Een sollicitant netjes afwijzen, zo doe je dat

20 januari 2016
Sollicitant netjes afwijzen

Een vacature bij jouw bedrijf levert tientallen reacties op. Je maakt één nieuwe werknemer blij, alle andere sollicitanten moet je afwijzen. Hoe doe je dit op een nette en voor beide partijen positieve manier?

Sollicitant netjes afwijzen

Veel werkzoekenden ergeren zich aan het uitblijven van een reactie op hun sollicitatie. Of aan een afwijzing die pas in de bus valt als de vacature allang is vervuld. Sommige werkgevers werpen dan tegen dat zij bij sollicitaties vaak een overvloed aan reacties krijgen. Het zou te veel werk zijn om iedere sollicitant een persoonlijk bericht te sturen.

Dat klinkt misschien aannemelijk, maar netjes is het niet. Want een sollicitant neemt vaak de moeite om zich in een potentiële werkgever te verdiepen en zich zo goed mogelijk te presenteren. Dan is het fatsoenlijk om hier op een passende manier op te reageren, al is dat met een afwijzing.

Voorkom een negatief imago

Het is als werkgever hoe dan ook niet verstandig om helemaal niets van je te laten horen. Je geeft de sollicitant zo een weinig professionele indruk van je bedrijf. Ook loop je het risico van negatieve publiciteit. Een enkele negatieve tweet van een sollicitant kan je imago namelijk al een flinke deuk opleveren.

Dit voorkom je door de sollicitant op een nette manier af te wijzen, in positieve bewoordingen en met een bedankje. Zo kweek je goodwill. Ook voor later, want je weet maar nooit of je iemand in de toekomst nog eens tegenkomt. Is het niet als werknemer, dan misschien wel als klant.

Fasen sollicitatieprocedure

In de sollicitatiecode staan heldere regels over hoe je sollicitanten op een nette manier afwijst. Je bent niet verplicht om de sollicitatiecode te volgen, maar je geeft daarmee als werkgever wel een perfect visitekaartje af. Hieronder lees je voor de verschillende fasen in de sollicitatieprocedure hoe je sollicitanten op een nette en professionele manier afwijst.

Afwijzen na een schriftelijke sollicitatie

Sollicitanten vinden het prettig om te weten of hun brief of mail goed is aangekomen. Stuur daarom altijd een ontvangstbevestiging. Komt een kandidaat vervolgens niet in aanmerking voor de vacature, stuur dan uiterlijk binnen twee weken na het sluiten van de sollicitatietermijn een brief of mail met een persoonlijke aanhef (dus geen 'Beste sollicitant').

Maak het jezelf wel gemakkelijk: begin niet meteen met afwijzen, maar verzamel eerst een aantal reacties die je kunt groeperen naar afwijzingscriterium, zoals opleiding of ervaring. Je kunt dan per criterium een standaardbrief opstellen; dat is wel zo efficiënt.

Bedank de sollicitant voor de genomen moeite en leg uit waarom hij of zij het niet geworden is. Je kunt bijvoorbeeld aangeven hoe groot de concurrentie was en dat er kandidaten zijn die betere papieren hebben. Wens hem of haar succes met de verdere sollicitaties. Bied ook de mogelijkheid om telefonisch een nadere toelichting te vragen. Veel sollicitanten stellen dit op prijs.

Als je een kandidaat afwijst die misschien interessant is voor toekomstige vacatures, dan kun je dat beter telefonisch doen. Dat is wel zo persoonlijk en je kunt meteen toestemming vragen voor het bewaren van zijn gegevens.

Heb je personeel in dienst?

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit complete pakket aan personeelsverzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.

Zo beperk je risico's

Afwijzen na een gesprek

Heb je een sollicitant op gesprek gehad en besluit je om niet met hem verder te gaan? Dan heeft een telefonische afwijzing de voorkeur. Een persoonlijk gesprekje wordt in zo’n geval veel hoger gewaardeerd dan een brief of mail. En dat draagt weer bij aan je imago als goed werkgever.

Probeer wel om zo’n ‘slechtnieuwsgesprek’ een positieve twist te geven. Geef bijvoorbeeld aan waar de sollicitant op moet letten bij volgende gesprekken. Vraagt hij of zij door, ga daar dan ook serieus op in.

Meestal zul je tijdens het sollicitatiegesprek hebben afgesproken wanneer de sollicitant een reactie kan verwachten. Houd je aan deze termijn. Niets is voor een kandidaat vervelender dan in onzekerheid te zitten over de uitslag van een sollicitatiegesprek.

Let op

Bij het afwijzen van een kandidaat moet je oppassen met het noemen van een reden. Je mag bijvoorbeeld niet iemand afwijzen vanwege geslacht, leeftijd en religie. Lees het artikel 6 verboden redenen om een sollicitant af te wijzen.

Persoonlijke gegevens

Het is volgens de Autoriteit Persoonsgegevens gebruikelijk om de gegevens van afgewezen sollicitanten (zoals brieven, mails of cv's) te verwijderen. Zie erop toe dat dit binnen vier weken gebeurt, tenzij is overeengekomen dat je de gegevens voor een langere periode mag bewaren. In dat geval is het netjes om na een jaar de sollicitant nogmaals te benaderen. Je informeert dan of de gegevens nog kloppen en of je ze nog langer mag bewaren.

  • Wat als je klanten niet of laat betalen?
  • Of als een klant jou aansprakelijk stelt?

 

Zorg dat jouw zaak blijft bestaan als het even tegenzit.

Bekijk de mogelijkheden

20 januari 2016

Elke week een update

Wil je nieuws, tips, handige informatie en inspiratie van ons ontvangen? Meld je dan aan voor de nieuwsbrief Ondernemen Met Personeel. Je ontvangt de nieuwsbrief daarna elke week gratis in je mailbox.

 

Ik wil graag gratis tips

* Je hoeft alleen maar je mailadres in te vullen

Ben jij klaar voor (meer) personeel?

X
klaar voor meer personeel

Vul de checklist in en je weet het binnen enkele minuten.

Start

Je ontvangt na afloop een persoonlijk rapport met tips.