoorwaarden?

  Secundaire arbeidsvoorwaarden zijn de extra afspraken die je met je medewerker maakt over bijvoorbeeld de 13e maand, extra beloningen, personeels­verzekeringen, een auto van de zaak, et cetera. Ook vergoedingen en giften binnen de werkkostenregeling (WKR) kun je zien als secundaire arbeidsvoorwaarden. In een cao kunnen regels staan over dit soort arbeidsvoorwaarden.

• Waar kun je secundaire arbeidsvoorwaarden vastleggen?

  De belangrijkste voorwaarden leg je vast in het arbeidscontract. Voorwaarden die voor al je werknemers gelden en hetzelfde zijn, kun je opnemen in een personeels­reglement of -handboek. Verwijs naar dit document vanuit je arbeidscontracten.

• Wat is een subsidie?

  Een subsidie is een financiële bijdrage van de overheid. Bijvoorbeeld een bedrag dat wordt uitgekeerd door het UWV of een korting op de belasting die je betaalt als ondernemer. Het woord subsidie wordt niet vaak meer gebruikt. De overheid spreekt liever van 'voordelen', 'kortingen', 'dispensatie' of 'vrijstellingen' waar je als ondernemer gebruik van kunt maken.

• Welke subsidies voor personeel zijn er?

  Je kunt als werkgever gebruik maken van vier verschillende loonkostenvoordelen (LKV). Daarnaast kun je profiteren van het lage-inkomensvoordeel (LIV), proefplaatsing, loondispensatie Wajong, loonkostensubsidie en een subsidie voor aanpassing van de werkplek. Verder heb je nog belastingvoordelen, zoals de werkkostenregeling (WKR). Bekijk een overzicht van subsidies voor personeel.

• Wie betaalt de scholing van personeel?

  Verplichte scholing moet je als werkgever volledig vergoeden. Je mag bij ontslag de gemaakte kosten ook niet terugvragen. Verder kun je zelf afspraken maken met je werknemer over het (deels) vergoeden van opleidingskosten. Leg dit goed vast in het arbeidscontract. Je kunt mogelijk profiteren van subsidies voor scholing, zoals de SLIM-subsidie.

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Ga voor zekerheid