Ontslaggesprek voeren

Het valt niet mee om een werknemer de wacht aan te zeggen. Voorkom onnodig leed in het ontslaggesprek. Met een goede voorbereiding en voldoende nazorg maak je het voor de werknemer niet vervelender dan het al is.

In onderstaande artikelen laten we zien hoe je een medewerker op een professionele manier ontslaat.

Het ontslaggesprek

Een ontslaggesprek is voor jou als werkgever vaak een van de moeilijkste gesprekken om te voeren. Het heeft grote impact op de medewerker, maar ook op jou en je organisatie. Een goed gevoerd ontslaggesprek kan veel frustratie, misverstanden en juridische problemen voorkomen. Daarom is het belangrijk om je goed voor te bereiden en het gesprek met respect en duidelijkheid te voeren.

1. Bereid je goed voor

Een ontslaggesprek begint niet bij het moment dat je tegenover je medewerker zit, maar bij de voorbereiding. Zorg dat je het dossier op orde hebt, weet wat je gaat zeggen en hoe je het gaat brengen. Denk ook na over de praktische zaken: waar en wanneer voer je het gesprek? Kies een rustige ruimte en plan het gesprek bij voorkeur aan het einde van de werkdag, zodat de medewerker niet terug hoeft naar zijn of haar werkplek.

2. Wees duidelijk en eerlijk

Begin het gesprek met een korte en duidelijke mededeling. Draai er niet omheen. Zeg bijvoorbeeld: “Ik heb slecht nieuws. We gaan je dienstverband beëindigen.” Geef daarna de reden van het ontslag, onderbouwd met feiten. Houd het zakelijk, maar menselijk. Vermijd vage formuleringen of juridische termen die verwarring kunnen veroorzaken.

3. Toon respect en empathie

Voor de medewerker is het ontslag vaak emotioneel. Geef ruimte voor reactie, ook als die heftig is. Luister actief en toon begrip, zonder het besluit ter discussie te stellen. Je hoeft niet alles op te lossen, maar je kunt wel laten merken dat je de situatie serieus neemt. Een respectvolle houding helpt om het gesprek in goede banen te leiden.

4. Bespreek de praktische gevolgen

Leg uit wat de vervolgstappen zijn. Denk aan:

De opzegtermijn
De einddatum van het dienstverband
De transitievergoeding (indien van toepassing)
Eventuele begeleiding naar ander werk
Wat er gebeurt met vakantiedagen, pensioen en andere regelingen

Zorg dat je deze informatie ook schriftelijk meegeeft, bijvoorbeeld in een beëindigingsovereenkomst of een samenvatting van het gesprek.

5. Geef ruimte voor vragen

Laat de medewerker vragen stellen en neem de tijd om deze te beantwoorden. Als je iets niet direct weet, geef aan dat je erop terugkomt. Dit versterkt het vertrouwen en voorkomt misverstanden.

6. Sluit het gesprek zorgvuldig af

Sluit het gesprek af met een korte samenvatting en bied eventueel aan om later nog een vervolggesprek te voeren. Geef de medewerker de kans om het nieuws te verwerken. Soms is het goed om iemand direct vrij te stellen van werk, zodat er rust ontstaat.

Het ontslaggesprek en tips voor werkgevers

Oefen het gesprek vooraf met een collega of HR-adviseur.
Zorg voor een neutrale en rustige setting zonder afleiding.
Laat emoties toe, maar blijf zelf kalm en professioneel.
Documenteer het gesprek kort en feitelijk.
Bied nazorg aan, bijvoorbeeld via een loopbaanadviseur of outplacementtraject.