Iedere week in je mailbox 
Direct naar een vraag over de werkkostenregeling:
- 1. Wat is dat?
- 2. Welke voordelen zijn er?
- 3. Wat is de vrije ruimte?
- 4. Mag je alles in de vrije ruimte onderbrengen?
- 5. Wat gaat niet ten kosten van de vrije ruimte?
- 6. Hoe zit het met consumpties en maaltijden?
- 7. Is een personeelsfeest onbelast?
- 8. Hoe zit het met de fiets van de zaak?
- 9. Kun je bedrijfsfitness blijven aanbieden?
- 10. Wat staat werkgevers nog te doen?
1. Wat is de werkkostenregeling?
De werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling die de oude regelingen voor vergoedingen en verstrekkingen vervangt. Binnen de werkkostenregeling behoort alles wat je aan een werknemer verstrekt of vergoedt tot het loon.
Het gaat dan niet alleen om loon in geld, maar ook om loon in natura. Zo wordt een kerstpakket voor je personeel binnen de werkkostenregeling gezien als loon.
2. Welke voordelen biedt deze regeling?
De werkkostenregeling brengt meerdere voordelen met zich mee. In de eerste plaats hoef je je als ondernemer niet te verdiepen in een groot aantal regelingen voor vergoedingen en verstrekkingen.
Verder is het niet meer nodig om alle uitgaven op te splitsen per werknemer. Je hebt namelijk de beschikking over één vrije ruimte waarbinnen je vergoedingen en verstrekkingen van alle werknemers kunt onderbrengen.
3. Wat wordt verstaan onder de vrije ruimte?
De vrije ruimte is het percentage van het totale fiscale loon (oftewel het forfait) dat je mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers.
Pas op dat je niet buiten de vrije ruimte gaat, want dat kost je veel geld. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaal je loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80 procent.
Werkkostenregeling 2023 - vrije ruimte
De vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) is in 2023 tijdelijk uitgebreid naar 3 procent over de eerste 400.000 euro. Daardoor kun je personeel meer geven zonder dat je er belasting over betaalt.
| Vrije ruimte in 2023: |
| 3 procent over de eerste 400.000 euro van de totale loonsom van personeel. |
| 1,18 procent over het bedrag boven de 400.000 euro. |
Werkgevers die daar ruimte voor hebben kunnen hun werknemers zo extra tegemoet komen, bijvoorbeeld door het verstrekken van een bloemetje of een cadeaubon. Ook ontstaat er meer ruimte om thuiswerken te vergoeden.
Werkkostenregeling 2024 - vrije ruimte
Na de tijdelijke verhoging in 2023 wordt vanaf 2024 de vrije ruimte in de WKR structureel verruimd: van 1,7% (vóór 2023) naar 1,92% in 2024 bij een loonsom tot 400.000 euro.
Vanaf 2024 bedraagt de vrije ruimte 7.680 euro bij een loonsom van 400.000. Heb je bijvoorbeeld 8 werknemers in dienst die samen 400.000 euro verdienen, dan kun je elke werknemer een extra onbelaste vergoeding geven van 960 euro.
| Vrije ruimte in 2024: |
| 1,92 procent over de eerste 400.000 euro van de totale loonsom van personeel. |
| 1,18 procent over het bedrag boven de 400.000 euro. |
4. Mag je alles in de vrije ruimte onderbrengen?
De vrije ruimte kent een beperking die oneigenlijk gebruik hiervan moet voorkomen. De gebruikelijkheidstoets bepaalt namelijk dat een vergoeding of verstrekking niet meer dan 30 procent mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.
De fiscus gaat ervan uit dat een vergoeding of verstrekking van maximaal 2.400 euro per persoon per jaar in ieder geval gebruikelijk is.
5. Wat gaat niet ten koste van de vrije ruimte?
Sommige vergoedingen en verstrekkingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Dit zijn de zogenaamde gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen.
Gerichte vrijstelling
Zo bestaat er een gerichte vrijstelling voor werkelijke kosten van openbaar vervoer en vergoedingen voor eigen vervoer. Beter bekend als de reiskostenvergoeding.
- In 2023 is dat 21 cent per kilometer en
- in 2024 is het 23 cent per kilometer.
Ook is er een vrijstelling voor thuiswerkkosten. Werknemers die thuiswerken mag je 2,15 euro per dag geven zonder dat je daar belasting over betaalt. Ook wel een thuiswerkvergoeding genoemd. In 2024 wordt deze vergoeding waarschijnlijk verhoogd naar 2,35 euro per dag.
Nihilwaardering
Ook is er bijvoorbeeld een nihilwaardering voor voorzieningen op de werkplek, zoals de vaste computer.
6. Hoe zit het met consumpties en maaltijden?
De werkkostenregeling maakt onderscheid tussen consumpties en maaltijden. Consumpties zijn bijvoorbeeld koffie, thee, gebak, een stuk fruit of andere tussendoortjes.
Als je deze op de werkplek verstrekt en ze maken geen deel uit van de maaltijd, dan zijn ze onbelast. Daarnaast moet je een vergoeding voor consumpties tot het loon van de werknemer rekenen. Dan gaat het om normaal belast loon.
Je mag consumpties en maaltijden ook onderbrengen in de vrije ruimte.
Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeelskosten op een rij en 5 manieren om te besparen.
Krijg grip op personeelskosten
Maaltijden als onderdeel van tijdelijke verblijfskosten zijn onbelast, zodat ze niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Dat is bijvoorbeeld het geval bij dienstreizen of zakelijke besprekingen met klanten buiten de vaste werkplek.
Dat geldt ook als de maaltijden een meer dan bijkomstig zakelijk karakter hebben. Daar is in ieder geval sprake van als een werknemer door zijn werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten, bijvoorbeeld door overwerk of koopavonden.
7. Is een personeelsfeest onbelast?
Bij een personeelsfeest is de locatie van het feest van belang. Als het op de werkplek plaatsvindt, dan zijn de verstrekte consumpties onbelast. Dat geldt ook als je werknemers van andere vestigingen, locaties of kantoren over de vloer hebt.
Daarnaast zijn feesten op een externe locatie bij een derde loon va de werknemer, zoals in een partycentrum. Uiteraard is het ook mogelijk om dit onder te brengen in de vrije ruimte.
8. Hoe zit het met de fiets van de zaak?
Een fiets van de zaak of fietsplan voor je personeel is binnen de werkkostenregeling nog steeds mogelijk. Het verschil is dat daarbij niet meer sprake is van een speciale fietsregeling.
Als je een fiets vergoedt of verstrekt, dan kun je dit voortaan fiscaal aantrekkelijk doen zolang deze vergoeding of verstrekking binnen de vrije ruimte past.
Eindheffing
Let op dat je niet buiten de vrije ruimte gaat. Dan kun je een forse eindheffing verwachten.
9. Kun je bedrijfsfitness blijven aanbieden?
Sommige werkgevers betalen hun personeel een vergoeding voor een sportschool in de buurt. Dit is binnen de werkkostenregeling loon van de werknemer, maar je kunt dit bedrag ook opnemen in de vrije ruimte.
Daarnaast kun je op de werkplek ook zelf een fitnesszaal inrichten. Dit is dan weer onbelast, maar dan mag het alleen gaan om conditie- of krachttraining. Andere faciliteiten zoals een sauna zijn loon van de werknemer, of je neemt het op in de vrije ruimte.
10. Wat staat werkgevers nog te doen?
Zijn alle wijzigingen door de werkkostenregeling al doorgevoerd binnen jouw bedrijf? Het is vooral van belang dat vergoedingen en verstrekkingen niet meer per werknemer worden bijgehouden. Ook moeten alle arbeidsvoorwaarden aangepast worden.
Werkkosten en personeelskosten
Geef je werknemers een eerlijke beloning voor hun goede werk. Daarmee toon je goed werkgeverschap. Vergoedingen kunnen een grote rol spelen bij het aantrekken en behouden van goede werknemers.
Maar je kunt niet meer geven dan je hebt. Zeker in de huidige arbeidsmarkt en met de toenemende inflatie zullen veel werknemers een salarisverhoging willen. Maar ook jouw kosten nemen toe. Hoe houd je de werkkosten en personeelskosten in de hand? Een paar belangrijke tips:
- Vergeet het vakantiegeld niet
Bovenop het salaris moet je 8% vakantiegeld betalen. Dit bedrag betaal je jaarlijks uit voor 1 juni of verspreid over het jaar. Als je dit niet doet, riskeer je ook een boete van de Arbeidsinspectie. - Werk met een kostprijs
Zorg dat je genoeg omzet draait om al je rekeningen te kunnen betalen. Reken de gestegen loonkosten door aan je klant. Om te weten hoeveel marge je moet overhouden per product of dienst, is het slim om de kostprijs te berekenen. Hoe pak je dat aan? Bekijk een voorbeeld uit de horeca: arbeidskosten per gerecht berekenen. - Voorkom onderbetaling
Onderbetaling wil je natuurlijk voorkomen. Je reputatie als goed werkgever kan daarmee flinke schade oplopen en dat heeft grote gevolgen voor je bedrijf. Je werknemers kunnen ook gedemotiveerd raken en dat kan tot vervelende arbeidsconflicten leiden. Houd je dus altijd aan het minimumloon. - Bereken de kosten van personeel
Je werknemer kost meer dan alleen zijn loon. Je betaalt bijvoorbeeld ook premies en loonbelasting per werknemer. Daarnaast kun je geld kwijt zijn aan allerlei werkmiddelen, secundaire arbeidsvoorwaarden en de nodige verzekeringen voor personeel.
Controle over je personeelskosten
Lees het gratis whitepaper 'Wat zijn de kosten van personeel?' en benut tips om te besparen van experts en ondernemers.
Voorkom onnodige personeelskosten
Hoe kun je slim besparen op je personeelskosten? Dat doe je bijvoorbeeld met de juiste verzekeringen voor personeel. Kijk goed wat de grootste risico's zijn binnen jouw bedrijf en bepaal welke verzekeringen je nodig hebt.
Een van de belangrijkste verzekeringen voor ondernemers met personeel is de verzuimverzekering. Daarmee krijg je compensatie voor de loonkosten tijdens ziekte. Vaak word je ook geholpen bij de verzuimbegeleiding en het voorkomen van verzuim.
Vraag aan een onafhankelijke verzekeringsadviseur wat de mogelijkheden zijn voor jouw bedrijf of vraag een offerte aan.
Meer vragen over werkkostenregeling en subsidies voor personeel
- Wat zijn de secundaire arbeidsvoorwaarden?Secundaire arbeidsvoorwaarden zijn de extra afspraken die je met je medewerker maakt over bijvoorbeeld de 13e maand, extra beloningen, personeelsverzekeringen, een auto van de zaak, et cetera. Ook vergoedingen en giften binnen de werkkostenregeling (WKR) kun je zien als secundaire arbeidsvoorwaarden. In een cao kunnen regels staan over dit soort arbeidsvoorwaarden.
- Waar kun je secundaire arbeidsvoorwaarden vastleggen?De belangrijkste voorwaarden leg je vast in het arbeidscontract. Voorwaarden die voor al je werknemers gelden en hetzelfde zijn, kun je opnemen in een personeelsreglement of -handboek. Verwijs naar dit document vanuit je arbeidscontracten.
- Wat is een subsidie?Een subsidie is een financiële bijdrage van de overheid. Bijvoorbeeld een bedrag dat wordt uitgekeerd door het UWV of een korting op de belasting die je betaalt als ondernemer. Het woord subsidie wordt niet vaak meer gebruikt. De overheid spreekt liever van 'voordelen', 'kortingen', 'dispensatie' of 'vrijstellingen' waar je als ondernemer gebruik van kunt maken.
- Welke subsidies voor personeel zijn er?Je kunt als werkgever gebruik maken van vier verschillende loonkostenvoordelen (LKV). Daarnaast kun je profiteren van het lage-inkomensvoordeel (LIV), proefplaatsing, loondispensatie Wajong, loonkostensubsidie en een subsidie voor aanpassing van de werkplek. Verder heb je nog belastingvoordelen, zoals de werkkostenregeling (WKR). Bekijk een overzicht van subsidies voor personeel.
- Wie betaalt de scholing van personeel?Verplichte scholing moet je als werkgever volledig vergoeden. Je mag bij ontslag de gemaakte kosten ook niet terugvragen. Verder kun je zelf afspraken maken met je werknemer over het (deels) vergoeden van opleidingskosten. Je werknemer kan voor zijn eigen kosten profiteren van het STAP-budget. Leg dit goed vast in het arbeidscontract.
Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienstverlening en beperk je risico's.
Ken jij de risico's al?
Gratis tips in je mailbox
