Welke risico’s loop ik?

Verzekeringen whitepaper ondernemer

Ontdek het in de whitepaper over risico's en verzekeringen, inclusief een handige risico-checklist

Loonbelastingverklaring formulier loonbelasting
Loonbelastingverklaring formulier loonbelasting

Loonbelastingverklaring, wat en hoe?

Nieuwe werknemers moeten een loonbelastingverklaring invullen. Wat is dat, waar heb je zo’n verklaring voor nodig en hoe vraag je hem aan?

Neem je een nieuwe werknemer in dienst? Dan ben je wettelijk verplicht een aantal gegevens bij hem op te vragen die nodig zijn voor het inhouden van de wettelijke loonheffingen.

Onder loonheffingen vallen de loonbelasting, premie volks­verzekeringen, premie werknemers­verzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorg­verzekeringswet.

Formulier loonbelastingverklaring

Het is gebruikelijk om de benodigde gegevens bij je werknemer op te vragen via een speciaal formulier van de Belastingdienst.

De officiële benaming voor dit formulier is ‘Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’. Maar in de volksmond staat het ook bekend als de ‘loonbelastingverklaring’.

Wat is een loonbelastingverklaring?

De loonbelastingverklaring is een heel eenvoudig formulier. Je nieuwe werknemer hoeft slechts drie vragen te beantwoorden:

  • Bij vraag 1 moet hij zijn persoonlijke gegevens invullen: naam, adres en woonplaats, geboortedatum, BSN-nummer en telefoonnummer.
  • Bij vraag 2 moet hij aangeven of hij wil dat jij als werkgever rekening houdt met de wettelijke loonheffingskorting. En zo ja, vanaf welke datum.
  • Bij vraag 3 moet je werknemer het formulier voorzien van de datum en zijn handtekening.

Eigen model gebruiken

Sinds 1 januari 2007 ben je als werkgever niet meer verplicht het formulier van de Belastingdienst te gebruiken. Je mag ook een eigen model gebruiken, zolang je de vereiste werknemers­gegevens maar vastlegt.

kosten personeel

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

In de praktijk blijkt echter dat veel bedrijven het formulier van de Belastingdienst zijn blijven gebruiken.

Loonbelastingverklaring, wanneer?

Je moet de bovenstaande gegevens bij een nieuwe werknemer opvragen voordat hij bij jou in dienst treedt. Uiterlijk één dag voor zijn eerste werkdag moet je over de benodigde informatie beschikken.

Geldig identiteitsbewijs

Tegelijk met de loonbelastingverklaring moet de werknemer een kopie van een geldig identiteitsbewijs bij je inleveren. Je bent namelijk verplicht zijn identiteit vast te stellen.

Ook moet je controleren of de gegevens op de loonbelastingverklaring overeenkomen met die op het identiteitsbewijs.

Loonbelastingverklaring, hoe werkt dat?

Het opvragen, verwerken en bewaren van de gegevens van je toekomstige werknemer is heel eenvoudig.

Er zijn maar een paar stappen nodig.

  1. Download het Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen  van de website van de Belastingdienst.
  2. Stuur het formulier naar je werknemer met het verzoek dit in te vullen en te ondertekenen. Vraag hem om het terug te sturen voordat zijn arbeidscontract ingaat en laat hem een kopie van een geldig identiteitsbewijs meesturen.
  3. Controleer de identiteit van de werknemer en ga na of alle gegevens juist zijn ingevuld.
  4. Bewaar de ingevulde loonbelastingverklaring bij de salarisadministratie.

Digitaal afhandelen

De Belastingdienst staat toe dat je deze administratieve verplichting digitaal afhandelt.

Je kunt het formulier dus zowel op papier als digitaal aan je werknemer versturen. Hij mag het zelfs digitaal ondertekenen, zolang hij maar een wettelijk erkende elektronische handtekening gebruikt.

Klein bedrijf

Heb je een klein bedrijf met minder dan tien werknemers? Dan moet je de loonbelastingverklaringen van je werknemers opsturen naar de Belastingdienst om te laten controleren.

Loonbelastingverklaring niet of verkeerd ingevuld, wat nu?

Aan de hand van de ingevulde loonbelastingverklaring kun jij vaststellen welke loonheffingen en welke loonheffingskortingen je moet toepassen op het loon van je nieuwe werknemer.

Voorwaarde is wel dat je werknemer de verklaring correct en naar waarheid heeft ingevuld.

Anoniementarief

Het komt voor dat werknemers onjuiste gegevens verstrekken of de loonbelastingverklaring helemaal niet terugsturen. Het is dan niet mogelijk de juiste heffingen en kortingen te berekenen. In zo’n geval moet je het zogeheten anoniementarief toepassen.

Dit betekent dat je op het salaris van je werknemer 52 procent loonbelasting en premie volks­verzekeringen moet inhouden. Dit is het hoogste belastingtarief.

Bovendien moet je de premies werknemers­verzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorg­verzekeringswet dan berekenen over het gehele loon. Het anoniementarief is ook van toepassing als je werknemer zich niet legitimeert.

beroepsaansprakelijkheid regelen

Regel je bedrijfs­aansprakelijk­heid

Hoe zorgvuldig je ook werkt, werknemers kunnen een ongeval krijgen of maken fouten. Deze verzekering dekt schade aan personen en zaken.

beroepsaansprakelijkheid regelen

Regel je bedrijfs­aansprakelijk­heid

Hoe zorgvuldig je ook werkt, werknemers kunnen een ongeval krijgen of maken fouten. Deze verzekering dekt schade aan personen en zaken.

Meest gelezen

Whitepapers en online tests