Loon inhouden of verrekenen, mag dat?

27 maart 2017
Loon inhouden op salaris

Een bedrag inhouden op het salaris van je werknemers. Mag dat? En hoe zit het met het verrekenen van bedragen met het salaris? Dit zijn de regels.

Loon inhouden op salaris

In het Burgerlijk Wetboek (art 7:631-632) wordt onderscheid gemaakt tussen ‘inhoudingen’ en ‘verrekeningen’.

Inhoudingen op het loon

Bij inhoudingen gaat het om bedragen die jij als werkgever voor je werknemers betaalt. Je kunt te maken krijgen met verplichte en niet-verplichte inhoudingen op het loon.

  • Verplichte inhoudingen zijn bijvoorbeeld de premies voor volksverzekeringen en voor verplichte pensioenregelingen. Deze bedragen mag je inhouden op het loon zonder dat je daarvoor toestemming hoeft te vragen aan je werknemers.
  • Niet-verplichte inhoudingen zijn bijvoorbeeld de premies voor een collectieve ziektekostenverzekering of een aanvullende pensioenregeling. Je werknemers moeten jou schriftelijk machtigen om die bedragen op hun salaris te mogen inhouden. Een afspraak hierover in de arbeidsovereenkomst alleen is niet voldoende.

Verrekeningen met het loon

Bij verrekeningen gaat het om vorderingen die jij hebt op je werknemers. Of anders gezegd, bedragen die werknemers aan jou moeten betalen.

Denk bijvoorbeeld aan een voorschot op het loon dat je aan een werknemer hebt betaald, of een verkeersboete die een werknemer met leaseauto heeft gekregen. Je mag deze bedragen verrekenen met het loon, maar dit is wel aan voorwaarden gebonden.

Hieronder zetten we de mogelijkheden voor verrekening met het loon op een rij:

1. Verrekening van schadevergoedingen

Als een werknemer expres en doelbewust schade toebrengt aan jouw bedrijfseigendommen, mag je een schadevergoeding eisen. Dit mag ook als een werknemer met opzet een wanprestatie levert waardoor jij schade lijdt. Je moet hierbij altijd een rechter inschakelen. Pas als deze oordeelt dat een schadevergoeding op zijn plaats is, mag je deze verrekenen met het loon van je werknemer. Doe dit dus nooit op eigen initiatief.

2. Verrekening van boetes

Veel arbeidscontracten bevatten gedragsregels voor werknemers. Denk aan het concurrentiebeding of de geheimhoudingsplicht ten aanzien van gevoelige bedrijfsinformatie. Vaak vermeldt het contract ook welke boete een werknemer kan krijgen als hij een regel overtreedt. Dit is het zogeheten ‘boetebeding’.

Alleen als zo’n boetebeding zwart op wit staat, mag je een boete opleggen en deze verrekenen met het salaris van een werknemer. Je moet ook kunnen aantonen dat je werknemer de afspraken heeft geschonden.

Krijg grip op personeelskosten

Lees het gratis whitepaper met daarin:

  • De waarde van personeel
  • Personeelskosten op een rij
  • 5 manieren om te besparen

Download whitepaper

Een boete mag niet hoger zijn dan een half dagloon. Je mag het geld niet in eigen zak steken, maar moet het besteden aan bijvoorbeeld het verbeteren van de arbeidsomstandigheden. Ook moet je de bestemming van de boetes al vastleggen in het boetebeding. Deze voorschriften gelden echter alleen als de betrokken werknemer het minimumloon verdient. Verdient hij meer, dan mag de boete hoger zijn dan een half dagloon en mag je het geld ook voor persoonlijke doeleinden gebruiken.

Let op

Sommige werkgevers zetten in een boetebeding dat een werknemer voor dezelfde overtreding zowel een boete als een schadevergoeding moet betalen. Dat is bij wet niet toegestaan. De rechter zal zo’n beding altijd nietig verklaren.

3. Verrekening van verkeersboetes

Voor verkeersboetes gelden andere regels. Werknemers die tijdens werktijd een verkeersovertreding begaan, moeten boetes zelf betalen. Ook als ze in een (lease)auto van de zaak rijden en de bekeuring op jouw naam komt te staan. Je mag een verkeersboete dus altijd verrekenen met het loon. Tenzij je zelf met je werknemers afspreekt dat jij de boetes betaalt. Leg dit dan wel vast in het arbeidscontract.

4. Verrekening van een loonvoorschot

Het kan gebeuren dat een werknemer je vraagt om hem een voorschot op het loon te geven. Bijvoorbeeld omdat hij tijdelijk krap bij kas zit. Als je besluit hem tegemoet te komen, maak dan schriftelijke afspraken over het tijdstip en de wijze van terugbetalen. Spreek bijvoorbeeld af dat je het voorschot in termijnen terugvordert door elke maand een deel te verrekenen met het loon. Of laat de werknemer het bedrag na een jaar ineens terugbetalen. Komt hij die afspraak niet na, dan mag je het terug te betalen bedrag alsnog met het loon verrekenen.

5. Verrekening van te veel betaald loon

Door een fout in de loonadministratie kan het gebeuren dat je een werknemer te veel loon betaalt. Je mag het teveel betaalde bedrag terugvorderen door het te verrekenen met de volgende loonbetaling. Voorwaarde is wel dat een werknemer hierdoor in een gegeven maand niet minder mag gaan verdienen dan het nettominimumloon. Heeft een werknemer bijvoorbeeld zijn loon dubbel uitgekeerd gekregen, dan moet je dat bedrag in termijnen terugvorderen.

Let op

In bepaalde gevallen mag je te veel betaald loon niet terugvorderen. Als je een werknemer hebt ingedeeld in een te hoge salarisschaal, bijvoorbeeld. Of als een werknemer aantoonbaar niet kon weten dat hij te veel loon kreeg.

6. Verrekening van huurprijs

Als een werknemer bij jou een woning, een stuk grond, een werktuig of gereedschap huurt, mag je de huurprijs hiervan verrekenen met het loon. Voorwaarde is wel dat je werknemer en jij een schriftelijke huurovereenkomst hebben.

7. Verrekening bij einde dienstverband

Gaat een werknemer bij je uit dienst? Dan mag je ook nog andere dan de hierboven genoemde kosten verrekenen met het loon van de eindafrekening. Uiteraard moet er dan wel sprake zijn van een opeisbare vordering. Anders gezegd: je werknemer moet je echt geld schuldig zijn.

Dat kan een studieschuld zijn, bijvoorbeeld. Als je schriftelijk bent overeengekomen dat je werknemer (een deel van) de studiekosten terugbetaalt bij ontslag tijdens of vlak na de opleiding, mag je dit verrekenen. Maar dat mag alleen als schriftelijk ook is vastgelegd dat je werknemer minder gaat terugbetalen naarmate er meer tijd zit tussen de opleiding en het moment van ontslag.

Let op

Neemt je werknemer niet zelf ontslag, maar ontsla jij hem? Dan zal een rechter wellicht niet akkoord gaan met een terugvordering van studiekosten.

Nettominimumloon is ondergrens

Of het nu gaat om inhoudingen of verrekeningen, één belangrijke wettelijke verplichting moet je als werkgever altijd in de gaten houden. Werknemers hebben recht op het wettelijke minimumloon.

Daarom is in de wet opgenomen dat je geen inhoudingen en verrekeningen mag toepassen als een werknemer daardoor in een gegeven maand minder gaat verdienen dan het nettominimumloon. Dreigt dit te gebeuren, bijvoorbeeld bij de verrekening van een hoge verkeersboete, dan moet je de verrekening ervan over meerdere maanden uitsmeren.

Hierop zijn twee uitzonderingen:

  • De verplichte inhoudingen (loonheffing en pensioenpremies) moet je als werkgever altijd inhouden en afdragen.
  • Bij verrekening van een loonvoorschot mag het maandloon van een werknemer wél onder het nettominimumloon uitkomen. Je hebt het loon immers al eens betaald, op een eerder moment. Dit geldt echter alleen als je deze verrekening schriftelijk met je werknemer hebt afgesproken.

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit complete pakket aan personeelsverzekeringen zorg je goed voor je personeel.

Zo beperk je risico's

27 maart 2017

Elke week een update

Wil je nieuws, tips, handige informatie en inspiratie van ons ontvangen? Meld je dan aan voor de nieuwsbrief Ondernemen Met Personeel. Je ontvangt de nieuwsbrief daarna elke week gratis in je mailbox.

 

Ik wil graag gratis tips

* Je hoeft alleen maar je mailadres in te vullen

Wat zijn de kosten van personeel?

X
Kosten van personeel

Krijg grip op je personeelskosten met dit gratis whitepaper.

Download

En ga direct aan de slag met slimme bespaartips.