De sollicitatiecode bevat basisregels voor sollicitaties. Hiermee zorg je als werkgever voor een eerlijke en transparante sollicitatieprocedure. Welke onderwerpen staan in deze code?
Sollicitanten hebben recht op een fatsoenlijke behandeling. Regels hiervoor vind je in de sollicitatiecode. Deze code is ontwikkeld door de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP). Dat is gedaan in overleg met de Stichting van de Arbeid.
Het is niet verplicht om de sollicitatiecode te volgen. Toch gebruiken veel werkgevers deze norm bij de werving en selectie van personeel. Zij laten hiermee een professionele indruk achter bij potentiële werknemers. Ook voorkomen zij bedoelde of onbedoelde discriminatie van sollicitanten.
Onderwerpen sollicitatiecode
De sollicitatiecode bestrijkt de gehele werving- en selectieprocedure. Voor iedere fase geeft de NVP meerdere praktische richtlijnen. Hieronder vind je een samenvatting van de belangrijkste onderwerpen die daarbij aan bod komen. Raadpleeg de volledige tekst (pdf) voor alle richtlijnen.
Inhoud vacature
De sollicitatiecode bevat een lijstje met gegevens die een vacature in ieder geval zou moeten bevatten. Het gaat onder meer om de functie-eisen, aard van het dienstverband en standplaats. En indien van toepassing bijvoorbeeld ook gegevens over assessments, voorkeursbeleid en de wijze van solliciteren. Tijdens het schrijven van een personeelsadvertentie kun je dit handige lijstje ernaast houden.
Pasfoto vragen
Sommige werkgevers vragen kandidaten in de vacature om een pasfoto. Daardoor bestaat de kans dat je mensen er wel of niet uitpikt vanwege hun uiterlijk. Om dit te voorkomen, schrijft de sollicitatiecode voor dat je niet vraagt om een pasfoto voordat je de sollicitant op gesprek hebt gevraagd.
Sollicitant googelen
Naast het natrekken van referenties googelen werkgevers nogal eens een sollicitant. Op die manier krijgen zij alvast een eerste indruk. Het probleem is dat de informatie die daarbij boven water komt niet altijd betrouwbaar is. Zo kan een bepaald zoekresultaat betrekking hebben op een naamgenoot. Let daar goed op. Vraag desnoods aan de sollicitant zelf of deze informatie over hem of haar gaat.
Relevante vragen stellen
Sollicitanten kun je niet zomaar het hemd van het lijf vragen. In de sollicitatiecode staat namelijk dat je alleen vragen stelt die relevant zijn voor de functie. Dat betekent bijvoorbeeld dat je een vrouwelijke sollicitant niet vraagt of zij een kinderwens heeft. Dit heeft namelijk niets te maken met de functie waarvoor je iemand zoekt.
Heb je personeel in dienst?
Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit complete pakket aan personeelsverzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.
Privacygevoelige stukken
Sollicitatiebrieven en cv's zijn privacygevoelige stukken. Volgens de sollicitatiecode moet je hier dan ook vertrouwelijk en zorgvuldig mee omgaan. Je laat ze dus niet slingeren op je bureau, zodat iedereen kan zien wie op een functie heeft gesolliciteerd. Ook is het niet de bedoeling dat je deze informatie eindeloos bewaart. De gegevens van een sollicitant behoor je namelijk binnen vier weken na de afwijzing terug te sturen of te vernietigen, behalve als je dit anders hebt afgesproken.
Reageren op sollicitatie
Sommige sollicitanten krijgen nooit of pas laat een reactie op hun sollicitatie. In de sollicitatiecode staat daarom dat je zo spoedig mogelijk moet reageren, maar uiterlijk binnen twee weken na de sluitingsdatum. Daarbij stuur je de sollicitant een afwijzing, een uitnodiging voor een gesprek of het bericht dat zijn sollicitatie wordt aangehouden. In het laatste geval moet je wel vermelden binnen welke termijn hij nader bericht krijgt.
Overtreding sollicitatiecode
Op overtreding van de sollicitatiecode staan geen wettelijke sancties. Als een werkgever buiten zijn boekje gaat, dan kan de sollicitant wel een schriftelijke klacht indienen bij de NVP. De organisatie zal deze klacht vervolgens toetsen en de werkgever in de gelegenheid stellen om erop te reageren. Zij kan daarna eventueel disciplinaire maatregelen treffen als de werkgever een NVP-lid is. Betreft het een strafbaar feit als discriminatie, dan kan de rechter hier uiteraard wel bij aan te pas komen.
Bron: NVP