Wat staat in de sollicitatiecode?

NVP sollicitatiecode

Sollicitanten hebben recht op een fatsoenlijke behandeling. Regels hiervoor vind je in de sollicitatiecode. Deze code is ontwikkeld door de Nederlandse Vereniging voor Personeels­management & Organisatieontwikkeling (NVP), in overleg met de Stichting van de Arbeid.

Het is niet verplicht om de sollicitatiecode te volgen. Toch gebruiken veel werkgevers hem bij de werving en selectie van personeel.

Door de sollicitatiecode te gebruiken laat je een professionele indruk achter bij potentiële werknemers. Je voorkomt zo ook (onbedoelde) discriminatie van sollicitanten.

Sollicitatiecode 2025

In september 2025 is de sollicitatiecode bijgewerkt en vernieuwd. De uitgangspunten zijn aangepast aan de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Wat is er nieuw? De sollicitatiecode bevat:

• Heldere uitgangspunten: duidelijk en toepasbaar voor organisaties én sollicitanten.
• Transparantie over beloning: salarisinformatie wordt de norm, vooruitlopend op de EU-richtlijn.
• AI in werving & selectie: aangescherpte richtlijnen voor verantwoord gebruik.
• Privacyregels geactualiseerd: passend bij de praktijk van nu.

Ook de vormgeving en schrijfstijl zijn helemaal vernieuwd. Volgens de makers is de code nu overzichtelijker, toegankelijker en gebruiksvriendelijker voor iedereen die met solliciteren te maken heeft.

Tip: Download de vernieuwde sollicitatiecode van NVP

Onderwerpen sollicitatiecode

De sollicitatiecode bevat regels voor de totale werving- en selectieprocedure. Voor iedere fase geeft de NVP meerdere praktische richtlijnen. Hieronder vind je een samenvatting van de belangrijkste onderwerpen in de sollicitatiecode.

1. Uitgangspunten voor werkgevers

• Gelijke kansen: Selectie op basis van geschiktheid, niet op persoonlijke kenmerken.
• Relevante informatie: Alleen informatie gebruiken die nodig is voor beoordeling.
• Transparantie: Duidelijke info over vacature en organisatie.
• Vertrouwelijkheid: Zorgvuldige omgang met persoons­gegevens.
• Brongebruik: Openbare bronnen kritisch beoordelen en bespreken met sollicitant.

2. Werving

• Wervingsprofiel: Duidelijke beschrijving van functie-eisen, arbeidsvoorwaarden, taken, type contract, locatie, etc.
• Functie-eisen: Gericht op vakbekwaamheid, gedrag en persoonlijke kwaliteiten.
• Gelijke behandeling: Geen eisen op basis van persoonlijke kenmerken, tenzij wettelijk toegestaan.
• Procedure-informatie: Vermelding van sollicitatiewijze, reactietermijn, sluitingsdatum, extra procedures (zoals assessments), en voorkeursbeleid.

Lees meer over het maken van een goed functieprofiel.

3. Selectie

• Communiceer op tijd: Binnen 2 weken na sollicitatie informeren over het vervolg.
• Selectiemiddelen & AI:
  • Transparantie over gebruik van AI.
  • AI moet voldoen aan de EU AI Act (hoog risico → strenge eisen).
  • Menselijk toezicht en logging verplicht.
• Salaris: Stel geen vragen over huidig/voorgaand salaris. Salarisvoorstel gebaseerd op functie-eisen en ervaring.

4. Nader onderzoek

• Online informatie: Kritisch beoordelen, bron vermelden, sollicitant laten reageren.
• Referenties: Alleen met toestemming van de sollicitant.
• Meeloopdag: Ter kennismaking, mag geen verkapte arbeid zijn.
• Psychologisch onderzoek/assessment: Alleen met voorafgaande aankondiging en toestemming.
• Medisch onderzoek: Alleen bij bijzondere functie-eisen, aan het eind van de procedure, op advies van bedrijfsarts.

Lees meer over een preventief medisch onderzoek (PMO) bij sollicitaties.

5. Eindselectie en beslissing

• Afwijzing: Binnen 2 weken na besluit, met motivering afhankelijk van de fase.
• Afronding: Alle sollicitanten worden geïnformeerd zodra vacature is ingevuld of vervalt.

Een sollicitant netjes afwijzen is heel belangrijk.

6. Privacy

• Gegevensbeheer:
  • Vertrouwelijke en zorgvuldige omgang.
  • Vernietiging gegevens van sollicitanten binnen 4 weken na afwijzing (tenzij anders afgesproken).
  • Na 1 jaar opnieuw toestemming nodig voor bewaren.

Lees meer over de bewaartermijnen van persoons­gegevens.

7. Klachtenbehandeling

• De sollicitatiecode voorziet ook in een klachtenprocedure, waarbij sollicitanten melding kunnen maken van onzorgvuldige of discriminerende behandeling.

Welke vragen mag je niet stellen in een sollicitatiegesprek? Bekijk 6 verboden vragen.

Sollicitatiecode en privacy

De vernieuwde sollicitatiecode is in lijn met de privacywet AVG. Sollicitatiebrieven en cv's zijn privacygevoelige stukken. Volgens de sollicitatiecode moet je hier dan ook vertrouwelijk en zorgvuldig mee omgaan.

Je laat een sollicitatiebrief en cv dus niet slingeren op je bureau, zodat iedereen kan zien wie op een functie heeft gesolliciteerd. Ook is het niet de bedoeling dat je deze informatie eindeloos bewaart.

De gegevens van een sollicitant hoor je namelijk binnen vier weken na de afwijzing terug te sturen of te vernietigen, behalve als je dit anders hebt afgesproken.

Medisch onderzoek

Je mag niet zomaar een medisch onderzoek laten uitvoeren bij de sollicitant. Een medisch onderzoek mag wel plaatsvinden als het voor de functie belangrijk is, maar alleen op advies van de bedrijfsarts.

Dit mag uitsluitend nadat alle overige beoordelingen van geschiktheid hebben plaatsgevonden aan het einde van de selectieprocedure. Het onderzoek wordt verricht door een keurend arts.

Overtreding sollicitatiecode

Op overtreding van de sollicitatiecode staan geen wettelijke sancties. Als een werkgever buiten zijn boekje gaat, dan kan de sollicitant wel een klacht indienen bij de NVP.

De NVP zal deze klacht vervolgens toetsen en jou als werkgever in de gelegenheid stellen om erop te reageren. De NVP kan daarna eventueel disciplinaire maatregelen treffen als jij lid bent van de NVP. Als het gaat om een strafbaar feit, zoals discriminatie, dan kan er een rechtszaak gestart worden.

Heb je personeel in dienst?

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeels­­verzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.

Zo beperk je risico's

Bron: NVP