Loonbelasting werkgever, zo werkt het

Als je personeel in dienst neemt, krijg je te maken met allerlei kosten. Je betaalt niet alleen loon en vakantiegeld, maar ook belastingen en premies. Waar moet je rekening mee houden?

Loonbelasting werkgever

Op het moment dat je loon gaat uitbetalen, moet je bepaalde loonheffingen inhouden op het loon van je werknemer. Daarna betaal je deze heffingen aan de Belastingdienst via je reguliere aangifte als ondernemer.

Waarom moet je loonbelasting betalen?

Het is je plicht als werkgever om loonbelasting in te houden en af te dragen. In feite is loonbelasting een voorheffing op de inkomstenbelasting van je werknemer. Jij betaalt de belasting dus alvast namens hem. Dit is zo geregeld zodat je werknemer bij zijn jaarlijkse belastingaangifte niet in één keer duizenden euro's moet betalen.

Indirect betaalt je werknemer dus de loonbelasting, maar jij moet dit als werkgever afdragen.

Definitie loonbelasting

Er is weleens verwarring over de term loonbelasting. Vaak wordt loonbelasting gebruikt voor alle loonheffingen bij elkaar: de totale belasting die je betaalt over het loon van een werknemer. Maar in feite is het andersom. Loonbelasting is een onderdeel van de loonheffingen.

Overzicht loonheffingen werkgever

Naast loonbelasting betaal je nog een aantal andere loonheffingen. Alle loonheffingen op een rij:

1. Loonbelasting en premie volks­verzekeringen
2. premies werknemers­verzekeringen en
3. inkomensafhankelijke bijdrage Zorg­verzekeringswet

In Nederland zijn deze drie loonheffingen verplicht en als werkgever draag jij de premies af aan de Belastingdienst.

1. Volks­verzekeringen

Wie werk heeft, betaalt een premie voor de volks­verzekeringen. Mensen die geen inkomen hebben, hoeven geen premie te betalen en zijn wel verzekerd.

2. Werknemers­verzekeringen

Werknemers­verzekeringen beschermen werknemers tegen inkomensverlies. Denk aan de WW. Als je werknemer bijvoorbeeld werkloos wordt, kan hij terugvallen op deze sociale verzekeringen en ontvangt hij een inkomen via de WW.

3. Inkomensafhankelijke bijdrage Zorg­verzekeringswet (Zvw)

Per werknemer draag je elk loontijdvak een vast percentage van het belastbare inkomen af als inkomensafhankelijke bijdrage Zvw. Dit percentage wordt door de overheid vastgesteld en kan ieder jaar iets verschillen.

Deze bijdrage geldt alleen voor mensen met een inkomen. Dat kan een loon in loondienst zijn, maar ook winst uit onderneming of een WW-uitkering.

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

Aanmelding loonheffingen werkgever

Als je personeel in dienst neemt, moet je dit melden bij de Belastingdienst. Daarvoor gebruik je het formulier Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever. 

Daarnaast heb je per werknemer een aantal gegevens nodig voor het inhouden van de loonheffingen. Je gebruikt daarvoor het formulier 'Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen', ook wel loonbelastingverklaring genoemd.

Loonbelasting berekenen

De loonbelasting kun je berekenen aan de hand van de laatste belastingtarieven. De loonbelasting en premie volks­verzekeringen die je moet inhouden, is gebaseerd op het schijventarief voor de inkomstenbelasting. De tarieven en schijven kunnen ieder jaar veranderen.

Loonbelasting 2024

Via de website van de Belastingdienst kun je de loonbelastingtabellen bekijken van dit jaar en de afgelopen vijf jaar. In de tabel kun je aan de hand van het loon en de leeftijd van je werknemer zien hoeveel loonbelasting je moet inhouden en afdragen in 2024.

Arbeidskorting toepassen

In de loonbelastingtabel zie je ook de arbeidskorting die wordt verrekend. Deze korting is afhankelijk van de leeftijd en het loon van je werknemer. 

Hoeveel korting krijgen jouw werknemers? Lees meer over arbeidskorting berekenen.

Loonheffingen berekenen

Het is niet eenvoudig om de loonheffingen zelf te berekenen. Veel bedrijven laten dit dan ook over aan een administratiekantoor of ze gebruiken salarissoftware om dit automatisch te berekenen.

Toch is het nuttig om te weten welke loonheffingen er zijn en op basis van welk bedrag (grondslag) ze worden berekend. Je leest er meer over in het artikel ‘Wat je moet weten over loonheffingen’.

De Belastingdienst geeft ieder jaar een Handboek Loonheffingen uit met alle stappen, tarieven en tabellen. Zorg dat je de juiste versie gebruikt voor je aangifte.

Loonadministratie uitbesteden?

Je kunt ervoor kiezen de loonadministratie zelf te doen of uit te besteden. Veel ondernemers en administratiekantoren gebruiken een boekhoudprogramma waarin de loonbelasting automatisch wordt berekend.

Zorg ervoor dat de (online) software de meest recente rekenregels en tarieven hanteert. Als werkgever ben je zelf eindverantwoordelijk voor een goede afdracht van de loonbelasting.

Lilian Budding, horecaondernemer: "Onze boekhouder maakt de loonstrookjes. Ik heb zelf geen idee hoeveel ik moet afdragen aan loonheffingen. Dat wordt automatisch berekend in ons boekhoudpakket. Daardoor kan ik me focussen op het restaurant".

Bekijk een handig stappenplan voor je loonadministratie.

Besparen op loonbelasting

Je kunt op een aantal manieren besparen op de loonbelasting of slim gebruikmaken van fiscale mogelijkheden om werknemers belastingvrij te belonen. Bijvoorbeeld via de werkkostenregeling en subsidies.

Werkkostenregeling

Over veel uitgaven die je doet vanwege je personeel, hoef je geen loonbelasting te betalen. Het gaat dan om vergoedingen aan werknemers, cadeaus en investeringen in werkmiddelen. Deze kosten vallen onder de werkkostenregeling (WKR).

Aftrekposten loonbelasting

Voor bepaalde werknemers, zoals ouderen en arbeidsgehandicapten, kun je een subsidie of loonkostenvoordeel krijgen. Dit zijn meestal aftrekposten voor de loonbelasting. Daarmee kun je flink wat geld besparen via je aangiftes en zo je totale personeels­kosten omlaag brengen.

Welke subsidies zijn er precies? Lees er meer over in het overzicht van subsidies voor personeel. 

Loonheffingskorting toepassen

Je werknemer heeft recht op loonheffingskorting. Dit is een korting op alle loonheffingen die jij namens je werknemer afdraagt aan de Belastingdienst. Doordat jij de loonheffingskorting toepast, houdt je werknemer direct meer nettoloon over.

Formulier loonheffingskorting

De wet zegt dat een werknemer zelf een verzoek tot loonheffingskorting bij zijn werkgever in moet dienen. Hiervoor kan hij het aanvraagformulier ‘Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ gebruiken.

Je werknemer kan dit formulier zelf downloaden van de website van de Belastingdienst. Maar vaak is het zo dat hij zijn verzoek bij jou indient en dat jij hem het formulier toestuurt.

Regel de loonheffingskorting voor je nieuwe werknemer. Dit wordt gewaardeerd. Je kunt het zien als een onderdeel van goed werkgeverschap.

Test: Klaar voor personeel?

Test jezelf en je bedrijf. Beantwoord tien vragen met ja of nee en zie direct of je klaar bent voor (meer) personeel.

Start de test

Vragen over loonbelasting werkgever

• Wat is loonbelasting?

  Loonbelasting is een verplichte belasting over het loon van je werknemer. Het is één van de loonheffingen die standaard worden ingehouden op het loon van een werknemer.

• Wie betaalt de loonbelasting?

  Jij als werkgever betaalt de loonbelasting van je personeel aan de Belastingdienst. De loonbelasting en premies gaan af van het brutoloon van je werknemers. Zij houden een nettoloon over. In feite draait iedere werknemer dus zelf op voor de loonbelasting.

• Welke loonheffingen zijn er nog meer?

  De loonbelasting wordt samen met de premie volks­verzekeringen berekend. Daarnaast heb je nog premies werknemers­verzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorg­verzekeringswet. Samen vormen ze de verplichte loonheffingen.

• Wanneer krijgt iemand loonheffingskorting?

  Alle werknemers in Nederland hebben recht op loonheffingskorting. Met een formulier loonheffingskorting kan een werknemer zelf de korting aanvragen. Daarna kun je de korting toepassen op de loonheffingen die je aftrekt van zijn brutoloon. Zo houdt je werknemer meer nettoloon over.

• Hoe kun je besparen op loonbelasting?

  Er zijn bepaalde subsidies voor personeel waardoor je minder loonbelasting betaalt. Dit worden loonkostenvoordelen genoemd, voorheen beter bekend als premiekorting of afdrachtvermindering. Er zijn vier soorten loonkostenvoordelen voor ondernemers met personeel.

• Welke personeels­kosten zijn er nog meer in 2024?

  Goed personeel is heel kostbaar voor jou als ondernemer. Het is misschien wel de belangrijkste investering die je zult doen. Met een goed team van gemotiveerde werknemers kun je je bedrijf laten groeien. Maar wat kost dat in 2024? Bekijk een handig overzicht van personeels­kosten.