Werkrooster maken voor je personeel, een stappenplan

14 juni 2016
Werkrooster maken

Een goed werkrooster maken is een hele klus. Je moet daarbij rekening houden met uiteenlopende zaken als vakantiedagen en allerlei soorten verlof. Volg deze stappen en je personeel is ingeroosterd.

Werkrooster maken

Een personeelsplanning is onontbeerlijk voor iedere ondernemer met personeel. Een werkrooster maken is echter vaak een hele puzzel door vakanties en vakantiedagen en andere vormen van verlof. Als goed werkgever wil je ook graag rekening houden met bijvoorbeeld de wensen van werkende ouders.

Met de volgende zeven stappen zie je minder snel iets over het hoofd.

Stappenplan werkrooster maken

1. Zet alle informatie over medewerkers op een rij

De eerste stap is dat je precies weet hoe het personeelsbestand eruitziet. Welke medewerker is wanneer en voor hoeveel uur beschikbaar? In welke functie en op welke afdeling? Wijzigt er iets in de beschikbaarheid door bijvoorbeeld ouderschapsverlof? Houd dit heel goed bij. Zo kom je nooit voor verrassingen te staan.

2. Maak een anoniem basisrooster

In een basisrooster (bijvoorbeeld in Excel) zet je per werkdag hoeveel medewerkers er minimaal en maximaal nodig zijn. Je zet hier nog geen namen in. Vermeld ook de tijden waarop medewerkers beschikbaar moeten zijn en houd rekening met dagdelen en/of vroege en late diensten. Eventueel specificeer je dit naar team-, functie- of afdelingsniveau.

Let erop dat je medewerkers volgens de Arbeidstijdenwet een maximaal aantal uren per dag mogen werken.

Test: Ben jij klaar voor nieuw personeel?

Vul de checklist in en ontdek binnen enkele minuten hoe jij ervoor staat. Na afloop ontvang je een persoonlijk rapport met tips.

Doe de checklist

3. Zet feestdagen en schoolvakanties in het werkrooster

Naast de basisgegevens is het ook praktisch om in het rooster feestdagen en schoolvakanties op te nemen. Heb jij te maken met een verplichte cao? Dan moet je werknemers vrij geven op de feestdagen die in deze cao staan.

Geen cao? Dan hoef je ze geen vrij te geven, maar zet wel in de arbeidsovereenkomst op welke feestdagen je personeel vrij is.

4. Vul het werkrooster in

Nu je alle benodigde informatie op een rij hebt, kun je het werkrooster gaan invullen. Probeer het rooster minimaal één maand vooruit te maken. Dit kan alleen als je medewerkers ruim van tevoren aangeven wanneer ze een vrije dag willen opnemen of andere verplichtingen hebben.

Begin de personeelsplanning met vaste fulltime medewerkers en vervolgens plan je de parttimers in. Houd rekening met iemands voorkeursdagen. Vul het werkrooster daarna eventueel aan met flexibele medewerkers, zoals oproepkrachten, uitzendkrachten en zzp’ers. 

5. Controleer het werkrooster

Zorg ervoor dat je werkrooster klopt. Check op de volgende punten:

  • Komt iedereen aan de minimale contracturen?
  • Is de bezettingsgraad per week voldoende gevarieerd, zodat er genoeg capaciteit is?
  • Zijn de voorkeursdagen van alle medewerkers voldoende verdeeld?
  • Is er nog een reservelijst van medewerkers of oproepkrachten voor acute problemen, zoals ziekte?

6. Maak duidelijke afspraken over ruilen

Maak vooraf duidelijke afspraken over het ruilen van dagen of diensten binnen het definitieve rooster. Wanneer kunnen medewerkers ruilen? Met wie moeten ze het bespreken? Hoe wordt de wijziging in het rooster naar iedereen gecommuniceerd?

Spreek bijvoorbeeld ook af dat een week na de publicatie van het werkrooster de wijziging in het rooster moet zijn geregeld.

7. Verspreid de personeelsplanning

Is je werkrooster af, verspreid het dan onder je medewerkers. Je kunt het uitprinten en ophangen, maar zorg er zeker voor dat iedere medewerker het ook digitaal ontvangt. Doe dat per mail (stuur bij wijzigingen iedereen een nieuwe versie!) of deel het via bijvoorbeeld Google Drive of Dropbox.

Heb je gekozen voor een online tool, dan breng je medewerkers uiteraard via de tool op de hoogte.

Tip

Bij het maken van een personeelsplanning houd je zo veel mogelijk rekening met de wensen van je werknemers. Tegenwoordig is flexibiliteit steeds meer een voorwaarde. Thuiswerken is een voorbeeld van flexibel werken, minder bekend is zelfroosteren. Medewerkers kiezen bij dit flexibele werkrooster zelf hun werktijden en diensten, uiteraard wel in een bepaald kader die jij als werkgever stelt.

Werkrooster maken in Excel of andere software

Verschillende bedrijven bieden (betaalde) software of een app aan om een rooster te maken. Maar je kunt ook heel goed zelf een werkrooster maken in Excel. Gebruik daarvoor een sjabloon van Microsoft. De sjablonen vind je in de galerie van het programma. Tik in het zoekvenster werkrooster in en je ziet verschillende soorten roosters, waaronder een ploegenschema. Of zoek een voorbeeld van een werkrooster via Google.

Daarnaast zijn er online ook eenvoudige versies te vinden, zoals Mijnrooster.nl. Soms zijn ze gratis, voor andere betaal je bijvoorbeeld een bedrag per maand. Wil je je medewerkers digitaal inzicht geven in het rooster, dan kom je al snel uit bij betaalde versies.

Overigens kun je werkroosters in bijvoorbeeld Excel ook in de ‘cloud’ plaatsen via Google Drive of Dropbox. Zo kan je personeel ook de planning online bekijken.

14 juni 2016

Elke week een update

Wil je nieuws, tips, handige informatie en inspiratie van ons ontvangen? Meld je dan aan voor de nieuwsbrief Ondernemen Met Personeel. Je ontvangt de nieuwsbrief daarna elke week gratis in je mailbox.

 

Ik wil graag gratis tips

* Je hoeft alleen maar je mailadres in te vullen

Ben jij klaar voor (meer) personeel?

X
klaar voor meer personeel

Vul de checklist in en je weet het binnen enkele minuten.

Start

Je ontvangt na afloop een persoonlijk rapport met tips.