Belasting en personeel, aftrekposten en regels

Omzetbelasting en inkomstenbelasting

Jaarlijks doen alle Nederlanders aangifte van hun inkomsten vanwege de inkomstenbelasting. Deze aangifte moet voor 1 mei binnen zijn bij de belastingdienst, tenzij je op tijd uitstel aanvraagt.

Als ondernemer moet je flink wat extra vragen beantwoorden en financiële informatie verstrekken over je onderneming. Ook in verband met je personeel.

Aangifte omzetbelasting

Daarnaast is er de aangifte van omzetbelasting. Ook wel de btw-aangifte genoemd. Als je een bepaald percentage aan btw ontvangt over je product of dienst, draag je dit af aan de belastingdienst. Maar van dat bedrag mag je weer kosten aftrekken, zoals veel kosten in verband met je personeel. Hieronder lees je meer over deze aftrekbare kosten.

Personeel in dienst nemen

Als je personeel in dienst neemt, moet je dit melden bij de belastingdienst. Daarvoor gebruik je het formulier Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever. 

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

Loonbelasting

Het belangrijkste onderdeel van de belasting die je betaalt vanwege personeel, is de loonbelasting. Op het moment dat je loon gaat uitbetalen, moet je namelijk bepaalde loonheffingen inhouden op het loon van je werknemer.

Loonheffingen

Daarna betaal je deze heffingen aan de Belastingdienst via je reguliere aangiftes. De loonheffingen bestaan uit:

• loonbelasting en premie volks­verzekeringen

• premies werknemers­verzekeringen

• inkomensafhankelijke bijdrage Zorg­verzekeringswet

Meer over deze loonheffingen, waarom je ze betaalt en hoe je ze berekent, lees je in het artikel ‘Wat je moet weten over loonheffingen’.

Aftrekbare kosten binnen de Werkkostenregeling (WKR)

Over veel uitgaven die je doet vanwege je personeel, hoef je geen loonbelasting te betalen. Het gaat dan om vergoedingen aan werknemers, cadeaus en investeringen in werkmiddelen. Deze kosten vallen onder de werkkostenregeling (WKR).

Gerichte vrijstellingen

Binnen de WKR heb je gerichte vrijstellingen en een vrije ruimte. Vergoedingen die je geeft aan je personeel voor o.a. reiskosten, cursussen, opleidingen, werkkleding en computers behoren tot de gerichte vrijstellingen. Hierover hoef je geen loonbelasting te betalen.

Vrije ruimte

Daarnaast heb je dus nog een vrije ruimte. Dat is een klein percentage (1,7 %) van het totale fiscale loon. Binnen die vrije ruimte kun je extra geschenken en vergoedingen geven aan je personeel zonder dat je er loonbelasting over betaalt.

Vrije ruimte hoger tijdens coronacrisis

De vrije ruimte wordt door de coronacrisis tijdelijk verhoogd van 1,7% naar 3% voor de eerste € 400.000 van de loonsom per werkgever. Werkgevers die daar ruimte voor hebben kunnen hun werknemers zo extra tegemoet te komen, bijvoorbeeld door het verstrekken van een bloemetje of een cadeaubon. Ook ontstaat er meer ruimte om thuiswerken te vergoeden.

Pas wel op dat je niet buiten de vrije ruimte komt, want dat kost je veel geld. Meer over de WKR lees je in het artikel '10 vragen over de werkkostenregeling'.

Extra aftrekposten personeel

Voor bepaalde werknemers, zoals ouderen en arbeidsgehandicapten, kun je een premiekorting of premievrijstelling krijgen in verband met de loonbelasting. Daarmee kun je flink wat geld besparen via je aangiftes. Zo is er een mobiliteitsbonus voor arbeidsgehandicapte werknemers of uitkeringsgerechtigden van 56 jaar of ouder.

Bij een uitkeringsgerechtigde die je voor minder dan zes aaneengesloten weken in dienst neemt, kun je een volledige vrijstelling van de premies werknemers­verzekeringen krijgen.

Meer over deze regelingen lees je in het 'Overzicht van subsidies voor personeel'. Benut al deze aftrekposten en bespaar aanzienlijk op de totale kosten van personeel.

Vragen over belasting, personeel en aftrekposten

• Welke soorten loofheffingen zijn er?Op het moment dat je loon uitbetaalt als ondernemer, moet je daar loonheffingen op inhouden. Als werkgever ben je namelijk inhoudingsplichtige. Dat betekent dat je loonbelasting en premies moet innen bij je personeel en die vervolgens moet betalen aan de Belastingdienst. Loonheffingen bestaan uit loonbelasting en premie volks­verzekeringen premies werknemers­verzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorg­verzekeringswet.
• Wat zijn de voorwaarden van gerichte vrijstellingen?De werkkostenregeling kent een aantal gerichte vrijstellingen. De gerichte vrijstellingen vallen buiten de vrije ruimte. Dit is het percentage van het totale fiscale loon dat je mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Voor de ondernemer is het voordeel dat de vrijstellingen niet ten koste hiervan gaan, maar daarvoor gelden 2 voorwaarden: je moet de vergoedingen of verstrekkingen kunnen aanwijzen als eindheffingsloon en ze moeten passen binnen de normen die de fiscus hiervoor hanteert.

Heb je personeel in dienst?

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeels­­verzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.

Zo beperk je risico's