Handleiding voor een planningsgesprek

16 december 2015
Planningsgesprek

Een planningsgesprek gaat over de verwachtingen van jou en je medewerker. Die bespreek je samen om tot heldere afspraken te komen. Een handleiding voor het voeren van een planningsgesprek.

Planningsgesprek

Gesprekkencyclus

Planningsgesprekken maken onderdeel uit van de gesprekkencyclus. Deze jaarlijks terugkerende cyclus van gesprekken begint met het bepalen van de doelstellingen. Dat gebeurt meestal aan het begin van het jaar met een planningsgesprek, dat daarom ook wel doelstellingengesprek wordt genoemd. Tijdens dit gesprek staan de verwachtingen van beide partijen centraal. Op basis hiervan maak je vervolgens resultaat- en ontwikkelafspraken.

Op een later moment maak je de balans op. Dat doe je tussentijds met het functioneringsgesprek, dat eveneens onderdeel uitmaakt van de gesprekkencyclus. Het verschil is dat je hierbij kijkt of de werknemer op de goede weg is en eventueel bijstuurt. Ten slotte geef je tijdens het beoordelingsgesprek, meestal rond de jaarwisseling, de beoordeling. Tijdens dezelfde afspraak of kort daarna voer je dan weer een planningsgesprek, waarna de gesprekkencyclus opnieuw begint.

Doelstellingengesprek voorbereiden

Het doelstellingengesprek vraagt om een goede voorbereiding van beide partijen. Daarmee verklein je de kans dat je vage afspraken maakt of afspraken die niet aansluiten bij het bedrijf en de werknemer. Als ondernemer kun je vooraf onder meer nadenken over de bedrijfsdoelstellingen en de bijdrage die je medewerker hieraan kan leveren. Welke output verwacht je precies en hoe vertaal je dit in meetbare doelstellingen? Welke (nieuwe) wegen wil je met je bedrijf bewandelen en wat vraagt dit van de medewerker?

De inbreng van de werknemer is hierbij belangrijk, want het planningsgesprek is een gelijkwaardig gesprek en dus tweerichtingsverkeer. Ter voorbereiding kan hij alvast nadenken over zijn rol binnen de organisatie. Hij kan hiervoor het functieprofiel erbij nemen en zich afvragen of dit nog aansluit bij de praktijk. Heeft hij een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP), dan kan hij dat nog eens tegen het licht houden. Op basis hiervan kan hij punten formuleren waarop hij zich verder kan ontwikkelen.

Opbouw planningsgesprek

Tijdens het gesprek kun je de volgende stappen doorlopen:

Stap 1. Opening

Het gesprek kun je beginnen met een korte uitleg over het planningsgesprek. Daarbij vertel je nog eens wat het doel is van het gesprek. Je kunt bijvoorbeeld aangeven dat je het belangrijk vindt om heldere afspraken met elkaar te maken en dat dit gesprek daarbij helpt. Leg eventueel uit wat het verschil is tussen dit gesprek en de andere gesprekken, zoals het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek. Ten slotte geef je aan hoe lang het gesprek ongeveer zal duren.

Stap 2. Doelstellingen formuleren

Het is nu tijd om de doelstellingen onder woorden te brengen. Je kunt beginnen met de grote lijnen door een vooruitblik te geven op het komende jaar en de verwachte ontwikkelingen binnen je onderneming en de afdeling. Op basis hiervan kun je de werknemer vervolgens doelstellingen laten formuleren. Door hem dit zelf te laten doen, leg je de verantwoordelijkheid op de juiste plaats. Houd wel in de gaten dat de doelstellingen aansluiten bij die van je bedrijf en zowel uitdagend als haalbaar zijn.

Groeien met personeel?

Samen met personeel werk je aan de groei van je bedrijf. Wil je weten wat daarbij in de weg kan staan? Een verzekerings­adviseur brengt het voor je in kaart.

Vind een adviseur

Stap 3. Ondersteuning bieden

Vraag je werknemer ook of je hem een helpende hand kunt bieden. Soms is namelijk extra ondersteuning nodig om bepaalde doelstellingen te behalen. Bijvoorbeeld de inzet van collega's of het volgen van een bepaalde cursus. Als je de juiste ondersteuning kunt bieden, vergroot je de kans dat hij zijn doelstellingen behaalt. Maak hierover wel duidelijke afspraken en kom deze altijd na, zodat je de medewerker niet teleurstelt. Kun je iets niet direct toezeggen, geef dan aan dat je er een volgende keer op terugkomt.

Stap 4. Afspraken vastleggen

Zet de afspraken altijd op papier. De meeste organisaties gebruiken hiervoor een planningsformulier. Daarop noteer je resultaatafspraken en ontwikkelafspraken. Bij resultaatafspraken kun je denken aan de afronding van projecten of het binnenhalen van een bepaald aantal klanten. Bij ontwikkelafspraken kun je denken aan het vergaren van bepaalde kennis of het ontwikkelen van vaardigheden en competenties. Maak deze afspraken SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden).

Stap 5. Vervolgafspraak inplannen

Later in het jaar kijk je of de werknemer zijn doelstellingen heeft behaald. Dat gebeurt eerst tijdens het functioneringsgesprek en daarna tijdens het beoordelingsgesprek. Laat alvast weten wanneer deze gesprekken plaatsvinden, zodat je kunt uitgaan van een duidelijke planning. Uiteraard zul je dan nog steeds tussen de bedrijven door informeren hoe het ervoor staat. De jaarlijkse gesprekken zijn echter de formele momenten rondom functioneren en beoordelen.

16 december 2015

Elke week een update

Wil je nieuws, tips, handige informatie en inspiratie van ons ontvangen? Meld je dan aan voor de nieuwsbrief Ondernemen Met Personeel. Je ontvangt de nieuwsbrief daarna elke week gratis in je mailbox.

 

Ik wil graag gratis tips

* Je hoeft alleen maar je mailadres in te vullen

Ben jij klaar voor (meer) personeel?

X
klaar voor meer personeel

Vul de checklist in en je weet het binnen enkele minuten.

Start

Je ontvangt na afloop een persoonlijk rapport met tips.