Hoe om te gaan met open sollicitaties?

09 januari 2014
Vacante positie

Het aantal open sollicitaties in het mkb stijgt ieder jaar. En met succes, want ondernemers vullen inmiddels 20 procent van de vacatures op deze manier in. Wat is de beste manier om met deze open sollicitaties om te gaan?

Vacante positie

Beoordeling sollicitatiebrieven

Uit de sollicitatiebrief kun je in eerste instantie al veel opmaken. Naast de spelling en het taalgebruik is ook de motivatie van de kandidaat belangrijk. Er zijn gelukszoekers die vanwege de sollicitatieplicht open sollicitaties als een schot hagel op bedrijven afvuren. Deze pik je er doorgaans direct uit, omdat ze niet specifiek op de kenmerken van je bedrijf ingaan en in algemeenheden blijven hangen.

Beoordeel vervolgens of de sollicitant aan de minimale eisen voldoet en of hij over de juiste competenties beschikt. Als dat ook naar tevredenheid is ingevuld, kun je ervan uitgaan dat het een serieuze, gemotiveerde kandidaat betreft. Deze sollicitant heeft zich in je bedrijf verdiept, is enthousiast en toont zich door middel van deze brief ondernemend.

Afwijzing sollicitatie

Je hebt door de brief en het cv een goede eerste indruk van de sollicitant. De volgende stap is bedenken of er een functie binnen je bedrijf is waar je hem geschikt voor acht, ook al is er momenteel geen functie beschikbaar. Als dat niet het geval is, stuur je een afwijzing waarin je hem bedankt voor de interesse, maar aangeeft dat er nu en in de toekomst geen werk voor hem is binnen je bedrijf.

Toekomstige vacatures

Als je bedrijf begint te groeien en je nadenkt over het aannemen van personeel, zijn de (toekomstige) vacatures nog niet altijd even duidelijk. Dat er genoeg werk is, weet je zeker, maar je hebt er nog niet de juiste functieomschrijving bij gevonden. Dan is een open sollicitatie altijd welkom. Deze persoon past wellicht in deze toekomstige functie. Dit scheelt je een hoop advertentiekosten en sollicitatieronden. Nodig de persoon uit voor een officieel sollicitatiegesprek en bepaal naar aanleiding van dat gesprek of je hem aanneemt.

Sollicitatie on hold

Als je de brief en het cv positief beoordeelt, maar nog niet direct een geschikte functie beschikbaar hebt, zijn er twee opties. Je nodigt de kandidaat uit voor een kennismakingsgesprek of bewaart het cv voor het moment dat er wel een relevante functie vrij komt.

De sollicitant uitnodigen op gesprek is vooral zinvol als je verwacht binnen afzienbare tijd tijdelijke vervanging of uitbreiding nodig te hebben. Bijvoorbeeld door een aanstaand zwangerschapsverlof, een tijdelijk contract dat je niet gaat verlengen of vanwege de groei van je bedrijf.

Oriënterende kennismaking

Geef de sollicitant geen valse hoop en vertel vooraf dat het geen officieel sollicitatiegesprek is, maar een oriënterende kennismaking. Laat de sollicitant vertellen waarom hij graag bij je bedrijf wil werken en ontdek of hij in een functieprofiel past. Niet alleen leer je de persoon in een meer informele setting kennen, de sollicitant voelt zich ook serieus genomen en zal enthousiast zijn dat de brief goed is beoordeeld.

Wees eerlijk over de mogelijkheden in het bedrijf. Doe geen beloftes die je niet kunt waarmaken. Een vervanging wegens zwangerschap betekent een tijdelijke functie, zonder uitzicht op een vast contract.

Bewaartermijn sollicitatiebrieven

Is er geen vacature en heb je de verwachting dat die ook niet op korte termijn gaat komen, laat de sollicitant dit dan weten door middel van een persoonlijke brief of telefoongesprek. Leg uit dat je de persoon een geschikte kandidaat vindt voor het bedrijf, maar dat je (voorlopig) geen werk voor hem hebt. Spreek vervolgens een bewaartermijn af; normaal gesproken bedraagt deze periode een halfjaar tot een jaar.

Laat weten dat je bij een verandering in de situatie contact opneemt en dat de sollicitant aan het einde van de bewaarperiode zelf contact mag opnemen als hij nog niets heeft vernomen. Als hij dan nog steeds interesse heeft, kan hij een geüpdatete cv sturen. Wellicht heb je op basis van de nieuwe informatie wel een functie beschikbaar en anders kun je, als de sollicitant dat wil, het nieuwe cv bewaren.

Leg tot slot een archief aan van alle open sollicitaties. Als je dossiers van enthousiaste sollicitanten op voorraad hebt, scheelt je dat voor de wervingsprocedure veel geld en tijd.

09 januari 2014

Elke week een update

Wil je nieuws, tips, handige informatie en inspiratie van ons ontvangen? Meld je dan aan voor de nieuwsbrief Ondernemen Met Personeel. Je ontvangt de nieuwsbrief daarna elke week gratis in je mailbox.

 

Ik wil graag gratis tips

* Je hoeft alleen maar je mailadres in te vullen

Ben jij klaar voor (meer) personeel?

X
klaar voor meer personeel

Vul de checklist in en je weet het binnen enkele minuten.

Start

Je ontvangt na afloop een persoonlijk rapport met tips.