Fiets van de zaak
Fiets van de zaak

Fiets van de zaak, hoe werkt het?

Wil je je werknemers laten profiteren van de voordelen van een fiets van de zaak? Goed nieuws: met ingang van 2020 is dat een stuk makkelijker. Lees wat de regels zijn en welke opties je hebt.

Als goed werkgever probeer je je werknemers aan je bedrijf te binden met aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een dertiende maand, een leaseauto of een telefoon van de zaak.

De fiets van de zaak won de laatste jaren terrein als secundaire arbeidvoorwaarde, vooral door de stijgende populariteit van de elektrische fiets.

De overheid heeft de fiscale regels rond de fiets van de zaak sterk vereenvoudigd. Daardoor wordt het voor jouw werknemers een stuk makkelijker en overzichtelijker om een leasefiets te rijden. En jij bent af van een hoop administratieve rompslomp.

Regels fiets van de zaak

Het nieuwe fietsplan geldt voor alle soorten fietsen, dus ook voor e-bikes en speed pedelecs (fiets met geel kenteken). De basis is heel eenvoudig: als werkgever moet je op jaarbasis 7 procent van de waarde van de fiets optellen bij het loon van je werknemer. 

Loon in natura

Je werknemer mag de fiets van de zaak onbeperkt privé gebruiken. De Belastingdienst ziet dit voordeel als ‘loon in natura’. Daarom moet jij als werkgever loonheffingen inhouden over het bedrag van de bijtelling. De werknemer betaalt zo een vast bedrag van enkele euro’s per maand, namelijk de belasting die hij over de fietsbijtelling van 7 procent moet betalen. 

Bijtelling betalen

De fietsregeling lijkt dus sterk op die voor de auto van de zaak. Een verschil is wel dat de werknemer altijd de bijtelling moet betalen. Ook als hij ervoor kiest de fiets alleen zakelijk (woon-werkverkeer) te gebruiken.

Je mag ook met je werknemer afspreken dat jij de bijtelling voor je rekening neemt. Dat kan door gebruik te maken van de vrije ruimte in de werkkostenregeling. Je moet de bijtelling dan als eindheffingsloon aanwijzen. In dat geval hoeft je werknemer helemaal geen belasting te betalen. 

Rekenvoorbeeld leasefiets

Stel, je hebt een administratiekantoor in de zakelijke dienstverlening. Door de groei van je bedrijf kan je kantoor­personeel amper nog de auto kwijt op de te kleine parkeerplaats.

Je biedt je werknemers daarom een leasefiets aan, een degelijke e-bike met middenmotor. Hoeveel zij hiervoor gaan betalen, zie je in de tabel. 

Bruto jaarsalaris

€ 35.000

Kosten e-bike

€ 2.000

Jaarlijkse bijtelling (7%)

€ 140

Belasting per jaar (37,35%)

€ 52

Kosten per maand

€ 4,35

Jij als werkgever betaalt een hoger bedrag per maand. Bij een e-bike van 2.000 euro met een servicepakket van bijvoorbeeld 300 euro betaal je 2.300 euro. Maar je krijgt een belastingvoordeel van 130 euro (21% btw-teruggave van maximaal 749 euro van de waarde van de e-bike).

Je betaalt dus 2.170 euro. Met een leasecontract van drie jaar komt dat neer op zo’n 60 euro per maand. De totale maandelijkse kosten voor de e-bike, inclusief die voor je werknemer, bedragen dus zo’n 65 euro per maand.

Je mag je werknemers vragen om een maandelijkse eigen bijdrage in de kosten. Dit bedrag moet je dan aftrekken van de 7 procent bijtelling. Je werknemers zien dat terug op hun loonstrook.

Voordelen fiets van de zaak

Wat zijn de voordelen van een fiets van de zaak?

kosten personeel

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Voordelen voor de werkgever

Als werkgever profiteer je op verschillende manieren van een leasefietsplan:

  • Je werknemers blijven fit. Dit kan zorgen voor minder ziekte­verzuim.
  • Je draagt bij aan een schoner milieu. Voor veel bedrijven is dat tegenwoordig een belangrijke doelstelling. 
  • Met een leaseplan ben je verzekerd van service en onderhoud van de fietsen. De servicecontracten verschillen per aanbieder, maar allemaal bieden ze geregeld onderhoud en hulp bij pech onderweg aan.
  • Ook financieel is het aantrekkelijk. Je betaalt een leasebedrag per maand, dus je hoeft het aanschafbedrag voor de fietsen niet in één keer op te brengen. En een leasefiets is een voordelig alternatief voor de veel duurdere leaseauto.

Voordelen voor de werknemer

Het grote voordeel voor je werknemer is dat hij voor heel weinig geld een (elektrische) fiets krijgt die hij ook privé mag gebruiken. Dat privégebruik is onbeperkt: fietstochten, boodschappen doen, de kinderen naar school brengen, het mag allemaal.

Ook heeft hij geen omkijken naar zijn fiets. Alle onderhoudsbeurten en reparaties komen voor rekening van het leasebedrijf. 

Nadeel voor de werknemer

Een nadeel voor de werknemer kan zijn dat hij bepaalde reiskostenvergoedingen kwijtraakt, bijvoorbeeld de vaste kilometervergoeding voor woon-werkverkeer. Dat is afhankelijk van wat jij met hem hierover afspreekt.

Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een vergoeding te betalen over de gefietste kilometers. Je werknemer betaalt hier dan wel belasting over.

Maak goede afspraken met je werknemer over het gebruik van de fiets van de zaak. Wat doe je bijvoorbeeld als het regent en je werknemer komt met de auto of het openbaar vervoer naar zijn werk komt? Vergoed je dat wel of niet? Leg dergelijke afspraken duidelijk vast.

Andere opties voor de fiets van de zaak

Hierboven ging het over de leasefiets. Maar naast de leaseconstructie zijn er nog een paar andere manieren waarop je je werknemers een fiets van de zaak kunt geven.

1. Ter beschikking stellen

Bij deze variant koop jij als werkgever een fiets, die je vervolgens ter beschikking stelt aan je werknemer. Jij bent dus de eigenaar van de fiets. Daarom mag je 21 procent btw aftrekken tot een aanschafprijs van 749 euro. Ook hier is je voordeel dus 130 euro.

Je werknemer mag de fiets onbeperkt privé gebruiken. Net als bij de leasevariant krijgt hij 7 procent bijtelling. Deze wordt berekend over de consumentadviesprijs van de fiets en eventuele bijkomende accessoires (inclusief btw).

Aanschafkosten

Het nadeel is dat je de aanschafkosten voor een fiets van de zaak in een keer moet ophoesten. Het voordeel is dat je qua kosten voor onderhoud en service waarschijnlijk iets goedkoper uit bent dan met een leasecontract. Het is gebruikelijk dat de werkgever deze kosten betaalt, maar het staat je vrij om hierover andere afspraken te maken met je werknemers.

2. Verstrekken

Verstrekken wil zeggen dat je een fiets van de zaak bekostigt vanuit de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Voor de werknemer is dit aantrekkelijk, omdat de kosten van de fiets zo niet belast worden met loonheffing.

Een ander voordeel voor de werknemer is dat je hem behalve een fiets van de zaak ook een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal 19 cent per kilometer mag geven.

In dit scenario wordt de werknemer eigenaar van de fiets. Dit betekent dat jij als werkgever de btw van de fiets niet kunt aftrekken.

Houd goed in de gaten of de vrije ruimte van de werkkostenregeling niet al benut wordt door andere vergoedingen aan werknemers.

Als het bedrag boven de vrije ruimte komt, kost dat je veel geld. Je betaalt dan namelijk 80 procent eindheffing. Dreigt dit te gebeuren, tel dan de waarde van de fiets alsnog op bij het belastbare loon. In dat geval betaalt een werknemer wel loonheffing.

3. Vergoeden

Deze optie lijkt wat betreft de uitwerking als twee druppels water op de verstrekkingsvariant (punt 2). Het enige verschil is dat de werknemer de fiets nu eerst zelf aanschaft en jij hem daarna geheel of gedeeltelijk vergoedt. 

4. Met een renteloze lening

Je kunt een fiets van de zaak ook via een lening mogelijk maken. Dat werkt als volgt:

  1. Jij geeft je werknemer een renteloze lening. 
  2. Hij gebruikt deze lening om een fiets aan te schaffen.
  3. Hij betaalt de lening terug vanuit de onbelaste kilometervergoeding die hij ontvangt.

De kilometervergoeding valt onder de gerichte vrijstellingen in de werkkostenregeling en heeft dus geen invloed op de vrije ruimte. Ook de lening valt buiten de vrije ruimte, omdat de werknemer deze moet terugbetalen.

Nihilwaardering

Dankzij de nihilwaardering van het rentevoordeel van de werknemer (die geen rente hoeft te betalen), blijven zo de lening en de fiets zelf onbelast.

Ook in dit scenario wordt de werknemer eigenaar van de fiets. Dit betekent dat jij als werkgever de btw van de fiets niet kunt aftrekken.

Reglement fiets van de zaak

Welke vorm je ook kiest voor een fiets van de zaak, het is altijd raadzaam om een reglement met duidelijke regels en voorwaarden op te stellen. Neem daarin bijvoorbeeld op:

  • bij wie het economische belang ligt 
  • of er een eigen bijdrage geldt
  • wie opdraait voor eventuele schade aan de fiets
  • wie de kosten van het onderhoud moet betalen
  • hoe lang de periode van lease of terbeschikkingstelling duurt
  • wat er met de fiets gebeurt als een werknemer uit dienst gaat

Ondernemer wil groeien met personeel

Groeien met personeel?

Samen met personeel werk je aan de groei van je bedrijf. Wil je weten wat daarbij in de weg kan staan? Een adviseur brengt het voor je in kaart.

Meest gelezen

Whitepapers en online tests