Vragen en antwoorden over de jaaropgave

Wat is een jaaropgave?

Een jaaropgave of jaaropgaaf vermeldt de loon­gegevens van een werknemer in een bepaald jaar. De werknemer heeft daardoor een totaalplaatje van het inkomen dat hij bij jou heeft verdiend. De bedragen op de jaaropgave gebruikt hij bij zijn belastingaangifte.

Is een jaaropgave verplicht?

Ja, het verstrekken van een jaaropgave is wettelijk verplicht, zoals dat ook geldt voor het uitdelen van een loonstrook. Als werkgever krijg je met deze verplichting te maken vanaf je aanmelding als werkgever bij de Belastingdienst. Het maakt daarbij niet uit of de werknemer expliciet vraagt om een jaaropgave.

Je moet deze dus altijd aan je personeel geven.

Wanneer geef je de jaaropgave?

Je moet de jaaropgave binnen een redelijke termijn verstrekken. De meeste werkgevers geven in januari of februari de jaaropgave over het afgelopen kalenderjaar. Als iemand in de loop van het jaar uit dienst gaat, mag je de jaaropgave al eerder verstrekken, bijvoorbeeld bij de eindafrekening.

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

Welke gegevens zet je op de jaaropgave?

De jaaropgave heeft zo'n twaalf verplichte onderdelen. De Belastingdienst noemt in het Handboek Loonheffingen de volgende gegevens:

1. naam- en adres­gegevens werknemer
2. naam- en adres­gegevens werkgever
3. loon voor de loonbelasting/volks­verzekeringen dat de werknemer heeft gekregen
4. loonbelasting/premie volks­verzekeringen die je hebt ingehouden
5. totaalbedrag van de arbeidskorting die je hebt verrekend
6. burgerservicenummer (BSN)
7. loon voor de Zorg­verzekeringswet (Zvw)
8. totaalbedrag van de levensloopverlofkorting die je hebt verrekend
9. of je bij de berekening van de loonbelasting/premie volks­verzekeringen rekening hebt gehouden met de loonheffingskorting en per wanneer
10. bijdrage Zvw die je hebt ingehouden op het nettoloon van de werknemer
11. werkgeversheffing Zvw
12. totaal van de premies werknemers­verzekeringen

Voorbeeld jaaropgave

Op de website van de Belastingdienst vind je ieder jaar een handig sjabloon voor de jaaropgave:

• model jaaropgaaf

Je bent niet verplicht om dit model te gebruiken, maar het kan wel dienen als een voorbeeld voor de opbouw van jouw volledige jaaropgave.

Voorheen plaatste de Belastingdienst ieder jaar een nieuw model op zijn website. Nu is het model zonder jaartal, waardoor je het voor meerdere jaren kunt gebruiken.

Mag je ook een elektronische jaaropgave verstrekken?

Ja. De jaaropgave is vormvrij. Dat wil zeggen dat er geen specifieke eisen zijn voor de manier waarop je de jaaropgave opstelt. Een elektronische jaaropgave behoort dus ook tot de mogelijkheden.

Je kunt de jaaropgave bijvoorbeeld laten opstellen door je administratiekantoor of salarissoftwarepakket.

Kan de loonstrook ook gelden als jaaropgave?

Ja. De laatste loonstrook van het jaar kan ook doorgaan als jaaropgave. Uiteraard moet je op deze loonstrook dan wel alle gegevens vermelden die op de jaaropgave moeten staan.

Bron: Belastingdienst

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Ga voor zekerheid