Vragen en antwoorden over de jaaropgave

Wat is een jaaropgave?

Een jaaropgave of jaaropgaaf vermeldt de loon­gegevens van een werknemer in een bepaald jaar. De werknemer heeft daardoor een totaalplaatje van het inkomen dat hij bij jou heeft verdiend. De bedragen op de jaaropgave gebruikt hij bij zijn belastingaangifte.

Is een jaaropgave verplicht?

Ja, het verstrekken van een jaaropgave is wettelijk verplicht, zoals dat ook geldt voor het uitdelen van een loonstrook.

Als werkgever krijg je met deze verplichting te maken vanaf je aanmelding als werkgever bij de Belastingdienst. Het maakt daarbij niet uit of de werknemer expliciet vraagt om een jaaropgave.

Je moet de jaaropgaaf dus altijd aan je personeel geven.

Wanneer geef je de jaaropgave?

Je moet de jaaropgave binnen een redelijke termijn verstrekken. De meeste werkgevers geven in januari of februari de jaaropgave over het afgelopen kalenderjaar.

Als iemand in de loop van het jaar uit dienst gaat, mag je de jaaropgave al eerder verstrekken, bijvoorbeeld bij de eindafrekening.

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

Welke gegevens zet je op de jaaropgave?

De jaaropgaaf heeft zo'n twaalf verplichte onderdelen. De Belastingdienst noemt in het Handboek Loonheffingen de volgende gegevens:

1. naam- en adres­gegevens werknemer
2. naam- en adres­gegevens werkgever
3. loon voor de loonbelasting/volks­verzekeringen dat de werknemer heeft gekregen
4. loonbelasting/premie volks­verzekeringen die je hebt ingehouden
5. totaalbedrag van de arbeidskorting die je hebt verrekend
6. loon voor de Zorg­verzekeringswet (Zvw)
7. totaalbedrag van de levensloopverlofkorting die je hebt verrekend
8. of je bij de berekening van de loonbelasting/premie volks­verzekeringen rekening hebt gehouden met de loonheffingskorting en per wanneer
9. bijdrage Zvw die je hebt ingehouden op het nettoloon van de werknemer
10. werkgeversheffing Zvw
11. totaal van de premies werknemers­verzekeringen

Let op: Je mag het burgerservicenummer (BSN) van je werknemer niet meer vermelden op de jaaropgaaf.

Voorbeeld jaaropgaaf 2022 en 2023

Op de website van de Belastingdienst vind je ieder jaar een handig sjabloon voor de jaaropgave:

• model jaaropgaaf

Je bent niet verplicht om dit model te gebruiken, maar het kan wel dienen als een voorbeeld voor de opbouw van jouw volledige jaaropgave.

Voorheen plaatste de Belastingdienst ieder jaar een nieuw model op zijn website. Nu is het model zonder jaartal, waardoor je het voor meerdere jaren kunt gebruiken.

Op papier of digitaal?

De jaaropgaaf is vormvrij. Dat wil zeggen dat er geen specifieke eisen zijn voor de manier waarop je hem opstelt. Een elektronische jaaropgaaf behoort dus ook tot de mogelijkheden.

Je kunt het jaaroverzicht bijvoorbeeld laten opstellen door je administratiekantoor of salarissoftwarepakket.

Kan de loonstrook ook gelden als jaaropgave?

Ja. De laatste loonstrook of salarisstrook van het jaar kan ook gelden als jaaropgaaf. Uiteraard moet je op deze loonstrook dan wel alle gegevens vermelden die op de jaaropgaaf moeten staan. Bekijk de lijst met verplichte gegevens hierboven.

Personeels­kosten 2023

Houd bij de berekening van je personeels­kosten altijd rekening met de geldende wetten en richtlijnen. Wat kun je in 2023 verwachten op het gebied van personeels­kosten? Een paar aandachtspunten:

• Houd rekening met een flinke stijging van het minimumloon in 2023.
• Je mag werknemers een onbelaste thuiswerkvergoeding geven van 2,15 euro per dag.
• Ook de onbelaste reiskostenvergoeding gaat omhoog. Je mag nu 21 cent per kilometer geven.
• Je betaalt in 2023 minder Aof-premie. Deze daling is onderdeel van een pakket aan maatregelen om de loondoorbetaling bij ziekte makkelijker, duidelijker en goedkoper te maken voor werkgevers in het MKB.

Loonheffingen omlaag voor kleine bedrijven

Met name door de aangepaste WW-premie (Aof-premie) zullen kleine werkgevers, met een totale loonsom tot 882.500 euro, minder betalen aan loonheffingen.

De Zorg­verzekeringswet (ZVW) valt in 2023 ook goedkoper uit voor werkgevers. De bijdrage ZVW daalt namelijk van 6,75 procent naar 6,68 procent. En werknemers kunnen profiteren van meer arbeidskorting.

Bekijk de belangrijkste wetswijzigingen in 2023.

Meer vragen over loon en administratie

• Wat is het verschil tussen bruto en netto loon?Het verschil tussen bruto en netto loon kun je berekenen door de loonheffingen, premies en vergoedingen af te trekken van het bruto loon. Je kunt online rekentools en software gebruiken om tot een goede berekening te komen.
• Wanneer moet je het minimumloon betalen?Alle werknemers vanaf 21 jaar hebben recht op minimaal het wettelijk minimumloon. Het minimumloon is van toepassing op alle werknemers met een vast of tijdelijk contract. Betaal je minder dan het minimumloon, dan kun je een waarschuwing of een flinke boete krijgen van de Arbeidsinspectie. Let op: voor jouw branche kan een hoger minimumloon gelden als er een cao van toepassing is.
• Hoe kun je besparen op loonbelasting?Er zijn bepaalde subsidies voor personeel waardoor je minder loonbelasting betaalt. Dit worden loonkostenvoordelen genoemd, voorheen beter bekend als premiekorting of afdrachtvermindering. Er zijn vier soorten loonkostenvoordelen voor ondernemers met personeel.
• Wat zijn de kosten van personeel?Goed personeel is heel kostbaar voor jou als ondernemer. Het is misschien wel de belangrijkste investering die je zult doen. Met een goed team van gemotiveerde werknemers kun je je bedrijf laten groeien. Maar wat kost dat? Bekijk een overzicht van de kosten van personeel.

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Ga voor zekerheid