Werkrooster maken detailhandel, 5 tips

05 maart 2018
Personeel planning detailhandel rooster

Een sluitend werkrooster maken voor je winkelpersoneel is een uitdaging. Je moet rekening houden met allerlei wet- en regelgeving, maar ook met individuele wensen van werknemers. Hoe doe je dat? 5 tips voor het opstellen van een goed werkrooster.

Personeel planning detailhandel rooster

Als ondernemer ben je niet bij wet verplicht om werkroosters te maken. Het is echter wel sterk aan te raden: zonder werkroosters wordt het namelijk erg lastig om goed overzicht te houden over de personeelsplanning.

Bovendien heb je als werkgever in de detailhandel grote kans dat je onder een verplichte cao valt die – anders dan de wet – wel voorschrijft dat je werkroosters voor je personeel moet opstellen. Check daarom altijd de cao voor jouw bedrijfstak  en maak je werkroosters aan de hand van de volgende tips.

5 tips werkrooster winkelpersoneel

1. Start met strategische personeelsplanning

De juiste persoon, op de juiste plek, op het juiste moment. Dat wil je bereiken met het maken van een goed werkrooster. Maar dat begint eigenlijk al een stap eerder, bij het maken van een goed doordacht plan voor je personeelsplanning. Een strategische personeelsplanning geeft je inzicht in het type werknemers dat je nodig hebt om je bedrijf goed te laten draaien, nu en in de toekomst.

Pakket op maat voor de detailhandel

In de detailhandel kun je tegen allerlei dingen aanlopen, zoals gemiste winst door een websitestoring. Daarom is er een verzekeringspakket op maat met specifieke voordelen voor deze branche.

Bekijk de voordelen

Op basis van de ontwikkelingen in je bedrijf of bedrijfstak bepaal je hoeveel werknemers je nodig hebt (kwantitatieve analyse), welke kwaliteiten zij moeten hebben (kwalitatieve analyse) en wat dit mag kosten. Wil je bijvoorbeeld meer online ondernemen, dan zul je personeel met specifieke eigenschappen  moeten aannemen. Bij de werving en selectie houd je hier dan al rekening mee. Vul op deze manier je personeelsbehoefte in en je zult zien dat een goed werkrooster maken veel makkelijker wordt. Je hebt de ingrediënten immers al in huis; nu gaat het alleen nog om de juiste mix.

2. Gebruik een stappenplan

Een week- of maandplanning maken voor je personeel is een tijdrovend en lastig klusje. Je hebt met veel verschillende factoren te maken. De ene medewerker werkt fulltime, de ander parttime. Je hebt rekening te houden met vakanties, doktersbezoeken of kinderopvang. Vroege en late diensten, koopavonden en werken op zondag, te veel om op te noemen. Gebruik bij het maken van het rooster daarom het Stappenplan personeelsplanning maken. Dan zie je minder snel iets over het hoofd.

Met dit stappenplan inventariseer je eerst de beschikbaarheid van je personeel voor een gegeven periode. Daarna breng je in een anoniem rooster de personeelsbehoefte voor die periode in kaart. Pas als je alle benodigde informatie op een rij hebt, vul je het rooster daadwerkelijk in. Na een laatste check kun je het rooster onder de werknemers verspreiden.

Let op

Je kunt ook kiezen voor het zogeheten zelfroosteren. Werknemers bepalen dan zelf hun werktijden en diensten, binnen de mogelijkheden die jij als werkgever biedt. Dit zorgt voor meer flexibiliteit, een betere werk-privébalans, minder ziekteverzuim en meer tevredenheid bij je werknemers.

3. Kies passende software

Vrijwel geen ondernemer maakt werkroosters nog op papier. Misschien als extra erbij, een papier dat je ophangt ergens achter in de zaak, maar niet als basis. Het basisdocument is altijd digitaal. Je hebt daarbij een aantal opties: zelf doen, laten doen, gratis of betaald. Wat je kiest, zal onder meer afhangen van de omvang van je bedrijf, het aantal medewerkers en de complexiteit van het rooster.

Ben je goed thuis in een programma als Excel of vergelijkbare software? Dan ligt het voor de hand om zelf iets te maken. Je kunt ook een voorbeeldsjabloon via Google zoeken. Daarnaast zijn er online genoeg eenvoudige tools te vinden, zoals Mijnrooster.nl. Soms zijn ze gratis, voor andere betaal je een bedrag per maand. Een voorbeeld is Bedrijfsrooster. Wil je medewerkers online of via een app inzicht geven in het rooster, dan kom je al snel uit bij betaalde versies.

Let op

Je kunt een Excel-bestand natuurlijk ook in Dropbox of Google Drive zetten, waardoor het werkrooster voor alle werknemers en op elk uur van de dag online toegankelijk is.

4. Houd je aan de wetgeving

Als ondernemer ben je te allen tijde gebonden aan de bepalingen van het arbeidsrecht. Dat geldt vanzelfsprekend ook voor het samenstellen van werkroosters. Als je bezig bent met het indelen van personeel voor een gegeven werkperiode, moet je vooral goed letten op wat er in de Arbeidstijdenwet staat over werktijden, rusttijden en pauzes.

In de detailhandel wordt het steeds gebruikelijker om ook op zondagen te werken. Houd bij het roosteren goed in de gaten dat er voor werken op zondag andere regels gelden dan voor werken op doordeweekse dagen. Als je de regels overtreedt, kun je een boete krijgen van de Inspectie SZW. Deze instantie controleert het bedrijfsleven op naleving van de Arbeidstijdenwet en andere arbeidsrechtelijke wetten.

Let op

Heb je werknemers onder de 18 jaar in dienst? Voor hen gelden strengere regels wat betreft werk- en rusttijden dan voor volwassenen. Zowel voor werken door de week als voor werken op zondag.

5. Houd rekening met wensen van werknemers

Uit een onderzoek van vakbonden en werkgevers naar het werken in de modedetailhandel kwam naar voren dat werknemers het meest belang hechten aan een goede beloning. Daarnaast gaf het winkelpersoneel aan dat zij graag meer invloed willen hebben op de werkroosters.

Als werkgevers kun je je personeel hierin tegemoet komen door de onderlinge taakverdeling zo goed mogelijk af te stemmen op de specifieke privésituaties van de werknemers. Parttimers willen bijvoorbeeld een niet al te versnipperd rooster. Werknemers met jonge kinderen zien graag een rooster dat rekening houdt met hun zorgtaken. En vrijwel alle werknemers vinden het prettig als jij hun wensen ten aanzien van vakantie, feestdagen en verlof  zoveel mogelijk inwilligt. Dat bevordert de motivatie en komt de werksfeer ten goede.

  • Voorkom schade aan je winkel.
  • Voorkom omzetverlies door storingen.

Zorg dat jouw zaak blijft bestaan als het even tegenzit.

Beperk je risico

05 maart 2018

Elke week een update

Ontdek hoe je kunt groeien met personeel. Ontvang tips, nieuws en inspiratie, net als 6.000+ andere ondernemers.
 

Aanmelden

Ben jij klaar voor (meer) personeel?

X
klaar voor meer personeel

Vul de checklist in en je weet het binnen enkele minuten.

Start

Je ontvangt na afloop een persoonlijk rapport met tips.