Een telefoon van de zaak voor werknemers, hoe zit dat?

- bijgewerkt op 18 september 2017
Telefoon van de zaak

Een telefoon van de zaak is voor sommige werknemers gewoon noodzaak. Gelukkig heeft de Belastingdienst dit ook ingezien. Dankzij de werkkostenregeling zijn de fiscale regels voor het gebruik van mobiele telefoons eenvoudiger geworden. Dit zijn de regels voor werkgevers.

Telefoon van de zaak

Een telefoon van de zaak is voor veel werknemers een belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarde. Je kunt een smartphone bijvoorbeeld inzetten om je huidige werknemers aan je te binden. Ook kun je hem gebruiken als incentive, omdat je met dit soort extraatjes sollicitanten over de streep kunt trekken.

Fiscale regels

De fiscale regels rond het beschikbaar stellen van een telefoon van de zaak zijn tegenwoordig zeer transparant. Tot 2015 maakte de Belastingdienst onderscheid tussen zakelijk en privégebruik. Een werknemer moest zijn telefoon voor minimaal 10 procent zakelijk gebruiken, anders verviel het fiscale voordeel. Bovendien mocht de telefoon alleen op de werkplek worden gebruikt. 

Krijg grip op personeelskosten

Lees het gratis whitepaper met daarin:

  • De waarde van personeel
  • Personeelskosten op een rij
  • 5 manieren om te besparen

Download whitepaper

Met de definitieve invoering van de werkkostenregeling – sinds 1 januari 2015 verplicht voor alle werkgevers – zijn de fiscale regels eenvoudiger geworden. Een mobiele telefoon van de zaak is in principe niet belast. Dat geldt voor zowel het apparaat als de abonnements- en gebruikskosten. De Belastingdienst maakt niet langer onderscheid tussen zakelijk en privégebruik. In plaats daarvan geldt nu het zogeheten noodzakelijkheidscriterium.

Noodzakelijkheidscriterium

Het noodzakelijkheidscriterium houdt in dat je als werkgever zelf beoordeelt of een medewerker een mobiele telefoon nodig heeft om zijn werk naar behoren te kunnen doen. Is dat volgens jou het geval, dan mag je de telefoon verstrekken. De medewerker kan deze zowel zakelijk als privé gebruiken. Hij mag het toestel dus ook mee naar huis nemen. Of je medewerker privé voordeel heeft van zijn telefoon, maakt fiscaal niet meer uit. Je hoeft dat voordeel niet meer als loon te beschouwen en er dus ook geen sociale lasten over af te dragen. Onder de oude regeling moest dat nog wel.

Een voorwaarde bij het noodzakelijkheidscriterium is dat jij als werkgever de kosten betaalt. Je mag deze niet doorberekenen aan de medewerker. Wel mag je een eigen bijdrage vragen als een medewerker kiest voor een duurder merk of model dan noodzakelijk is. De telefoon blijft daarbij eigendom van het bedrijf. De medewerker moet het toestel teruggeven of de restwaarde betalen als hij het niet meer voor zijn werk nodig heeft. Dat is mogelijk bij beëindiging van het arbeidscontract, maar ook als hij een nieuwe functie krijgt binnen het bedrijf.

Andere apparatuur

Het noodzakelijkheidscriterium geldt overigens niet alleen voor telefoons, maar ook voor andere apparatuur, zoals desktops, laptops en tablets. Gereedschappen vallen er eveneens onder. Je kunt een medewerker dus meerdere apparaten verstrekken, zonder dat dit fiscale gevolgen heeft.

Een voorbeeld is een salesmedewerker buitendienst die voor zijn verkoopactiviteiten afhankelijk is van een mobiele telefoon en een laptop. Onder de werkkostenregeling kun je beide apparaten zonder fiscale gevolgen voor hem aanschaffen. Of hij zijn privémail checkt of met vrienden telefoneert, is voor de Belastingdienst niet relevant. Het enige wat telt, is de noodzaak: zonder die apparatuur kan je medewerker zijn functie niet goed uitoefenen. Een prettige bijkomstigheid: bij twijfel over de noodzaak ligt de bewijslast bij de Belastingdienst.

Tips voor een telefoon van de zaak

1. Telefoonovereenkomst

Krijgt een medewerker een telefoon van de zaak? Sluit dan een telefoonovereenkomst waarin jullie belangrijke afspraken vastleggen. Denk aan afspraken over gebruik, onderhoud, teruggave of afkoop bij beëindiging van het dienstverband, en dergelijke. Maak vooral goede afspraken over het gebruik van internetbundels, als dat van toepassing is. Roamingkosten voor internetgebruik in het buitenland kunnen bijvoorbeeld erg hoog uitvallen. Vaak zijn daar ook goedkope wifi-spots voorhanden. En, heel belangrijk: de telefoon is alleen belastingvrij als deze nodig is voor de functie. Vergeet dus niet de functienaam van je medewerker te vermelden.

2. Tenaamstelling factuur

Zorg ervoor dat de factuur van de telefoon op naam van de werkgever staat. Dit is nodig om de omzetbelasting (btw) die je bij de aanschaf van de telefoon en/of het abonnement betaalt, te kunnen verrekenen. Staat de factuur bijvoorbeeld op naam van de medewerker, dan betaal je als werkgever boven op de nettoprijs van de telefoon en/of het abonnement nog eens 21 procent btw. Gezien de hoge prijzen van sommige modellen kan dat flink in de papieren lopen.

3. Secundaire arbeidsvoorwaarde

De werkkostenregeling maakt het voor werkgevers aantrekkelijk om de telefoon van de zaak in te zetten als secundaire arbeidsvoorwaarde voor bestaande of nieuwe medewerkers. Kun je aannemelijk maken dat het verstrekken van telefoons bijdraagt aan een optimale bedrijfsvoering? Dan zal de Belastingdienst niet moeilijk doen. Wees daarin wel realistisch. Geef je een medewerker een mobiele telefoon, een laptop én een tablet, dan zal de Belastingdienst daar mogelijk vraagtekens bij zetten.

- bijgewerkt op 18 september 2017

Elke week een update

Wil je nieuws, tips, handige informatie en inspiratie van ons ontvangen? Meld je dan aan voor de nieuwsbrief Ondernemen Met Personeel. Je ontvangt de nieuwsbrief daarna elke week gratis in je mailbox.

 

Ik wil graag gratis tips

* Je hoeft alleen maar je mailadres in te vullen

Ben jij klaar voor (meer) personeel?

X
klaar voor meer personeel

Vul de checklist in en je weet het binnen enkele minuten.

Start

Je ontvangt na afloop een persoonlijk rapport met tips.