5 tips voor het checken van referenties

Referenties checken

Tijdens de sollicitatiegesprekken heb je misschien een positief beeld van iemand gekregen. Maar klopt dat beeld wel? Mogelijk twijfel je nog of wil je gewoon zeker weten dat iemand bij je bedrijf past.

Een goede manier om daar achter te komen is door referenties na te gaan. Dat zijn bijvoorbeeld ondernemers, leidinggevenden of collega's van de sollicitant waar hij op dit moment mee samenwerkt of in het verleden mee heeft samengewerkt.

Waarom referenties checken?

Door referenties na te gaan krijg je een beter beeld van een sollicitant. Je komt erachter wat zijn of haar reputatie is, wat de plus- en minpunten zijn en of iemand prettig is in de samenwerking.

1. Vraag om toestemming

Bij het natrekken van referenties moet je zorgvuldig te werk gaan. Je maakt namelijk al snel inbreuk op de privacy van een sollicitant. Dit betekent dat je niet zomaar kunt bellen naar zijn oud-collega’s of leidinggevenden.

Om misverstanden te voorkomen, vraag je de kandidaat nadrukkelijke toestemming om een referent te mogen benaderen. Hiermee handel je volgens de richtlijnen van de sollicitatiecode van de NVP.

Respecteer de privacy

Houd je ook aan de privacywet AVG en bewaar geen gevoelige informatie over de sollicitant. Ook de persoons­gegevens van referenten moet je na gebruik weer verwijderen.

2. Minstens twee referenties checken

Het is aan te bevelen om minstens twee referenties te controleren. Dit geeft een minder gekleurd beeld van de sollicitant. Het is namelijk mogelijk dat bijvoorbeeld een huidige werkgever iemand bewust heel negatief afschildert om te voorkomen dat hij vertrekt.

Andersom kan een referent een uiterst positief verhaal houden om juist van iemand af te komen. Het kan ook zijn dat iemand een vriend is van de sollicitant. Probeer dus minimaal twee referenten te bellen en het liefst meer. Dan krijg je een vollediger beeld.

Groeien met personeel

Samen met personeel werk je aan de groei van je bedrijf. Wil je weten wat daarbij in de weg kan staan? Met een adviseur breng je dit in kaart.

Ik wil advies

3. Stel relevante vragen aan de referent

Stel naast controlevragen ook vragen die verband houden met de openstaande vacature. Geef de referent daarom eerst wat achtergrondinformatie over de functie waarop de kandidaat solliciteert.

Vervolgens vraag je met behulp van de STAR-methode naar concrete voorbeelden van de kwaliteiten die je nodig hebt. Dit voorkomt dat je nietszeggende antwoorden krijgt als ‘het was een prettige collega’.

Vragen bij referentiecheck

Voorbeelden van vragen die je kunt stellen aan een referent:

• Wat is je relatie tot de sollicitant?
• Hoe lang hebben jullie samengewerkt?
• Wat voor werkzaamheden heeft de sollicitant toen uitgevoerd?
• Wat zijn volgens jou de sterke punten en wat zijn de verbeterpunten?
• Hoe verwacht je dat hij zal functioneren in de functie van ...?
• Zou je hem opnieuw aannemen?

Vragen die je niet mag stellen

Je mag niet alles opvragen en bespreken in een referentiegesprek, houd je wel aan de wettelijke regels. Stel geen vragen over de persoonlijke omstandigheden, zijn medische geschiedenis of naar zijn ziekte­verzuim bij een vorige werkgever.

Het is belangrijk - ook als je de sollicitant niet aanneemt - een korte terugkoppeling te geven aan de sollicitant na afloop van dit gesprek.

4. Kijk naar het grote plaatje

Iedere loopbaan kent ups-and-downs. Het is dan ook goed mogelijk dat minder mooie zaken aan het licht komen, zoals het mislukken van een project waar de sollicitant verantwoordelijk voor was.

In dat geval is het belangrijk om de informatie op waarde te schatten en naast je andere bevindingen te leggen. Houd daarbij ook rekening met de aanwezigheid van een verborgen agenda (zie punt 2).

5. Bespreek de resultaten met de sollicitant

Het is hierboven al even kort genoemd, maar een sollicitant heeft het recht te weten wat referenten over hem hebben gezegd. Maak daarom een kort verslag van je gesprekken met referenten en bespreek dit met de kandidaat.

Extra vragen na referentiecheck

Vraag door naar zaken waarover bij jou nog onduidelijkheid bestaat. Afhankelijk van zijn antwoorden en je overige bevindingen kun je besluiten om de sollicitatieprocedure wel of niet voort te zetten.

Besluit je de persoon niet aan te nemen? Laat hem of haar dit dan op een nette manier weten. Lees meer over sollicitant netjes afwijzen.

In 8 stappen iemand aannemen

Meer weten over de stappen die je moet nemen rondom sollicitaties? Bijvoorbeeld hoe je een kandidaat goed kunt beoordelen en van feedback kunt voorzien. Lees dan het artikel Stappenplan sollicitatieprocedure: in 8 stappen iemand aannemen.

Screening van personeel

Het is belangrijk om vooraf te weten wat voor vlees je in de kuip hebt. Zo voorkom je een mismatch waar je nog lang spijt van kunt hebben. Wat kun je doen? Met de screening van personeel check je de achtergrond van een werknemer. Zo kom je er op tijd achter of iemand mogelijk verborgen geheimen heeft.

Zakelijke dienstverlener

Een beroepsfout kan je een fikse schadeclaim opleveren. Zorg dat jouw zaak blijft bestaan als het even tegenzit.

Kies voor zekerheid

Vragen over referenties checken en sollicitatieprocedure

• Wat is een referentie check?

  Een referentie check is een nuttig onderdeel van de sollicitatieprocedure. Je belt dan oud-collega's en leidinggevenden van de sollicitant. Door hen de juiste vragen te stellen krijg je een beter beeld van de sollicitant. Het is nuttig om meerdere referenten te bellen en goed door te vragen.

• Waar moet je op letten bij referenties checken?

  Voordat je referenties checkt moet je om toestemming vragen bij de sollicitant in kwestie. Daarnaast moet je voldoen aan de privacywet AVG. Je mag niet zomaar persoonlijke informatie bewaren of delen over de sollicitant of over de referenten.

• Hoe duur is een nieuwe werknemer?

  Goede werknemers zijn kostbaar voor jou als ondernemer. Met een goed team van gemotiveerd personeel kun je je onderneming laten groeien. In het whitepaper Wat kost personeel? helpen we je die balans op te maken en krijg je een overzicht van de kosten per werknemer.

• Welke verzekeringen voor werknemers zijn cruciaal?

  Als je werknemers in dienst neemt is het slim een aantal verzekeringen af te sluiten. Je hebt bijvoorbeeld een verzuim­verzekering nodig om je werknemers door te betalen als ze ziek zijn. Ook een ongevallen­verzekering, aansprakelijkheids­verzekering en nabestaanden­verzekering zijn nuttig. Bekijk de top 5 personeels­verzekeringen.