Wat zijn de kosten van personeel?

kosten personeel hoeveel

Krijg grip op je kosten en ga direct aan de slag met bespaartips.

Gegevens werknemer bewaren AVG
Gegevens werknemer bewaren AVG

Hoe lang bewaar je werknemers­gegevens en personeels­dossiers?

In de loop van de tijd verzamel je als werkgever veel informatie over je werknemers. Hoe lang mag je die gegevens eigenlijk bewaren? Of, in sommige gevallen: hoe lang moet je werknemers­gegevens en personeels­dossiers bewaren? Lees meer over de wettelijke bewaartermijn en bewaarplicht.

Als werkgever leg je de gegevens van individuele medewerkers vast in één of meer goed beveiligde dossiers, zoals het personeels­dossier of de salarisadministratie. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) schrijft voor hoe je deze gegevens moet verwerken en opslaan.

De AVG vermeldt geen concrete bewaartermijn voor het bewaren van werknemers­gegevens, maar geeft wel een richtlijn. Uit overwegingen van privacy mag je deze persoons­gegevens niet langer bewaren dan 'noodzakelijk' is.

Wettelijke bewaartermijnen en bewaarplicht in 2024

Op deze richtlijn bestaan enkele uitzonderingen, die zijn vastgelegd in onder meer het Burgerlijk Wetboek, de Archiefwet en de belastingwetgeving.

Zo moet je documenten en bestanden die nodig zijn om aan bepaalde wettelijke en fiscale verplichtingen te voldoen, voor langere tijd bewaren. Voorbeelden hiervan zijn de salarisadministratie en verklaringen voor de loonbelasting.

Aanslag belastinginspecteur

Voldoe je niet aan deze bewaarplicht, dan kan dat nare gevolgen hebben. Als je salarisadministratie niet op orde is, kan de belastinginspecteur bijvoorbeeld zelf een aanslag opleggen. De kans is groot dat deze hoger uitvalt dan normaal.

Je kunt een flinke geldboete krijgen of zelfs een gevangenisstraf. Het niet voldoen aan de bewaarplicht is namelijk een strafrechtelijke overtreding.

Bewaartermijnen personeels­dossier

Veel werknemers­gegevens bewaar je in een personeels­dossier. Zolang een werknemer bij je in dienst is, kun je volstaan met het van tijd tot tijd opschonen van dit dossier.

Gegevens die niet langer relevant zijn, zoals een adreswijziging, een afgehandelde klacht of een briefwisseling van een paar jaar geleden, kun je zonder problemen verwijderen.

Twee jaren

De bewaartermijn van de gegevens uit het personeels­dossier staat niet precies in de wet beschreven voor ondernemers. De Autoriteit Persoons­gegevens zegt:

Je mag het personeels­dossier over het algemeen twee jaren bewaren nadat de werknemer uit dienst is. Zijn de gegevens al eerder niet meer nodig? Dan moet je het dossier direct verwijderen. Denk hierbij aan uitwerkingen van gesprekken, contracten en wijzigingen, mails, informatie over het ziekte­verzuim et cetera.

Werknemer uit dienst

Anders wordt het, wanneer een werknemer uit dienst gaat. Je kunt dan niet zomaar het hele personeels­dossier vernietigen.

Documenten die na beëindiging van het dienstverband niet meer nodig zijn, bijvoorbeeld over de ziektekosten­verzekering of gevolgde opleidingen, mag je direct verwijderen.

Bij personeels­dossiers heb je als ondernemer te maken met wettelijke verplichtingen. Wil je weten wat in jouw situatie toegestaan is en met praktische aanwijzigingen aan de slag? Gebruik dan de website van de AP.

Bonus: persoonlijke rapport

Klaar voor (meer) personeel?

Test jezelf en je bedrijf. Beantwoord tien vragen met ja of nee en zie direct of je klaar bent voor (meer) personeel.

Bewaartermijnen overige werknemers­gegevens in 2024

Voor de werknemers­gegevens in het personeels­dossier gelden in 2024 verschillende bewaartermijnen. Voor sommige gegevens is er een bewaartermijn van 1 of 2 jaar. En voor andere gegevens is er een bewaartermijn van 5 of 7 jaar.

Bewaartermijn 1 jaar na dienstverband

Voor een aantal werknemers­gegevens in het personeels­dossier geldt een maximaal toegestane bewaartermijn van slechts één jaar. Het betreft documenten die te maken hebben met de sollicitatie­gegevens van een werknemer:

  • Sollicitatiebrief of sollicitatieformulier
  • Curriculum vitae (cv)
  • Referenties
  • Correspondentie met de sollicitant
  • Getuigschriften
  • Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
  • Psychologisch onderzoek
  • Assessments

Bij afwijzing sollicitant: 4 weken

Als je een sollicitant niet hebt aangenomen, moet je deze documenten binnen vier weken vernietigen, tenzij de sollicitant erin toestemt dat je de gegevens langer bewaart.

Bewaartermijn 2 jaar na dienstverband

Deze termijn geldt voor het overgrote deel van de werknemers­gegevens in het personeels­dossier. Hieronder vallen:

Als een werknemer vertrekt vanwege een arbeidsconflict of er een rechtszaak loopt, is het verstandig om zijn gegevens langer te bewaren. Tot het conflict is opgelost of er een uitspraak van de rechter ligt.

Bewaartermijnen werknemersgegevens

Bewaartermijn 5 jaar na dienstverband

De volgende documenten moet je tot vijf jaar na het einde van het dienstverband van een werknemer in het personeels­dossier bewaren:

Bewaartermijn 7 jaar na dienstverband

De Belastingdienst beschouwt bepaalde onderdelen van de bedrijfsadministratie als zogeheten ‘basis­gegevens’. Dit zijn gegevens die van fiscaal belang zijn. Hieronder valt onder meer de salarisadministratie. Deze moet je minimaal zeven jaar bewaren.

Dat geldt ook voor de volgende gegevens:

  • Persoonlijke gegevens ex-werknemer (stamkaart)
  • Datum van indiensttreding
  • Salarisadministratie
  • Arbeidsvoorwaarden (aanvullende arbeids- en salarisafspraken)
  • Arbeidsvoorwaarden over samenleving/partnerschap
  • Afstandsverklaring woon-werkverkeer

Heb je de salarisadministratie uitbesteed aan een extern bureau? Zorg er dan voor dat ook zij zich aan de wettelijke bewaartermijn en bewaarplicht houden. Maak hier duidelijke afspraken over.

Gegevens personeel verwijderen of vernietigen?

Je hoeft niet alle gegevens die je uit het personeels­dossier verwijdert, te vernietigen. Het is soms al voldoende om de gegevens uit de actieve administratie te halen en bijvoorbeeld in een archief op te slaan. Bedrijven mogen bepaalde persoons­gegevens namelijk bewaren voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.

Versnipperaar

Heb je werknemers­gegevens niet (of niet meer) nodig voor archiefdoeleinden, dan moet je ze vernietigen. Zorg dat dit zorgvuldig gebeurt. Voor papieren dossiers betekent dit uiteraard dat ze door de versnipperaar moeten.

Software

Voor het vernietigen van digitaal opgeslagen gegevens gebruik je bij voorkeur speciale software. Er is bijvoorbeeld een systeem dat automatisch gegevens vernietigt op een van tevoren aangegeven tijdstip.

Kijk of jouw programma voor verzuim­registratie en verlofregistratie ook voldoet aan deze eisen. Probeer dit zo slim mogelijk te automatiseren.

Vragen over wettelijke bewaartermijnen

  • Welke werknemers­gegevens moet ik verplicht bewaren?

    Voor bepaalde personeels­gegevens gelden bewaartermijnen. Het gaat om documenten en bestanden die nodig zijn om aan wettelijke en fiscale verplichtingen te voldoen. Voorbeelden hiervan zijn de loonadministratie en verklaringen voor de loonbelasting. Deze moet je bewaren tijdens het dienstverband en een aantal jaren na vertrek van de werknemer.

  • Hoe bewaar ik gegevens in een personeels­dossier? 

    Zolang een werknemer bij je in dienst is, kun je het dossier van tijd tot tijd opschonen. Gegevens die niet langer relevant zijn mag je verwijderen, zoals een adreswijziging, een afgehandelde klacht of een briefwisseling van een paar jaar geleden.

  • Wat zijn de bewaartermijnen na ontslag of vertrek?

    Documenten die na het dienstverband niet meer nodig zijn, mag je direct verwijderen. Documenten die te maken hebben met de sollicitatie­gegevens van een werknemer mag je maximaal 1 jaar bewaren. De loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs mogen maximaal 5 jaar bewaard worden. Fiscale gegevens moet je minimaal 7 jaar bewaren.

Rechtsbijstand voor ondernemers

Rechtsbijstand­verzekering

De kans op een conflict is altijd aanwezig en juridische bijstand kan behoorlijk in de papieren lopen. Met een rechtsbijstand­verzekering ben je als ondernemer verzekerd van juridische hulp.

Meest gelezen

Personeels­dossier en privacy, hoe zit dat?

Als werkgever ben je verplicht om van alle werknemers een personeels­dossier bij te houden. Je personeel moet erop kunnen vertrouwen dat je zorgvuldig met die gegevens omgaat en dat niet zomaar iedereen erbij kan. Hoe zit het met de privacywetgeving?

AVG en zieke werknemer, wat zijn de regels?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt strenge eisen aan de verwerking van gegevens van zieke werknemers. Wat mag jij als werkgever van een zieke werknemer vragen en vastleggen? En wat mag niet?

5 valkuilen van een personeels­dossier

Het personeels­dossier: hoofdpijndossier? Welnee, houd je aan de regels en zorg ervoor dat het dossier van je werknemer up-to-date is. Stap in ieder geval niet in deze vijf valkuilen.

Whitepapers en online tests