Wat staat er in een personeels­reglement?

Waarom bedrijfsregels opstellen?

De relatie met je werknemers wil je goed houden. Moet je dan wel regels opstellen? Je wil niet overkomen als een 'baas' die zijn mensen niet vertrouwt. Waarom is een personeels­reglement met bedrijfsregels toch nuttig?

Voordelen bedrijfsregels

Een personeels­reglement heeft een aantal voordelen voor jou en je werknemers. Zoals:

• Duidelijkheid en structuur

  Door alle bedrijfsregels overzichtelijk in één document vast te leggen, geef je structuur aan je personeels­beleid. Een helder personeels­beleid is prettig voor je werknemers. Ze weten dan precies wat hun rechten en plichten zijn en welke regels en afspraken er in het bedrijf gelden. Bij vragen kun je eenvoudig naar het reglement verwijzen. Het is een houvast voor jou en je team.

• Discriminatie voorkomen

  De afspraken in het personeels­reglement gelden voor iedereen, dat bevordert het gevoel van eerlijkheid en gelijke behandeling bij je werknemers. Het is een mooi hulpmiddel om onbewuste vooroordelen en discriminatie tegen te gaan.

• Je staat juridisch sterker

  Een personeels­handboek biedt jou als werkgever bescherming. Je staat juridisch sterker als je zaken goed hebt vastgelegd. Zeker als je werknemers ervoor getekend hebben.

• Eenvoudig personeels­regels aanpassen

  Wil je de regels voor personeel aanpassen? Dat kun je dat centraal regelen met een wijziging in het reglement. Je hoeft niet meer met iedere werknemer afzonderlijk te onderhandelen. Als het gaat om de aanpassing van primaire of secundaire arbeidsvoorwaarden moet je wel toestemming vragen aan je werknemers.

Aanvulling op het arbeidscontract

Verwijs in het arbeidscontract naar de afspraken in het personeels­reglement.

Als je werknemer zijn handtekening onder het contract zet, gaat hij automatisch akkoord met de inhoud van het reglement waar je naar verwijst. Dat scheelt veel individuele onderhandelingen en papierwerk, maar ook eventuele discussies en arbeidsconflicten achteraf.

Inhoud personeels­reglement

In het personeels­reglement kun je alle bedrijfsregels en instructies opnemen die van toepassing zijn op je werknemers. Denk dus goed na over de gewenste procedures binnen je bedrijf. Zorg ervoor dat alle bedrijfsregels in lijn zijn met de wetten in het arbeidsrecht en een eventuele cao voor jouw branche.

Personeel aannemen

Met dit complete pakket aan personeels­verzekeringen dek je de risico’s van werkgeverschap af en zorg je goed voor je personeel.

Kies voor zekerheid

Onderwerpen personeels­reglement

Welke bedrijfsregels kun je opnemen in het reglement? Denk in ieder geval aan de volgende onderwerpen:

1. Organogram bedrijf

   Het is voor je personeel handig om een overzicht te hebben van je bedrijfsstructuur. Welke afdelingen of teams zijn er? Wie is er verantwoordelijk? Je kunt dit schematisch weergeven in een organogram.

2. Gedragsregels

   Leg vast hoe je verwacht dat medewerkers omgaan met collega’s, klanten en eigendommen van het bedrijf. Wat wordt er bijvoorbeeld gedaan tegen agressie, geweld, discriminatie en seksuele intimidatie? Deze gedragscode is een belangrijk onderdeel van je personeels­reglement.

3. Veiligheid

   Veiligheid op het werk is een belangrijk onderwerp binnen je bedrijf. Als werkgever heb je de verplichting om te zorgen voor goede arbeidsomstandigheden. In dit onderdeel kun je dus het arbobeleid van jouw bedrijf toelichten. Welke regels zijn er om veilig te werken? Beschrijf wat bedrijfshulpverleners (BHV'ers) doen en wat de procedures zijn bij een calamiteit, zoals een brand. Denk ook aan een eigen hitteplan voor werken in de warmte.

4. Werktijden en urenregistratie

   Beschrijf de belangrijkste regels voor werktijden in je bedrijf. Wanneer kan er gewerkt worden? Hoeveel uur per dag mag er gewerkt worden? Hoe zit het met overwerk, nachtdienst en zondagswerk? Mag er thuis gewerkt worden? En hoe moeten werkuren bijgehouden worden?

5. Onkostenvergoedingen

   Wanneer krijgt je werknemer zijn kosten vergoed? En hoeveel? Beschrijf wat de regels zijn voor kostendeclaraties. Denk aan een reiskostenvergoeding, thuiswerkvergoeding en de vergoeding van andere zakelijke kosten.

6. Verzuim

   Hoe gaat je bedrijf om met verzuim? Wat moet je werknemer doen als hij ziek is? En wat zijn de vervolgstappen bij langdurige arbeidsongeschiktheid en re-integratie? Alle regels rond verzuim kun je vastleggen in een verzuim­protocol. Dit is een belangrijk onderdeel van je personeels­reglement. Zorg dat je protocol voldoet aan de Wet verbetering poortwachter.

7. Vakantie

   Je werknemers hebben recht op vakantie. Maak duidelijk hoeveel vakantiedagen zij per jaar mogen opnemen en hoe ze dat kunnen doen. Benoem ook hoe lang de vakantiedagen geldig zijn. Daarbij is er een belangrijk verschil tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen.

8. Verlof

   Er zijn heel wat vormen van verlof. Van zwangerschapsverlof en ouderschapsverlof tot buitengewoon verlof en zorgverlof. Beschrijf per verlofsoort wat de regels zijn en hoeveel dagen je werknemer vrij is. Maak ook duidelijk wanneer je werknemer wel of geen loon ontvangt.

9. Feestdagen

   En dan zijn er ook nog feestdagen. Op welke feestdagen is jouw personeel vrij? Dit kun je benoemen in het personeels­reglement. Bekijk een handig overzicht van feestdagen in Nederland en of het gaat om verplichte vrije dagen.

10. Jaarlijkse gesprekken

    Beschrijf welke gesprekken er jaarlijks plaatsvinden om je werknemer te coachen. Denk aan een planningsgesprek, functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek. Als je formulieren gebruikt bij die gesprekken kun je deze ook toevoegen aan je bedrijfsreglement. Dan zijn de beoordelingscriteria vooraf helder voor je werknemer. Je kunt een voorbeeld beoordelingsformulier gebruiken en zelf aanpassen.

Personeels­reglement gebruiken 

Hoe kun je een personeels­reglement gebruiken binnen jouw bedrijf? Hoe zorg je ervoor dat de bedrijfsregels worden nageleefd? Een paar belangrijke tips:

Laat je werknemers meedenken

Bedrijfsregels kunnen voor weerstand zorgen, vooral als ze betuttelend overkomen. Dit kun je voorkomen door je werknemers zeggenschap te geven. Vraag hun mening over bepaalde regels en afspraken en laat hen zelf suggesties doen.

Vraag een aantal werknemers om samen met jou de bedrijfsregels te bepalen. Zo vergroot je het draagvlak binnen je bedrijf.

Zorg voor een positieve insteek

Maak van je personeels­reglement geen wetboek. Breng het op een positieve manier. Leg de nadruk niet op wat verboden is, maar juist op wat verwacht en gewaardeerd wordt. Dat werkt motiverend en maakt dat je werknemers de regels sneller accepteren.

Probeer de stijl en de toon van het reglement in lijn te brengen met de bedrijfscultuur.

Toegankelijk voor iedereen 

Zorg dat alle werknemers toegang krijgen tot de meest actuele versie van het personeels­reglement. Ook je nieuwe werknemer! Geef bij elke wijziging een notificatie en een directe link naar het aangepaste reglement. Je kunt ook een papieren versie beschikbaar stellen voor degenen die dat willen.

Voorbeeld personeels­reglement

Het maken van een personeels­reglement is best een hoop werk. Je kunt een online voorbeeld of sjabloon gebruiken als basis, maar het is slim elk onderdeel goed af te stemmen op jouw bedrijf.

Er zijn online veel personeels­reglementen en nuttige voorbeelden voor bedrijven te vinden. Zoals:

• Personeels­reglementen van het Rijk (Cao Rijk)
• Voorbeeld reglement personeel (SNF)
• Voorbeeld personeels­handboek (Voorbeeld-office)

Bedrijfsregels controleren

Laat je bedrijfsregels controleren door een jurist om er zeker van te zijn dat je geen wetten overtreedt.

Voorbeeld bedrijfsregels horeca

Kijk of er in jouw branche voorbeelden zijn die je kunt gebruiken, daarmee is de kans groter dat je toepasselijke bedrijfsregels kunt overnemen. In de horeca wordt bijvoorbeeld gewerkt met een gedragscode voor personeel.

Daarnaast heeft branchevereniging Koninklijke Horeca Nederland een Model Huishoudelijk reglement gemaakt. Dit model voor horecabedrijven voldoet aan de regels van de horeca-cao en kun je dus goed gebruiken als basis voor jouw eigen personeels­reglement.

Vragen over bedrijfsregels personeel

• Wat is een personeels­reglement?

  Een personeels­reglement wordt ook wel een bedrijfsreglement, personeels­handboek of personeels­gids genoemd. Het is een document met alle bedrijfsregels op een rij. Vaak is het een uitbreiding op de afspraken in de cao of individuele arbeids­overeenkomst. 

• Welke bedrijfsregels opstellen?

  Je kunt allerlei algemene bedrijfs- en gedragsregels opnemen in het reglement voor personeel. Bijvoorbeeld afspraken over vakantie, verzuim, verlof, feestdagen, bedrijfskleding, veiligheid, ontspanning, werktijden, overwerk, vergoedingen en opleiding.

• Wanneer is een personeels­reglement nodig?

  Voor vrijwel ieder bedrijf met personeel is een reglement handig. Het geeft jou en je werknemers duidelijkheid over de onderlinge verwachtingen. Je hoeft dan ook niet alle regels op te nemen in het arbeidscontract, maar kunt voor de algemene bedrijfsregels verwijzen naar het personeels­reglement.

Welke verzekeringen heb ik nodig?

Lees in ons gratis whitepaper tips van ondernemers, doe je eigen risico-checklist en ontdek de top 5 verzekeringen per branche.

Download gratis PDF