Wat zijn de kosten van personeel?

kosten personeel hoeveel

Krijg grip op je kosten en ga direct aan de slag met bespaartips.

Werknemersgegevens bewaren
Werknemersgegevens bewaren

Hoe lang bewaar je werknemers­gegevens?

In de loop van de tijd verzamel je als werkgever veel informatie over je werknemers. Hoe lang mag je die gegevens eigenlijk bewaren? Of, in sommige gevallen: hoe lang moet je werknemers­gegevens bewaren? Lees meer over de wettelijke bewaartermijn en bewaarplicht.

Als werkgever leg je de gegevens van individuele medewerkers vast in één of meer goed beveiligde dossiers, zoals het personeels­dossier of de salarisadministratie. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) schrijft voor hoe je deze gegevens moet verwerken en opslaan.

De AVG vermeldt geen concrete bewaartermijn voor het bewaren van werknemers­gegevens, maar geeft wel een richtlijn. Uit overwegingen van privacy mag je gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is.

Bewaarplicht werknemers­gegevens

Op deze richtlijn bestaan enkele uitzonderingen, die zijn vastgelegd in onder meer het Burgerlijk Wetboek, de Archiefwet en de belastingwetgeving.

Zo moet je documenten en bestanden die nodig zijn om aan bepaalde wettelijke en fiscale verplichtingen te voldoen, voor langere tijd bewaren. Voorbeelden hiervan zijn de salarisadministratie en loonbelastingverklaringen.

Aanslag belastinginspecteur

Voldoe je niet aan deze bewaarplicht, dan kan dat nare gevolgen hebben. Als je salarisadministratie niet op orde is, kan de belastinginspecteur bijvoorbeeld zelf een aanslag opleggen. De kans is groot dat deze hoger uitvalt dan normaal.

Je kunt een flinke geldboete krijgen of zelfs een gevangenisstraf. Het niet voldoen aan de bewaarplicht is namelijk een strafrechtelijke overtreding.

Bewaartermijn personeels­dossier

Veel werknemers­gegevens bewaar je in een personeels­dossier. Zolang een werknemer bij je in dienst is, kun je volstaan met het van tijd tot tijd opschonen van dit dossier.

Gegevens die niet langer relevant zijn, zoals een adreswijziging, een afgehandelde klacht of een briefwisseling van een paar jaar geleden, kun je zonder problemen verwijderen. 

checklist

Klaar voor (meer) personeel?

Test jezelf en je bedrijf. Beantwoord tien vragen met ja of nee en zie direct of je klaar bent voor (meer) personeel.

Werknemer uit dienst

Anders wordt het, wanneer een werknemer uit dienst treedt. Je kunt dan niet zomaar het hele personeels­dossier vernietigen. Documenten die na beëindiging van het dienstverband niet meer nodig zijn, bijvoorbeeld over de ziektekosten­verzekering of gevolgde opleidingen, mag je direct verwijderen. 

Bewaartermijnen overige werknemers­gegevens

Voor de overige werknemers­gegevens in het personeels­dossier gelden de volgende bewaartermijnen:

1 jaar na dienstverband

Voor een aantal werknemers­gegevens in het personeels­dossier geldt een maximaal toegestane bewaartermijn van slechts één jaar. Het betreft documenten die te maken hebben met de sollicitatie­gegevens van een werknemer:

Als je een sollicitant niet hebt aangenomen, moet je deze documenten binnen vier weken vernietigen, tenzij de sollicitant erin toestemt dat je de gegevens langer in portefeuille houdt.

2 jaar na dienstverband

Deze termijn geldt voor het overgrote deel van de werknemers­gegevens in het personeels­dossier. Hieronder vallen:

  • De arbeids­overeenkomst (inclusief wijzigingen)
  • Correspondentie over benoemingen, promotie/demotie en ontslag
  • Afspraken over het lidmaatschap van de ondernemingsraad
  • Verslagen van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken
  • Verslagen in het kader van de Wet verbetering poortwachter
  • Correspondentie met de bedrijfsarts en het UWV over ziekte­verzuim en re-integratie
  • Verslagen over probleemsituaties (inclusief financiële problemen)

Als een werknemer vertrekt vanwege een arbeidsconflict of er een rechtszaak loopt, is het verstandig om zijn gegevens langer te bewaren. Tot het conflict is opgelost of er een uitspraak van de rechter ligt.

5 jaar na dienstverband

De volgende documenten moet je tot vijf jaar na het einde van het dienstverband van een werknemer in het personeels­dossier bewaren:

7 jaar na dienstverband

De Belastingdienst beschouwt bepaalde onderdelen van de bedrijfsadministratie als zogeheten ‘basis­gegevens’. Dit zijn gegevens die van fiscaal belang zijn. Hieronder valt onder meer de salarisadministratie. Deze moet je minimaal zeven jaar bewaren. Dat geldt ook voor de volgende gegevens.

  • Persoonlijke gegevens ex-werknemer (stamkaart)
  • Datum van indiensttreding
  • Salarisadministratie
  • Arbeidsvoorwaarden (aanvullende arbeids- en salarisafspraken)
  • Arbeidsvoorwaarden over samenleving/partnerschap
  • Afstandsverklaring woon-werkverkeer

Heb je de salarisadministratie uitbesteed aan een extern bureau? Zorg er dan voor dat ook zij zich aan de wettelijke bewaartermijn en bewaarplicht houden. Maak hier duidelijke afspraken over.

Verwijderen of vernietigen?

Je hoeft niet alle gegevens die je uit het personeels­dossier verwijdert, te vernietigen. Het is soms al voldoende om de gegevens uit de actieve administratie te halen en bijvoorbeeld in een archief op te slaan. Bedrijven mogen bepaalde persoons­gegevens namelijk bewaren voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.

Versnipperaar

Heb je werknemers­gegevens niet (of niet meer) nodig voor archiefdoeleinden, dan moet je ze vernietigen. Zorg dat dit zorgvuldig gebeurt. Voor papieren dossiers betekent dit uiteraard dat ze door de versnipperaar moeten.

Software

Voor het vernietigen van digitaal opgeslagen gegevens gebruik je bij voorkeur speciale software. Er is bijvoorbeeld een systeem dat automatisch gegevens vernietigt op een van tevoren aangegeven tijdstip.

Branches ondernemers

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Meest gelezen

Whitepapers en online tests