Wat moet je regelen voor expats?

Uitzenden expats is ingrijpend

Internationaal ondernemen is niet alleen interessant voor multinationals. Ook als ondernemer in het midden- en kleinbedrijf (MKB) kun je de grens over gaan. Door het uitzenden van Nederlandse werknemers houd je meer controle over een buitenlandse vestiging. Daarnaast levert het voor je personeel waardevolle buitenlandervaring op.

Gevolgen voor expats 

Bedenk wel dat een uitzending ingrijpend is voor zowel de werkgever als de expat. Je bent als werkgever veel tijd kwijt aan formaliteiten. Dat is een lastige klus, omdat de regels per situatie verschillen.

Je werknemers moeten vooral rekening houden met gevolgen voor hun arbeidsvoorwaarden, pensioen en sociale zekerheid.

Expats zijn over het algemeen dure werknemers. Stel jezelf daarom de vraag of het echt nodig is om een Nederlandse werknemer uit te zenden. Het kan soms interessanter zijn om een lokale werknemer in te huren.

Checklist: bereid je voor op expats

Wat moet je regelen voor expats? Hieronder vind je de belangrijkste aandachtspunten voor werkgevers:

• Bereid alles tot in de puntjes voor

  Een gedegen voorbereiding ligt aan de basis van een succesvolle uitzending. Laat je daarom altijd goed adviseren. De regels zijn vaak complex en de manier van zakendoen kan behoorlijk verschillen. Het is aan te bevelen om een jurist, fiscalist of verzekerings­adviseur te raadplegen. Daarnaast kun je onder meer terecht bij organisaties als de Kamer van Koophandel, Ondernemersplein en de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).

• Kies voor een passende constructie

  Voor het uitzenden van expats bestaan verschillende constructies. Zo is het mogelijk om een werknemer te detacheren bij een buitenlandse vestiging. In dat geval blijft hij bij jou in dienst. Dit gebeurt vooral bij kortere uitzendingen. Wanneer een werknemer langer wegblijft, kan het verstandig zijn dat hij een dienstverband krijgt bij het buitenlandse bedrijf. Overleg met een deskundige over de beste optie.

• Regel de arbeidsvoorwaarden

  De arbeidsvoorwaarden wijzigen nogal eens bij een uitzending. Bijvoorbeeld omdat de kosten van levensonderhoud verschillen met die van Nederland. Je moet hier dan ook afspraken over maken met je werknemer. Veel bedrijven gaan daarbij uit van het principe ‘no gain, no loss’. Dat wil zeggen dat de arbeidsvoorwaarden van een expat naar verhouding hetzelfde blijven als in Nederland.

• Breng anderen op de hoogte

  Het is belangrijk om anderen tijdig op de hoogte te brengen van de uitzending. Neem bijvoorbeeld contact op met je boekhouding, zodat zij dit kunnen meenemen in de salarisadministratie. Ook kun je bij de Belastingdienst navraag doen over de zaken die je allemaal moet regelen. Vergeet niet dat je expats soms ook verplicht moet aanmelden bij buitenlandse instanties.

• Maak het papierwerk in orde

  Bij uitzendingen komt vaak veel papierwerk kijken. Je moet onder meer denken aan het regelen van visa en werk- en verblijfsvergunningen. Daarvoor moet je soms allerlei documenten overleggen, zoals uitnodigingen, garantiebrieven en bewijzen van verzekeringen, medische keuringen en inentingen. Handel dit zorgvuldig af of laat het doen door een gespecialiseerd visumbureau.

• Leg de juiste contacten

  Bij internationaal ondernemen komt het aan op de juiste contacten. Hierdoor staan je werknemers er niet alleen voor. De RVO kan op dit gebied een helpende hand toesteken. Zo biedt deze organisatie toegang tot het buitenlandnetwerk van de overheid. Dat bestaat onder meer uit ambassades en consulaten. Zij kunnen je bedrijf in contact brengen met lokale partners.

• Vang eventuele problemen op

  Mogelijk lopen dingen anders dan verwacht. Zo kan je werknemer in het buitenland onverhoopt te maken krijgen met ongevallen en ziektekosten. Als werkgever moet je ervoor zorgen dat problemen dan worden opgevangen. Afhankelijk van de situatie ben je verplicht om bepaalde verzekeringen af te sluiten voor je personeel. Daarmee ben je voorbereid op eventuele calamiteiten.

• Bied een helpende hand

  Bij een uitzending komt veel op expats en hun gezin af. Als je een helpende hand biedt, vergroot je de kans op een succesvolle uitzending. Je kunt expats bijvoorbeeld ondersteunen bij het leren van de taal van het land, het regelen van huisvesting en het vinden van een geschikte school voor de kinderen. Daarnaast kun je informatiemateriaal verstrekken over wonen en werken in het buitenland.

• Zorg voor een goede thuiskomst

  De thuiskomst is minstens zo belangrijk als het vertrek. Vooral na een langdurige uitzending zal een werknemer opnieuw moeten wennen aan het thuisland. Het is verstandig om dan in ieder geval duidelijkheid te verschaffen over de functie die de werknemer na zijn uitzending zal vervullen. Dit levert minder stress op en zorgt ervoor dat de expat zijn werkzaamheden zo snel mogelijk weer kan oppakken.

Expats: eerste stappen naar het buitenland

Wil je meer weten over personeel uitzenden naar het buitenland? Ontdek bijvoorbeeld welke verzekeringen je nodig hebt voor personeel in het buitenland.

Met een goede expat­verzekering zijn jouw expats standaard verzekerd voor ziektekosten en arbeidsongeschiktheid. Daarnaast kun je nog aanvullende dingen verzekeren, zoals tandheelkundige kosten en ongevallen.

Je verzekerings­adviseur kan je hier meer over vertellen.

Expats goed verzekeren

Heb je werknemers die tijdelijk in het buitenland werken en wonen? Dan zorg je er met een Expat Pakket voor dat zij tegen belangrijke risico’s zijn verzekerd.

Beperk je risico's