Stappenplan voor zelfroosteren

Zelfroosteren en flexibel werken 

Het Nieuwe Werken maakt het voor werknemers mogelijk om flexibel te werken. Daarbij denken veel mensen meteen aan thuiswerken, maar een minder bekend voorbeeld is zelfroosteren. Dit houdt in dat werknemers hun rooster tot op een zekere hoogte zelf bepalen. Dit gebeurt binnen de kaders die je als werkgever stelt.

Een belangrijk verschil met thuiswerken is dat je individueel roosteren ook kunt toepassen bij locatiegebonden werkzaamheden.

Dat kan bijvoorbeeld in de zorg, waar zelfroosteren oorspronkelijk is ontstaan. Maar daarnaast is toepassing mogelijk in de detailhandel, industrie en logistiek.

Voordelen zelfroosteren

Voor de werknemer levert dit meer flexibiliteit op. Daardoor sluiten werk- en privéverplichtingen beter op elkaar aan.

Werknemers kunnen hun werktijden bijvoorbeeld aanpassen op schooltijden en rekening houden met files. Doordat dit een verbeterde werk-privébalans oplevert, neemt de kans op verzuim af.

Tegelijk biedt zelfroosteren je als werkgever de mogelijkheid om je personeel optimaal in te zetten. Als werkgever profiteer je namelijk ook van de flexibiliteit. Dit betekent dat je bijvoorbeeld de bezettingseisen kunt aanpassen bij een piek in de werkzaamheden. Je kunt hierdoor beter inspelen op de wensen van klanten.

Stappenplan zelfroosteren

Bij voldoende draagvlak onder je personeel kun je met individueel roosteren aan de slag. Daarbij komt het volgende stappenplan van pas:

Stap 1. Analyseer het werkaanbod

Begin met een analyse van de werkzaamheden in je onderneming. Dat doe je door uit te zoeken wat precies op welke dag moet gebeuren. De resultaten hiervan gebruik je voor het vaststellen va de minimale en maximale bezettingseisen.

Daarbij geldt dat bij een minimale bezetting alleen het werk gebeurt dat echt noodzakelijk is. Een maximale bezetting houdt in dat ook ruimte bestaat voor extra klussen die anders blijven liggen.

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Ga voor zekerheid

Stap 2. Verzamel de voorkeuren van medewerkers

Vervolgens ga je na wat de voorkeuren van je medewerkers zijn. Kies daarbij voor een werkbare methode die de roosterpuzzel niet al te complex maakt. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor bloktijden waarop medewerkers zich kunnen inschrijven.

Ook kun je werknemers laten aangeven op welke tijden ze juist niet willen werken. Dit maakt het in de volgende stappen eenvoudiger om te komen tot een optimale planning.

Stap 3. Zoek naar een optimale match

Het werkaanbod en de voorkeuren van je medewerkers leg je nu naast elkaar. Het is waarschijnlijk dat dit niet meteen leidt tot een rooster dat optimaal is voor iedereen. Bij een kleiner aantal medewerkers ga je daarom in overleg om ‘mismatches’ op te lossen.

Bij een groter aantal werknemers zul je deze ‘match’ liever doen met gespecialiseerde software. Dan is het immers ondoenlijk om met iedereen te overleggen.

Stap 4. Stel de definitieve planning op

Het is nu tijd om het definitieve rooster te verspreiden. Vanaf dit moment zijn wijzigingen niet meer mogelijk. Als je dat wel doet, kun je namelijk opnieuw beginnen met het maken van roosters.

Wel kun je denken aan onderlinge ruil tussen collega’s. Bij meningsverschillen kun je als leidinggevende eventueel de knoop doorhakken.

Stap 5. Evalueer het systeem

Ten slotte maak je de balans op. Heeft individueel roosteren voor jou en je personeel opgeleverd wat ervan werd verwacht?

De meeste roosters stel je meerdere keren per jaar vast, dus de lessons learned kun je meenemen naar de volgende periode. Uiteindelijk zou het eindresultaat in ieder geval moeten zijn dat zowel de werkgever als het personeel tevreden zijn.

Ben jij aantrekkelijk?

Hoe zorg je dat personeel gemotiveerd blijft? Laat zien dat je een goede werkgever bent. Met deze gratis test ontdek je of jij klaar bent voor nieuw personeel.

Start checklist