Antecedentenonderzoek, wat is het?
Antecedent is het Latijnse woord voor incident. Tijdens een antecedentenonderzoek kijk je dus naar incidenten uit het verleden. Vaak gaat het om een onderzoek naar het verleden van een persoon, bijvoorbeeld een sollicitant. Je kunt als ondernemer zelf een antecedentenonderzoek doen of laten uitvoeren.
Een antecedentenonderzoek wordt ook wel pre-employment screening genoemd.
Het doel is om zeker te weten dat een potentiële werknemer betrouwbaar is - dat hij zegt wie hij is en dat hij geen achtergrond heeft die mogelijk gevaarlijk is voor je bedrijf. Denk aan een crimineel verleden (strafblad), conflicten, fraude of nauwe banden met concurrerende bedrijven.
Antecedentenonderzoek, hoe werkt het?
Met een antecedentenonderzoek krijg je inzicht in het verleden van een sollicitant. Tijdens een antecedentenonderzoek wordt bijvoorbeeld het volgende gecontroleerd:
Test jezelf en je bedrijf. Beantwoord tien vragen met ja of nee en zie direct of je klaar bent voor (meer) personeel. Test: Klaar voor (meer) personeel?
- Naam, adres, woonplaats (naw-gegevens)
- Legitimatiebewijzen (paspoort, rijbewijs)
- CV
- Diploma's
- Referenties
- Crimineel verleden (VOG, strafblad, justitieel onderzoek)
- Financiële gegevens (BKR-registratie)
- Online activiteiten (social media)
Het antecedentenonderzoek is onderdeel van de sollicitatieprocedure en je kunt zelf bepalen welke onderdelen je gaat onderzoeken.
Antecedentenonderzoek, wat zijn de regels?
Tijdens een antecedentenonderzoek (screening) moet je rekening houden met:
Privacy
Houd je aan de wetten rondom privacy. Als je een antecedentenonderzoek doet, moet er sprake zijn van een 'gerechtvaardigd belang', bijvoorbeeld dat de beoogde functie vereist dat iemand integer en betrouwbaar is.
Ook moeten de onderzoeksmethoden die je gebruikt 'noodzakelijk' zijn om hier achter te komen.
Zorg dat je voldoet aan de privacywet. Gebruik de checklist AVG en personeel.
Informatieplicht sollicitant
Je bent ook verplicht om de sollicitant vooraf te informeren over het antecedentenonderzoek. Je laat weten wat je precies gaat onderzoeken en waarom. Na afloop vertel je ook wat de uitkomsten zijn.
Pas op met medische gegevens
De gezondheid van een sollicitant of werknemer mag in principe geen onderdeel zijn van het antecedentenonderzoek, tenzij voor de functie bijzondere eisen gelden en daarom een medische keuring noodzakelijk is.
Lees hierover het artikel AVG en zieke werknemer, wat zijn de regels?
Identiteitificatieplicht
Iedere ondernemer met personeel moet voldoen aan de identificatieplicht. Dat betekent dat je de identiteit van een werknemer controleert voor je hem aanneemt. Daarbij kijk je naar de echtheid en geldigheid van het identiteitsbewijs.
Gebruik het stappenplan verificatieplicht van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.
Social media checken
Online is er steeds meer te vinden over sollicitanten. Social media (zoals LinkedIn, Twitter en Facebook) zijn een makkelijke informatiebron. Maar pas op. Volgens de sollicitatiecode moet je de sollicitant vooraf wel toestemming vragen en de gevonden informatie later met hem bespreken.
Controle echtheid van diploma's
Je kunt de sollicitant vragen om een digitaal uittreksel van zijn diploma’s uit het diplomaregister. Dan weet je of de diploma’s ook echt op zijn naam staan.
Gebruik het stappenplan Diploma sollicitant controleren.
Crimineel verleden checken met VOG
Om te kijken of een sollicitant geen crimineel verleden heeft, kun je hem vragen om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Hij kan die opvragen bij het ministerie van Veiligheid en Justitie.
Vooral als je iemand aanneemt die moet omgaan met vertrouwelijke informatie, geld of kostbare goederen, kan het verstandig zijn een VOG te eisen.
Waarschuwingsregister fraude
Voor sommige branches bestaat er een waarschuwingsregister voor fraude. De stichting Fraude Aanpak Detailhandel (FAD) houdt bijvoorbeeld een waarschuwingsregister bij voor winkeliers.
Zij kunnen daarmee nagaan of een sollicitant een frauduleus verleden heeft. Kijk of er binnen jouw branche een dergelijk waarschuwingsregister bestaat.
Antecedentenonderzoek, zelf doen of uitbesteden?
Een antecedentenonderzoek kun je zelf uitvoeren met behulp van bovenstaande richtlijnen en bronnen. Je kunt ook een onderzoeksbureau of recherchebureau inschakelen om dit te doen. Dit zijn bedrijven die gespecialiseerd zijn in het screenen van personeel.
Een onderzoeksbureau of recherchebureau moet wel een privacygedragscode hanteren en in het bezit zijn van een vergunning. Controleer dit dus voor je met een partij in zee gaat.