De salarisadministratie uitbesteden, hoe werkt dat?

Salarisadministratie: zelf doen of uitbesteden

Als ondernemer met personeel ben je bij wet verplicht om een salarisadministratie bij te houden. Je kunt dat zelf doen of uitbesteden.

Zelf doen vereist veel vakkennis, want een salarisadministratie is complexe materie. Je moet weten hoe je bruto- en nettoloonberekeningen maakt, jaaropgaven opstelt en een aangifte loonheffingen indient. Bovendien moet je de fiscale en sociale wet- en regelgeving op je duimpje kennen. Een hele opgave, want de regels veranderen voortdurend.

Maandelijks bijhouden

Het bijhouden van de salarisadministratie is behalve ingewikkeld ook tijdrovend. Het is een maandelijks terugkerende taak waar je elke keer weer tijd voor moet vrijmaken.

Tijd die je waarschijnlijk liever besteedt aan je core business of aan andere activiteiten die geld opleveren. Genoeg redenen dus om te overwegen je salarisadministratie door een accountant of gespecialiseerd kantoor te laten verzorgen.

Wanneer is de salarisadministratie uitbesteden interessant?

Het uitbesteden van de salarisadministratie is vooral interessant als je een bedrijf hebt met tussen de 10 en 50 werknemers. Is je bedrijf kleiner, dan is uitbesteden relatief iets duurder.

• Veel administratiekantoren voor bedrijven tot 10 medewerkers berekenen namelijk een vaste prijs voor hun diensten, ongeacht het daadwerkelijke aantal medewerkers.
• Pas vanaf 10 medewerkers betaal je een meerprijs per persoon of loonstrook. Heb je affiniteit met boekhouding, dan kun je overwegen om toch zelf je administratie te doen, bijvoorbeeld met een goed softwarepakket en een cursus loonadministratie. Met een klein aantal maandelijkse loonstroken is dat nog te doen.
• Voor middelgrote bedrijven (50 of meer werknemers) ligt uitbesteden niet of minder voor de hand. Deze bedrijven hebben vaak een eigen salarisadministrateur of zelfs een afdeling Salarisadministratie. De benodigde specialistische kennis voor de salarisadministratie is daar dus in huis aanwezig.

Test: Klaar voor (meer) personeel?

Test jezelf en je bedrijf. Beantwoord tien vragen met ja of nee en zie direct of je klaar bent voor (meer) personeel. 

Doe de test

Hoe werkt uitbesteden in de praktijk?

Voor het uitbesteden van de salarisadministratie kun je bij accountants of administratiekantoren meestal kiezen uit twee varianten.

1. Alle salarisadministratie uitbesteden

Bij deze variant neemt het kantoor je al het werk rond de salarisadministratie uit handen. Concreet betekent dit dat je alleen nog maar de urenstaten en personeels­mutaties hoeft bij te houden en deze moet doorgeven.

Het kantoor richt dan een complete salarisadministratie voor je in, verstuurt de loonstroken en de jaaropgaven, en regelt de loonbelastingaangifte. Verandert er iets in de wet- en regelgeving of in de verplichte cao voor jouw bedrijfstak, dan verwerkt het kantoor dit in de administratie. Je hebt er dus helemaal geen omkijken meer naar.

Extra diensten

Daarnaast bieden veel kantoren extra diensten, zoals:

• het opstellen van arbeids­overeenkomsten,
• het aanmelden van nieuwe medewerkers bij instanties
• en het doen van aangiftes voor het pensioenfonds en ziekengeld­verzekeringen.

Ook staan ze je bij met advies, bijvoorbeeld op het gebied van ziekte­verzuim, arbeidsrecht of fiscale voordelen voor ondernemers.

Bij de meer traditionele kantoren staat de salarisadministratie op het interne systeem. Als klant heb je daardoor beperkte toegang en dus minder overzicht. Moderne dienstverleners werken met online programma’s die je wel volledige toegang geven tot je eigen salarisadministratie.

2. Gedeeltelijk uitbesteden

Deze variant is een combinatie van zelf doen en uitbesteden. Het administratiekantoor en jij verdelen onderling de taken. Het kantoor verzorgt bijvoorbeeld alleen de berekening van het salaris en de verzending van loonstroken en jaaropgaven. Jij bent verantwoordelijk voor de salarisbetaling, de afdracht van loonheffingen en de jaarlijkse loonbelastingaangifte.

Kantoren die deze variant aanbieden, werken altijd met een digitaal platform. Als klant heb jij daar toegang tot je eigen online salarisadministratie. Het voordeel hiervan is dat je heel flexibel bent.

Zelfs Employee Self Service (ESS)

Je kunt zelf allerlei mutaties digitaal invoeren en je hebt op elk gewenst moment online inzicht in je administratie. Zelfs Employee Self Service (ESS) is mogelijk: je kunt werknemers toegang geven voor het zelf invoeren van bijvoorbeeld declaraties of verlofaanvragen.

Maak bij gedeeltelijke uitbesteding duidelijke afspraken over de taakverdeling. Kies voor een kantoor met een zo flexibel mogelijk systeem, dat ook ruimte laat voor het automatiseren van processen.

Wat zijn de kosten van de salarisadministratie uitbesteden?

Sommige kantoren hanteren een staffel: hoe meer werknemers je in dienst hebt, hoe lager het tarief per werknemer. Verder is het niet ongebruikelijk dat je als werkgever een vast bedrag per jaar of per maand betaalt, naast de tarieven per loonstrook.

Administratiekantoren bieden hun diensten aan tegen heel betaalbare tarieven. Vraag verschillende offertes op bij diverse kantoren en vergelijk goed de algemene voorwaarden met elkaar.

In de meeste gevallen betaal je een vast tarief per werknemer of loonstrook. De bedragen variëren van 5 tot 50 euro per werknemer per maand. 

Kan ik met uitbesteden kosten besparen?

Als je alleen naar de directe kosten kijkt, is uitbesteden duurder dan zelf je salarisadministratie doen. Bij zelf doen betaal je slechts eenmalig voor het softwarepakket en jaarlijks voor licenties. Maar er zijn ook verborgen kosten.

Zelf doen kost tijd: die kun je niet besteden aan activiteiten die geld opleveren. Wellicht volg je nog een cursus over loonadministratie of schaf je fiscale vakliteratuur aan. Dat telt allemaal mee.

Als je zelf verantwoordelijk bent voor je administratie, kan het maken van fouten je bovendien ook nog geld kosten. Eventuele boetes van de Belastingdienst betaal je zelf. Bij uitbesteden komen die voor rekening van je administratiekantoor.

Kortom: het is lastig te zeggen of je met uitbesteden duurder uit bent dan met zelf doen. Een en ander hangt ook af van het aantal medewerkers en de prijs die je per loonstrook betaalt.

Hoe bepaal ik mijn keuze voor een administratiekantoor?

Nederland kent een groot aanbod van accountants, boekhouders en administratiekantoren. Zij willen graag de salarisadministratie voor jouw bedrijf verzorgen.

Waar moet je op letten bij je keuze? Een goed uitgangspunt is om eerst te kijken naar prijs, kwaliteit en service. 

• Kun je jouw eigen regelingen kwijt in het administratiesysteem?
• Kun je ook zelf aanpassingen doorvoeren of ben je afhankelijk van de leverancier? 
• Met welke online systemen werken ze?
• Zijn de salarisprofessionals gecertificeerd?

Stel voor jezelf vast: wat het mag kosten, welke kwaliteit een kantoor voor die prijs moet leveren en welke service je verwacht van de online tools. Gebruik hierbij deze handige checklist (pdf) als hulpmiddel.

Vraag altijd meerdere offertes op en maak heldere afspraken over verwachtingen om teleurstellingen te voorkomen.

Hoe zit het met de privacy van mijn werknemers?

De salarisadministratie maakt deel uit van de personeels­dossiers van medewerkers. Voor het verwerken van deze privacygevoelige gegevens gelden wettelijke regels. Het administratiekantoor is hieraan gebonden.

Vraag bij het kantoor van jouw keuze altijd na hoe zij omgaan met de privacy. Houden zij zich bijvoorbeeld aan de wettelijke bewaartermijnen voor werknemers­gegevens?

Check ook of het kantoor werkt volgens de ISAE 3402 certificering. Dit is een standaard voor de beheersing van processen bij uitbesteding, vooral gericht op veiligheid en bescherming van persoons­gegevens. Denk aan bijvoorbeeld op welke wijze wordt de persoonlijke data opgeslagen?

Schade voorkomen of beperken

Wil je werknemers een veilige werkomgeving bieden en aan de eisen van Arbowet, brandweer, gemeente en verzekeraar voldoen? Regel dan een preventie­abonnement.

Bekijk de voordelen