Stappenplan sollicitatieprocedure

Houd tijdens het proces van werving en selectie rekening met de sollicitatiecode. Dat is een pakket aan richtlijnen om te zorgen dat sollicitanten netjes worden behandeld.

Met deze richtlijnen in het achterhoofd neem je de volgende stappen bij het aannemen van nieuw personeel.

1. Functieprofiel opstellen

Eerst ga je bepalen wat voor soort werknemer je nodig hebt. Je stelt daarvoor een functieprofiel op. Ook wel een functieomschrijving genoemd. Aan de hand van dit functieprofiel kun je makkelijker bepalen of een werknemer past bij je bedrijf en de functie.

Een samenvatting van het functieprofiel neem je op in de personeels­advertentie of vacature (zie stap 2). Je kunt het functieprofiel ook goed gebruiken bij de brievenselectie en het sollicitatiegesprek (stap 3 en 4).

Wat zet je precies in een functieprofiel? Lees het artikel Een functieprofiel opstellen, zo doe je dat.

2. Vacature plaatsen

Om de juiste kandidaten aan te trekken is het zaak een goede personeels­advertentie te schrijven. Ook wel een vacature(tekst) genoemd. De tekst van een personeels­advertentie is specifiek, kort en krachtig.

Als je een goede personeels­advertentie hebt geschreven, ga je hem plaatsen. Waar? Natuurlijk op je eigen website (als je die hebt) en via social media, zoals LinkedIn, Twitter en Facebook. Maar vanuit je eigen accounts en website heb je misschien niet het gewenste bereik.

Vacaturewebsites

Plaats je vacature dan ook op vacaturewebsites, zoals Indeed, Jobbird, Nationalevacaturebank en Monsterboard. Om gerichter te zoeken kun je ook via branche- of regionale vacaturesites werven. En denk ook aan mond-tot-mondreclame, een ouderwets A4’tje op je pand of een sticker op je bedrijfswagen. Werkt nog steeds.

Bekijk deze 10 tips voor een goede online vacaturetekst.

3. Beoordeling sollicitatiebrief en cv

En dan stromen de reacties binnen. Hopelijk. Hoe maak je nu een goede selectie? Lees 5 tips voor beoordeling sollicitatiebrief en cv. Dit helpt je structuur aan te brengen en geen overhaaste beslissingen te nemen.

Zo is het bijvoorbeeld slim om meerdere personen te betrekken bij de beoordeling van de sollicitatiebrieven en een referentiecheck te doen. 

Klaar voor (meer) personeel?

Test jezelf en je bedrijf. Beantwoord tien vragen met ja of nee en zie direct of je klaar bent voor (meer) personeel.

Doe de checklist

Kijk ook kritisch naar signalen dat een sollicitant niet geschikt is. Denk aan afknappers zoals een standaardbrief, taalfouten en een onverklaarbaar gat in het cv. De sollicitanten die op basis hiervan afvallen kun je alvast netjes afwijzen (zie stap 7).

Wil je meer weten over een kandidaat? Dat kan via screening. Je controleert dan of de identiteit van een sollicitant wel klopt, of hij echt de juiste diploma’s heeft en geen slechte reputatie of zelfs een strafblad heeft.

Hoe? Lees het artikel Screening van personeel, zo werkt het.

4. Sollicitatiegesprek voeren

Als je geschikte kandidaten hebt geselecteerd, nodig je ze uit voor een gesprek. Je kunt zelf kiezen of je meerdere sollicitatie- of selectiegesprekken voert. Dit is wel aan te raden.

Zo kun je bijvoorbeeld een eerste ronde doen waarin er vijf kandidaten op gesprek komen bij een of twee van jouw medewerkers met verantwoordelijkheid (afdelingsmanagers bijvoorbeeld). Zij doen dan de eerste selectie.

Vervolgens doe je nog een gespreksronde waarin jij, als eindverantwoordelijke, de twee of drie beste kandidaten op gesprek krijgt. Je kunt zelfs een derde gespreksronde invoeren als dat nodig is.

Maar hoe voer je een goed sollicitatiegesprek? Bekijk 7 concrete vragen die je kunt stellen.

Beslis niet te snel en ga niet te veel op je gevoel af. Een harde les voor veel ondernemers is het aannemen van de verkeerde persoon. Laat iemand eerst eens bewijzen of hij binnen je bedrijf past. Geef een proefopdracht of laat hem een tijdje stage lopen, als dat mogelijk is.

Lees het artikel over 5 valkuilen bij selectiegesprekken.

5. Selectie sollicitanten

Na afloop van de gesprekken is het slim je bevindingen te toetsen. Dit doe je meestal met de andere persoon of personen die de sollicitanten ook gesproken hebben. Samen ga je rond de tafel en hak je de knoop door. Je kunt vooraf al nadenken over de criteria die je stelt in deze fase.

Bekijk met elkaar nog eens kritisch:

• past deze persoon binnen het gestelde functieprofiel?
• Heeft hij de juiste kwalificaties en ervaring?
• Maakte hij een goede indruk tijdens het gesprek?

6. Arbeidsvoorwaardengesprek

Nodig de beste kandidaat uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek. Bereid je hier goed op voor. Bepaal wat een passend salaris is en welke secundaire arbeidsvoorwaarden je kunt bieden. Bekijk deze aandachtspunten bij het arbeidsvoorwaardengesprek.

Mocht je er niet uitkomen in deze fase, bekijk dan of er nog een andere kandidaat geschikt genoeg was voor de functie. Nodig hem uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek.

7. Terugkoppelen

Nu je een keuze hebt gemaakt, informeer je de kandidaten over de uitslag. Focus je daarbij niet alleen op de sollicitant die je hebt aangenomen. De afgevallen kandidaten moet je ook informeren.

Lees hierover het artikel Een sollicitant netjes afwijzen, zo doe je dat. Meestal wijs je de meeste kandidaten al af na het beoordelen van de sollicitatiebrieven en de cv’s (stap 3). De kandidaten die op gesprek kwamen informeer je zodra je zeker weet dat zij de functie niet zullen krijgen.

Afwijzen

Als je een reden noemt voor afwijzing moet je goed opletten. Je mag iemand in de meeste gevallen niet afwijzen vanwege leeftijd, gezondheid, zwangerschap, taal, afkomst of religie. Lees meer over deze 6 verboden redenen om een sollicitant af te wijzen.

8. Aannemen

Je kunt nu overgaan tot het in orde maken van het ‘papierwerk’. Stel een arbeids­overeenkomst op aan de hand van de afspraken uit het arbeidsvoorwaardengesprek.

Gefeliciteerd! Je hebt er een nieuwe werknemer bij.

Maak de werkplek gereed en regel de eventuele andere arbeidsvoorwaarden. Begin daarna met het inwerken van je kersverse personeels­lid.

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Ga voor zekerheid