Screening van personeel, zo werkt het

- bijgewerkt op 30 januari 2017
Screening van personeel

Als ondernemer wil je graag betrouwbaar personeel. Door middel van screening kun je daaraan bijdragen. Wat zijn de do's en don'ts en welke mogelijkheden heb je als werkgever?

Screening van personeel

Screening biedt informatie over iemands integriteit. Hiermee kun je als eigenaar van een winkel bijvoorbeeld bepalen of een potentiële werknemer geschikt is om met contant geld om te gaan. Zo zul je een winkelmedewerker met een frauduleus verleden niet graag aannemen. De kans bestaat dat hij opnieuw de fout in gaat.

Je kunt iemand (laten) screenen met behulp van allerlei instrumenten. De meeste ondernemers zullen deze niet allemaal tegelijk inzetten. Afhankelijk van de risico's kies je meestal voor een meer of minder uitgebreide screening. Hieronder vind je enkele do's en don'ts en instrumenten voor de screening van personeel.

Do's bij screening

Risico's op een rij zetten

Het is een goed idee om eerst de risico's in een functie op een rij te zetten. In een brochure van Justis vind je voorbeelden van risico's per functie. Zo kan een systeembeheerder toegang hebben tot veel vertrouwelijke informatie. Op basis hiervan kun je kiezen voor een uitgebreidere screening dan voor een administratief medewerker.

Transparant zijn

Transparantie leidt tot meer begrip bij degene die de screening moet ondergaan. Je biedt transparantie door bijvoorbeeld in de vacature aan te geven welke screeningsinstrumenten je zult gebruiken en vooraf toestemming te vragen. De aankondiging heeft overigens ook een preventieve werking, omdat dit ongewenste kandidaten zal afschrikken.

Don'ts bij screening

(Wettelijke) regels overtreden

Bij screening moet je onder meer rekening houden met de wettelijke privacyregels. Zo moet je als werkgever een legitieme reden hebben voor de screening en dient de screening noodzakelijk te zijn. Daarnaast vind je extra regels in de sollicitatiecode. De regels hierin zijn niet verplicht, maar zorgen wel voor een eerlijke en transparante sollicitatieprocedure.

Flexibel personeel over het hoofd zien

Je kiest vaak voor een screening bij medewerkers met een risicovolle functie. Vergeet daarbij niet om flexibel personeel mee te nemen, zoals tijdelijke werknemers, uitzendkrachten en oproepkrachten. Ook al zijn deze werknemers voor een kortere periode bij je aan het werk, toch kan er sprake zijn van allerlei risico's.

Instrumenten voor screening

Identiteit controleren

Iedere werkgever moet voldoen aan de identificatieplicht. Dat betekent onder meer dat je de identiteit van je medewerkers controleert bij indiensttreding. Daarbij kijk je naar de echtheid en geldigheid van het identiteitsbewijs. Bekijk het stappenplan verificatieplicht (pdf) van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Websites en social media checken

Op websites en social media valt steeds meer te vinden over sollicitanten. Veel werkgevers gebruiken deze informatie om zich alvast een beeld van iemand te vormen. Volgens de sollicitatiecode moet je de sollicitant vooraf wel toestemming vragen en de gevonden informatie later met hem bespreken. Vraag jezelf daarbij steeds af in hoeverre de gevonden informatie relevant is voor de sollicitatieprocedure.

Diploma's controleren

Een cv is niet altijd op waarheid gebaseerd. Zo komt het in de praktijk nogal eens voor dat opleidingen en diploma's zijn verzonnen. Een sollicitant heeft bijvoorbeeld nooit bedrijfskunde gestudeerd, terwijl hij dit wel op zijn cv zet. Je kunt dit tegengaan door de sollicitant te vragen om een digitaal uittreksel uit het diplomaregister. Dit register bevat onder andere diploma’s uit het hoger onderwijs vanaf 1996, het mbo vanaf 2007 en het voortgezet onderwijs vanaf 2006. Bij eerdere diploma's kun je vragen om het origineel te tonen en hier een kopie van te maken. Voor diploma's buiten het reguliere onderwijs bestaan afzonderlijke registers, zoals het VCA Centraal Diploma Register in de bouwsector.

Welke risico's loop ik?

Wil je weten waar je in jouw bedrijf op moet letten? Een Erkend MKB-adviseur kan je helpen. Hij brengt de risico’s in je bedrijf in kaart en geeft advies om deze te beperken of af te dekken.

Vraag het een adviseur

Referenties natrekken

Met referenties kun je de werkervaring van een sollicitant controleren. In het cv staan bijvoorbeeld eerdere functies en verantwoordelijkheden. Met een referentiecheck kun je nagaan of hij deze daadwerkelijk heeft uitgeoefend in de aangegeven periode. Tegelijk kun je zo meer te weten komen over de sterke en zwakke punten van de kandidaat. Het is daarbij wel belangrijk dat je vooraf toestemming vraagt, zodat je geen inbreuk maakt op de privacy.

Verklaring Omtrent het Gedrag aanvragen

Soms wil je weten of iemand een relevant strafbaar feit heeft gepleegd. Met een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) krijg je uitsluitsel. De screeningsautoriteit Justis geeft zo'n bewijs van goed gedrag in de eerste plaats af op basis van justitiële informatie, waarbij het gaat om strafbare feiten die van belang zijn voor een bepaalde functie. Bij een chauffeur kun je dan denken aan snelheidsovertredingen. Daarnaast kijkt Justis sinds 1 juli 2015 ook naar politiegegevens, wat inhoudt dat lopende onderzoeken kunnen leiden tot weigering van de VOG.

Waarschuwingsregister gebruiken

Voor sommige branches bestaat een waarschuwingsregister. De stichting Fraude Aanpak Detailhandel (FAD) houdt bijvoorbeeld een waarschuwingsregister bij voor winkeliers. Zij kunnen daarmee nagaan of van een sollicitant een frauduleus verleden bekend is. Uit cijfers van de stichting blijkt dat ondernemers in de detailhandel dit steeds vaker nagaan.

Onderzoeksbureau inschakelen

Een particulier onderzoeksbureau kan de screening van personeel uit handen nemen. Dan gaat het bijvoorbeeld om het controleren van cv's en de werkervaring. Het is belangrijk om na te gaan of je te maken hebt met een betrouwbaar bureau. Het bureau moet onder meer een privacygedragscode hanteren en in het bezit zijn van een speciale vergunning.

Bron: CBP, DUO, Justis, NVP

- bijgewerkt op 30 januari 2017

Elke week een update

Wil je nieuws, tips, handige informatie en inspiratie van ons ontvangen? Meld je dan aan voor de nieuwsbrief Ondernemen Met Personeel. Je ontvangt de nieuwsbrief daarna elke week gratis in je mailbox.

 

Ik wil graag gratis tips

* Je hoeft alleen maar je mailadres in te vullen

Ben jij klaar voor (meer) personeel?

X
klaar voor meer personeel

Vul de checklist in en je weet het binnen enkele minuten.

Start

Je ontvangt na afloop een persoonlijk rapport met tips.