Loonbelastingverklaring: alles over de opgaaf gegevens voor de loonheffingen

Wat is de loonbelastingverklaring?

De loonbelastingverklaring is een formulier waarmee een werknemer gegevens aan jou verstrekt die noodzakelijk zijn voor de inhouding van de loonbelasting en premies volks­verzekeringen. In de volksmond noemen we dit de loonbelastingverklaring, maar de officiële benaming van de Belastingdienst is 'Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen'.

Op dit formulier vult de werknemer zijn of haar persoonlijke gegevens in, zoals naam, adres, woonplaats en het burgerservicenummer (BSN). Het formulier vormt de basis voor een correcte loonstrook. Als werkgever ben je verplicht om het officiële model van de Belastingdienst te gebruiken, of een eigen formulier dat exact dezelfde vragen en gegevens bevat. Je mag dus niet zomaar zelf een vragenlijstje opstellen. Indien je eigen formulier onvolledig is, is de opgaaf niet rechtsgeldig voor de fiscus. Daarom kiezen de meeste ondernemers ervoor om het formulier van de Belastingdienst te gebruiken.

Klein bedrijf

Heb je een klein bedrijf met minder dan tien werknemers? Dan moet je de loonbelastingverklaringen van je werknemers opsturen naar de Belastingdienst om te laten controleren.

De keuze voor loonheffingskorting

Het belangrijkste inhoudelijke onderdeel van de opgaaf is de keuze voor de loonheffingskorting. Dit is een korting op de loonbelasting en premie volks­verzekeringen. Iedere inwoner van Nederland heeft recht op deze korting, waardoor men netto meer salaris overhoudt. Er geldt echter een strikte regel: de loonheffingskorting mag maar bij één werkgever of uitkeringsinstantie tegelijk worden toegepast.

Heeft je nieuwe werknemer meerdere banen of ontvangt hij naast het salaris ook een uitkering? Dan moet hij kiezen waar hij de korting laat toepassen. Doorgaans is dit het slimst bij de werkgever waar het inkomen het hoogst is, omdat dit het meeste fiscale voordeel oplevert. Past de werknemer de korting bij meerdere werkgevers tegelijk toe, dan ontvangt hij te veel korting en volgt er later een vervelende naheffing bij de inkomstenbelasting.

Jouw rol als werkgever is hierin passief maar strikt: je volgt de keuze die de werknemer op het formulier heeft aangekruist (Ja of Nee). Vinkt de werknemer niets aan? Dan mag je de korting niet toepassen. Je mag de werknemer wel informeren over de werking, maar je mag niet voor hem of haar kiezen.

Loonheffingen bestaan uit:

• loonbelasting
• premie volks­verzekeringen
• premie werknemers­verzekeringen
• inkomensafhankelijke bijdrage Zorg­verzekeringswet

Wanneer moet je de gegevens hebben?

Over de deadline voor het inleveren van de loonbelastingverklaring bestaan veel misverstanden in ondernemersland. Jarenlang werd gedacht dat dit formulier fysiek ondertekend in het dossier moest zitten op de allereerste werkdag, nog voordat de werknemer aan de slag ging. De regels zijn echter genuanceerder en richten zich vooral op het moment van verlonen.

De huidige richtlijn is als volgt: Zorg dat je de gegevens uiterlijk bij indiensttreding en in elk geval vóór de eerste loonbetaling hebt; zonder opgaaf pas je het anoniementarief toe en mag je de loonheffingskorting niet toepassen. Hoewel de harde eis van 'de eerste werkdag' dus wellicht te streng werd geïnterpreteerd, is het voor jouw administratie wel het veiligst om dit zo snel mogelijk te regelen. 

Het advies is om het formulier direct met het arbeidscontract mee te sturen. Zo heb je de gegevens binnen voordat de eerste salarisrun gedraaid wordt. Heb je de gegevens niet compleet op het moment dat je het salaris gaat uitbetalen? Dan ben je wettelijk verplicht maatregelen te nemen die financieel nadelig zijn voor de werknemer.

Het anoniementarief: als gegevens ontbreken

De consequenties van een ontbrekende of onvolledige loonbelastingverklaring zijn groot. Als je vóór de eerste loonbetaling geen ingevulde en ondertekende opgaaf hebt ontvangen, of als de werknemer weigert zijn gegevens (zoals het BSN) te verstrekken, moet je het anoniementarief toepassen. Dit geldt ook als je de identiteit van de werknemer nog niet hebt kunnen vaststellen.

Het anoniementarief is een straftarief van 52% voor de loonbelasting en premie volks­verzekeringen. Dit is het hoogste belastingtarief in Nederland. Daarnaast mag je bij toepassing van dit tarief geen rekening houden met de loonheffingskorting en mag je het maximumpremieloon voor de werknemers­verzekeringen niet toepassen. Dit betekent dat de werknemer over het gehele loon premies betaalt, zonder aftopping.

Het resultaat is dat de werknemer netto aanzienlijk minder overhoudt dan verwacht. Dit leidt vaak tot onbegrip en frustratie bij de werknemer, hoewel de oorzaak (het niet tijdig inleveren van het formulier) bij de werknemer zelf ligt. Zodra de werknemer de gegevens alsnog correct aanlevert, mag je vanaf dat moment het reguliere tarief toepassen. Let op: je mag het anoniementarief meestal niet met terugwerkende kracht corrigeren in de loonadministratie. De werknemer kan de te veel betaalde belasting pas terugvragen bij de aangifte inkomstenbelasting in het volgende jaar.

Identificatieplicht en de verhouding tot de opgaaf

Naast het invullen van de 'Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen', moet je als werkgever de identiteit van de werknemer vaststellen. Dit is de verificatieplicht. Je moet een geldig origineel identiteitsbewijs (geen rijbewijs) controleren op echtheid en geldigheid. Vervolgens moet je een kopie van dit identiteitsbewijs in je loonadministratie bewaren.

De gegevens op de loonbelastingverklaring moeten overeenkomen met het identiteitsbewijs. Controleer dus altijd of de naam en het BSN die de werknemer heeft ingevuld, matchen met het paspoort of de ID-kaart. Als hier een discrepantie in zit, is de opgaaf niet geldig en loop je alsnog het risico dat je het anoniementarief moet toepassen of een boete krijgt bij een controle.

Bewaarplicht van de verklaring

Als de werknemer uit dienst gaat, mag je de gegevens niet direct vernietigen. Voor de loonbelastingverklaring en de kopie van het identiteitsbewijs geldt een bewaarplicht. Je moet deze documenten bewaren tot ten minste 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd. Als een werknemer bijvoorbeeld in maart 2026 uit dienst gaat, moet je de gegevens bewaren tot en met 31 december 2031.

Wijzigingen tijdens het dienstverband

De loonbelastingverklaring is niet per definitie een eenmalig document. De situatie van een werknemer kan veranderen. Stel dat een werknemer eerst fulltime bij jou werkte en de loonheffingskorting toepaste, maar nu minder gaat werken en elders een baan aanneemt waar hij meer gaat verdienen. Hij kan er dan voor kiezen om de loonheffingskorting bij jou stop te zetten.

In dat geval moet de werknemer een nieuwe 'Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen' invullen en ondertekenen. De nieuwe datum van ingang wordt hierop vermeld. Jij verwerkt deze wijziging vervolgens in de eerstvolgende loonbetaling. Oude verklaringen bewaar je in het dossier; je vervangt ze niet, maar voegt de nieuwe toe.

Veelgemaakte fouten om te vermijden

Om problemen met de Belastingdienst te voorkomen, is het goed om alert te zijn op deze veelgemaakte fouten:

1. Zelf invullen: Vul het formulier nooit zelf in voor de werknemer. De werknemer moet dit persoonlijk doen en ondertekenen.

2. Datumfouten: De ingangsdatum van de loonheffingskorting mag niet in het verleden liggen. Je kunt geen korting toepassen over salaris dat al uitbetaald is.

3. Rijbewijs als ID: Voor de loonadministratie geldt een rijbewijs niet als geldig identiteitsbewijs om de nationaliteit vast te stellen. Gebruik altijd een paspoort of ID-kaart.

4. Ontbrekende handtekening: Een formulier zonder handtekening is niet geldig. Controleer dit altijd direct bij ontvangst. Dit mag ook een digitale handtekening zijn. 

Samenvattend is de loonbelastingverklaring een fundamenteel document voor elke ondernemer met personeel. Zorg dat je proces op orde is: stuur het formulier direct mee bij aanname, controleer het op volledigheid vóór de eerste betaling en bewaar het veilig. Zo voorkom je het dure anoniementarief en houd je de fiscus tevreden.

Vragen over loonbelastingverklaring

• Wat is een loonbelasting verklaring?

  Met een loonbelastingverklaring verzamel je de nodige persoonlijke gegevens van je werknemer voor de loonbelasting. Dit regel je met het formulier 'Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen'. Beter bekend als de loonbelastingverklaring. Je bewaart de ingevulde verklaringen in je bedrijfsadministratie.

• Wanneer krijgt iemand loonheffingskorting?

  Alle werknemers in Nederland hebben recht op loonheffingskorting. Met een formulier loonheffingskorting kan een werknemer zelf de korting aanvragen. Daarna kun je de korting toepassen op de loonheffingen die je aftrekt van zijn brutoloon. Zo houdt je werknemer meer nettoloon over.

• Wie betaalt de loonbelasting?

  Jij als werkgever betaalt de loonbelasting van je personeel aan de Belastingdienst. De loonbelasting en premies gaan af van het brutoloon van je werknemers. Zij houden een nettoloon over. In feite draait iedere werknemer dus zelf op voor de loonbelasting.

• Hoe kun je besparen op loonbelasting?

  Er zijn bepaalde subsidies voor personeel waardoor je minder loonbelasting betaalt. Dit worden loonkostenvoordelen genoemd, voorheen beter bekend als premiekorting of afdrachtvermindering.