Waar moet een loonstrook aan voldoen?

Loonstrook verplicht

Een loonstrook maakt duidelijk wat een werknemer in een bepaalde periode heeft verdiend. Hij kan hiermee controleren of het uitbetaalde salaris klopt.

De overheid stelt daarom allerlei eisen aan de salarisspecificatie. Die gaan zowel over de inhoud van de loonstrook als het moment waarop je deze verstrekt.

Een loonstrook wordt ook wel een salarisstrook of salarisspecificatie genoemd.

Wanneer moet je een loonstrook geven?

Zo ben je in ieder geval verplicht om bij de eerste loonbetaling een loonstrookje te geven aan een werknemer. Daarna moet je een loonstrookje geven als een loonbetaling afwijkt van de vorige loonbetaling.

In de praktijk geven veel bedrijven elke maand een salarisspecificatie aan hun werknemers. Dat is een mooie service. Je kunt het zien als een onderdeel van goed werkgeverschap.

Verplichte gegevens loonstrook 

Wat zet je precies op een loonstrookje? Volgens de Belastingdienst moet je een aantal gegevens verplicht vermelden.

Eisen loonstrook 2022

• je naam en de naam van de werknemer
• het brutoloon in geld
• de samenstelling van het brutoloon of nettoloon, bijvoorbeeld basisloon, garantieloon, prestatiebeloning, provisie, overwerkgeld, toeslagen, premies, gratificaties en opnamen uit het levenslooptegoed
• de bedragen die je op het loon hebt ingehouden, zoals de inhouding van de pensioenpremie of bijdragen voor bedrijfschappen, de werknemersbijdrage voor het privégebruik auto, de loonbelasting/premie volks­verzekeringen, de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw en loonbeslag
• het aantal uren dat de werknemer werkt op basis van de arbeids­overeenkomst
• de periode waarover je het loon hebt betaald oftewel het loontijdvak
• de periode waarover je de vakantiebijslag hebt betaald
• het wettelijke minimumloon dat voor de werknemer geldt
• als je de loonstrook ook als jaaropgaaf gebruikt: de verplichte gegevens van de jaaropgaaf

Aanvullende gegevens loonstrookje

Naast bovenstaande verplichte gegevens kun je ook de volgende gegevens vermelden:

• het nummer inkomstenverhouding dat je voor deze inkomstenverhouding gebruikt
• het loon voor de werknemers­verzekeringen (SV-loon)
• het aantal verloonde uren
• de werknemers­verzekeringen waarvoor de werknemer is verzekerd
• het belastbare loon
• de tabel die van toepassing is voor de loonbelasting/premie volks­verzekeringen
• of je de loonheffingskorting zoals bedoeld in de loonstaat hebt toegepast
• of je de jonggehandicaptenkorting hebt toegepast
• of, en zo ja, hoeveel levensloopverlofkorting je hebt toegepast
• het loon voor de Zvw
• de verrekende arbeidskorting

Let op: Je mag het burgerservicenummer (BSN) van je werknemer niet meer vermelden op de salarisstrook.

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

Digitale loonstrook

Het is ook mogelijk om een digitale loonstrook te geven. Dit kan echter niet zomaar. Je werknemer moet hier namelijk uitdrukkelijk mee instemmen.

Als hij liever een papieren loonstrookje ontvangt, dan moet je hem dus in deze vorm blijven geven. Daarnaast moet hij de digitale loonstrook kunnen opslaan. Op die manier kan hij de gegevens ook op een later moment bekijken, zelfs als hij uit dienst is.

Loonstrookje online

De meeste bedrijven in Nederland maken gebruik van (online) software om hun loonstroken te maken. Dit gaat grotendeels automatisch en bespaart je veel rekenwerk.

Er zijn steeds meer online oplossingen waarbij je werknemers toegang geeft tot een portal (een beveiligde online omgeving) via een app of een website. Daar kunnen je werknemers hun persoonlijke salarisstroken inzien en downloaden.

Kijk of je in dezelfde omgeving ook de urenregistratie, verlofregistratie en verzuim­registratie kunt toevoegen. Dan hebben jij en je werknemers inzicht in veel relevante informatie op één plek.

Voorbeeld loonstrook

Voor de loonstrook bestaat geen verplicht model. Je kunt dus gebruikmaken van een eigen format, bijvoorbeeld dat van je administratiekantoor.

Als je de loonadministratie zelf doet, zorgt je salarissoftwarepakket voor de loonstroken. Op de website van Loon.nl vind je een handig voorbeeld van een loonstrook met een uitleg per onderdeel.

Voorbeeld jaaropgave

Aan het einde van een jaar moet je een jaaropgave versturen aan je werknemers. Dit kun je combineren met de salarisstrook van december. Op de jaaropgave staan een aantal extra gegevens.

Op de website van de Belastingdienst staat een handig model jaaropgaaf. Je bent niet verplicht om dit model te gebruiken, maar het is wel een mooi voorbeeld voor de opbouw van jouw volledige jaaropgave of salarisstrook.

Loonstrook bij eindafrekening

Als een werknemer uit dienst gaat, moet je een eindafrekening maken. Dit kun je doen in combinatie met de laatste loonstrook. Je moet dan alle openstaande posten verrekenen, waaronder de resterende vakantiedagen en opgebouwde vakantiebijslag. Lees meer over het maken van de eindafrekening.

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Ga voor zekerheid

Vragen over loonstrook

• Wanneer moet je een loonstrook geven?Het verstrekken van een loonstrook is wettelijk verplicht. Als werkgever krijg je met deze verplichting te maken vanaf je aanmelding als werkgever bij de Belastingdienst. Je moet in ieder geval een salarisstrook geven rondom de eerste loonbetaling. Daarna moet je een loonstrookje geven als het loon of de loonheffingen afwijken van de vorige betaling.
• Welke loonheffingen moet je toepassen?Er zijn een aantal loonheffingen waar je rekening mee moet houden. Namelijk: Loonbelasting en premie volks­verzekeringen, premies werknemers­verzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorg­verzekeringswet. Je moet de ingehouden bedragen duidelijk vermelden op de loonstrook.
• Wanneer krijgt iemand loonheffingskorting?Alle werknemers in Nederland hebben recht op loonheffingskorting. Met een formulier loonheffingskorting kan een werknemer zelf de korting aanvragen. Daarna kun je de korting toepassen op de loonheffingen die je aftrekt van zijn brutoloon. Zo houdt je werknemer meer nettoloon over.
• Wat is het verschil tussen bruto en netto loon?Het verschil tussen bruto en netto loon is eenvoudig te berekenen. Je berekent het nettoloon door de loonheffingen, premies en vergoedingen af te trekken van het brutoloon. Je kunt online rekentools en software gebruiken om tot een goede berekening te komen.
• Hoe kun je besparen op loonkosten?Er zijn slimme manieren om te besparen op loonkosten. Maak bijvoorbeeld gebruik van subsidies, werk met prestatieloon en beperk onnodige personeels­kosten met de juiste verzekeringen. Lees meer over slim besparen in het gratis whitepaper over personeels­kosten.