Betere beoordelingsgesprekken voeren

Wat zijn beoordelingsgesprekken?

Een beoordelingsgesprek is grotendeels een eenzijdig gesprek waarin je als leidinggevende een oordeel geeft over het functioneren van je medewerker. Dit oordeel onderbouw je met waarnemingen en feiten.

Beoordelingsgesprekken zijn onderdeel van de gesprekscyclus en vinden vaak aan het einde van een kalenderjaar plaats.

Jaarlijkse cyclus van gesprekken

De jaarlijks terugkerende cyclus van gesprekken met je personeel begint met het bepalen van doelen. Dat gebeurt meestal aan het begin van het jaar met een planningsgesprek.

Later in het jaar maak je de balans op met een functioneringsgesprek. Je kijkt of iemand op de goede weg is en kan eventueel bijsturen. Ten slotte geef je tijdens het beoordelingsgesprek de beoordeling.

Verschil functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek

Tijdens beoordelingsgesprekken ben jij vooral aan het woord. Je geeft een goed onderbouwd oordeel over het functioneren van je medewerker.

• Een functioneringsgesprek is meer een open en gelijkwaardig gesprek tussen beide partijen zonder directe consequenties.
• Aan een beoordelingsgesprek zitten vaak consequenties vast zoals een loonsverhoging bij goede prestaties of ontslag bij slechte prestaties.

Gespreksverslagen in personeels­dossier

Het is heel belangrijk om van elk beoordelingsgesprek een gespreksverslag te maken. Dit geldt ook voor een planningsgesprek en functioneringsgesprek.

De gespreksverslagen moeten door zowel jou als je medewerker worden ondertekend en je moet ze bewaren in een personeels­dossier.

Ook nodig voor eventueel ontslagdossier

Zorg ervoor dat je een dossier opbouwt, dat voldoet aan de eisen die de wet stelt. Wil jij later vanwege disfunctioneren een medewerker ontslaan en is de dossieropbouw niet volgens de regels? Dan zal een kantonrechter het arbeidscontract niet ontbinden. Een goed dossier is dus heel belangrijk.

Voorbereiding beoordelingsgesprekken

Plan de beoordelingsgesprekken op tijd in en zorg dat je goed bent voorbereid. De voorbereiding bestaat uit de volgende stappen:

Stap 1. Informatie verzamelen

Verzamel zo veel mogelijk concrete informatie over het functioneren van je medewerker. Informeer naar de behaalde prestaties bij bijvoorbeeld collega’s, klanten en de medewerker zelf.

Neem de functieomschrijving erbij, zodat je weer goed voor ogen hebt welke competenties hij precies moet bezitten. Kijk ook naar verslagen van eerdere beoordelings- en functioneringsgesprekken. Zo kun je zien hoe je medewerker zich ontwikkelt.

Stap 2. Beoordelingsformulier invullen

Vul op basis van je waarnemingen het beoordelingsformulier in. Daarbij bepaal je of de medewerker nog steeds voldoet aan de benodigde competenties.

Vink op het formulier niet alleen de vakjes 'onvoldoende', 'voldoende' en 'goed' af, maar geef ook een korte toelichting. Daardoor weet je op een later moment waarom je tot een bepaald oordeel bent gekomen.

• Download gratis een sjabloon beoordelingsformulier.

Stap 3. Gesprek voorbereiden

De beoordeling kan een overwegend positieve of negatieve uitkomst hebben. Denk bij de voorbereiding goed na over hoe je de boodschap overbrengt. Zorg voor een goede onderbouwing. Het werkt namelijk erg demotiverend als je een beoordeling geeft zonder (goede) onderbouwing.

Veel ondernemers vinden het lastig om een medewerker met zijn tekortkomingen te confronteren. Ze draaien liever om de hete brij heen. Op langere termijn zijn beide partijen daar niet bij gebaat. Jij blijft met iemand zitten die niet optimaal functioneert, terwijl de medewerker niet de kans krijgt om zijn tekortkomingen in te zien en daarvan te leren.

Goede feedback

Hoe kun je iemand aansporen? Gebruik de 10 gouden regels van feedback geven.

Personeel aannemen

Met dit complete pakket aan personeels­verzekeringen dek je de risico’s van werkgeverschap af en zorg je goed voor je personeel.

Kies voor zekerheid

Stappenplan beoordelingsgesprekken voeren

Tijdens het gesprek kun je de volgende stappen doorlopen:

Stap 1. Opening

Werknemers kijken vaak met spanning uit naar het resultaat van hun beoordeling. Neem daarom niet te veel tijd voor de opening van het gesprek. Je stipt kort het doel van het gesprek aan, loopt langs de agendapunten en vertelt hoe lang het gesprek ongeveer duurt.

Stap 2. Oordeel uitspreken

Dit is het belangrijkste onderdeel van het gesprek. Daarbij is het van belang om juist wel met de deur in huis te vallen en direct je eindoordeel over te brengen.

Ook vermeld je duidelijk de consequenties, zoals het wel of niet doorgaan van een loonsverhoging, prestatiebeloning of contractverlenging. Vervolgens onderbouw je dit met behulp van concrete voorbeelden.

Stap 3. Reactie medewerker

Afhankelijk van de uitkomst van de beoordeling heb je een teleurgestelde of blije medewerker tegenover je zitten. Bied hem de mogelijkheid om een reactie te geven, maar blijf wel bij je standpunt.

Het doel van het gesprek is namelijk het overbrengen van je eindoordeel, dat je zorgvuldig hebt onderbouwd op basis van je eigen observaties en eventueel die van andere leidinggevenden of directe collega's.

Stap 4. Afspraken maken

Rond het gesprek af met de acties die de werknemer moet ondernemen. Zo kun je afspreken dat hij zelf op zoek gaat naar manieren om zijn prestatie te verbeteren. Hiermee leg je de verantwoordelijkheid bij hem. Zet alle afspraken op het beoordelingsformulier en laat dit door de werknemer voor gezien ondertekenen.

Bewaar het beoordelingsformulier in het personeels­dossier en plan in het nieuwe jaar alvast een planningsgesprek in als dit van toepassing is.

Extra tip voor betere beoordelingsgesprekken

• Benut dit gesprek om je werknemer te motiveren. Met de juiste begeleiding kun je goede werknemers langer behouden. Dat is cruciaal voor een stabiel bedrijf. Bekijk meer tips voor personeels­behoud.

10 valkuilen bij beoordelingsgesprekken

Trap er niet in! HR-expert Cindy Vissers beschrijft de belangrijkste 10 valkuilen tijdens beoordelingsgesprekken die zij is tegengekomen in de praktijk.

"Veel beoordelingsgesprekken leveren niet op wat ze moeten opleveren, namelijk betere prestaties van medewerkers. Ze kosten tijd, leiden nogal eens tot frustraties, zorgen voor rompslomp en komen de onderlinge relatie niet ten goede."

Je haalt meer uit je beoordelingsgesprekken als je enkele veelgemaakte fouten uit de weg gaat. Hieronder beschrijft Cindy de belangrijkste valkuilen die ze is tegengekomen in de praktijk. Komen ze je bekend voor?

Fouten bij beoordelingsgesprekken

1. Te veel hooi op de vork nemen

   De prestaties van een heel jaar bespreken in een uur? Dan neem je eigenlijk te veel hooi op de vork. Je kunt beter het hele jaar door met elkaar in gesprek blijven.
   
   Aan de ene kant omdat feedback eigenlijk alleen effect heeft als je die direct na een gebeurtenis geeft. En aan de andere kant omdat je dan geen tijd hoeft te verspillen aan dingen die al gebeurd zijn. Kijk tijdens het beoordelingsgesprek daarom alleen in hoofdlijnen terug op de afgelopen periode. Sluit deze af en praat daarna over het komende jaar. En maak vooral mooie plannen!

2. Vage feedback geven

   Stel dat je een aantal onderwerpen wilt bespreken tijdens het beoordelingsgesprek. Bijvoorbeeld zaken waarover je meer of minder tevreden bent. Aangezien het al weer een tijdje geleden is, weet je niet meer precies hoe de vork in de steel zit. En je hebt ook geen concrete informatie verzameld over het functioneren van je werknemer.
   
   De valkuil is dan dat je waarschijnlijk alleen maar vage feedback kunt geven. Feedback die je in dat geval beter achterwege kunt laten.

3. Tussen neus en lippen door beoordelen

   Beoordelingsgesprekken komen bij veel leidinggevenden op het laatst. Door de haastige voorbereiding ontbreken vaak ook goede aantekeningen. En dan heb je misschien wel zeven of acht mensen die je moet beoordelen.
   
   Het resultaat is dat je werknemers dan maar tussen neus en lippen door beoordeelt. Daarbij mag je als leidinggevende al blij zijn als je enigszins kunt onderbouwen dat iemand aan de verwachtingen heeft voldaan. Je kunt je voorstellen dat dit je medewerkers niet vooruithelpt.

4. Spijkers op laag water zoeken

   Beoordelingsgesprekken mogen best kritisch zijn. Maar het is ook mogelijk dat je spijkers op laag water zoekt. Tenminste, in de ervaring van sommige werknemers.
   
   Zo blijkt uit onderzoek dat 17 procent van de werknemers hun leidinggevende tijdens het beoordelingsgesprek extreem onaardig vindt. En 30 procent heeft het gevoel dat deze opeens veel kritischer is dan anders. Je voorkomt dit door medewerkers constructieve feedback te geven, zodat de nadruk minder ligt op negatieve punten.

5. Onvoldoende zicht hebben op de prestaties

   Het is belangrijk dat je een beoordeling goed kunt onderbouwen. Hoewel het in de praktijk niet altijd eenvoudig is, moet je daarvoor wel voldoende zicht hebben op de prestaties van een werknemer.
   
   Anders is de kans namelijk groot dat je de beoordeling baseert op persoonlijke overtuigingen, aannames of ongefundeerde veronderstellingen. Informeer daarom van tevoren naar de behaalde prestaties bij bijvoorbeeld collega’s, klanten en de medewerker zelf.

6. Geen duidelijke afspraken maken

   Werknemers kun je niet goed beoordelen zonder duidelijke afspraken. Er mag dan ook geen twijfel bestaan over wat een medewerker moet doen en waarop hij uiteindelijk wordt beoordeeld.
   
   Maak daarom afspraken die SMART zijn, oftewel Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Op basis van deze afspraken kijk je of iemand aan de verwachtingen voldoet.

7. Alleen zelf aan het woord zijn

   Een beoordelingsgesprek is een eenzijdig gesprek waarin jouw oordeel over de werknemer centraal staat. Maar het is ook weer niet handig als jij uitsluitend aan het woord bent.
   
   Als je werknemer nauwelijks de ruimte krijgt om te reageren, weet je namelijk niet of je feedback goed aankomt. Ook loop je het risico dat je belangrijke informatie mist die hij jou te vertellen heeft.

8. Verkeerde nadruk leggen

   Soms legt een leidinggevende de nadruk verkeerd. Er wordt bijvoorbeeld te veel stilgestaan bij zwakke punten en recente gebeurtenissen.
   
   Veel tijd gaat dan naar wat iemand niet goed kan, ondersteund met voorbeelden van vlak daarvoor. In plaats daarvan kun je je beter richten op de ontwikkeling die iemand heeft doorgemaakt in de hele beoordelingsperiode.

9. Gesprekken voeren zonder goede training

   Voor een goed beoordelingsgesprek moet je een aantal technieken in de vingers hebben. Je moet goed kunnen luisteren, samenvatten en doorvragen. Maar ook op de juiste manier feedback geven, adviseren en uitleggen.
   
   Veel leidinggevenden zijn hier nooit goed in getraind. Daardoor bestaat de kans dat zij ook niet alles uit het gesprek halen.

10. Eerlijk oordeel uit de weg gaan

    Een werknemer moet erop kunnen vertrouwen dat je met een eerlijk oordeel komt. Als je dit uit de weg gaat, ontneem je hem de kans om zijn functioneren te verbeteren en heeft het beoordelingsgesprek dus weinig zin. Daarvoor is onderling vertrouwen wel essentieel.
    
    Je medewerker moet namelijk erop kunnen vertrouwen dat je echt voor verbetering wilt zorgen en jij dat hij hier daadwerkelijk mee aan de slag gaat.

Op basis van deze valkuilen valt één ding te concluderen: beoordelen is geen eenvoudige klus. Probeer de hierboven genoemde fouten in ieder geval zo veel mogelijk te voorkomen. Dan vergroot je de kans dat je wél profiteert van beter presterende medewerkers!

Groeien met personeel

Samen met personeel werk je aan de groei van je bedrijf. Wil je weten wat daarbij in de weg kan staan? Met een adviseur breng je dit in kaart.

Ik wil advies

Vragen over beoordelingsgesprekken

• Hoe beoordeel je een werknemer?

  De beoordeling gaat over het functioneren van je werknemer. Dus of hij afgesproken doelen heeft behaald of bepaalde vaardigheden heeft ontwikkeld. Je richt je dus niet op de persoon door bijvoorbeeld iemand te veroordelen vanwege een persoonlijke eigenschap of zijn uiterlijk.

• Waar vind ik een voorbeeld beoordelingsformulier?

  Je kunt zelf een beoordelingsformulier maken. Het is handig om een sjabloon of voorbeeld beoordelingsformulier te gebruiken en deze aan te passen naar je eigen wensen. Online zijn er meerdere voorbeelden te vinden die je kunt downloaden.

• Hoe gebruik je een beoordelingsformulier?

  Jij als werkgever of een andere leidinggevende vult het beoordelingsformulier in. Dit doe je vóór het gesprek. In het beoordelingsgesprek laat je weten wat de beoordeling is. Na afloop tekenen jij en je werknemer het formulier voor gezien. Als je werknemer niet akkoord is met de beoordeling mag hij dit in een opmerking op het formulier aangeven.

• Hoe sluit het beoordelingsgesprek aan op het functioneringsgesprek?

  Neem de tijd om goed na te denken over de beoordeling. Zorg dat het aansluit bij eerdere feedback en de punten op het laatste functioneringsgesprek formulier. Kijk wat je toen hebt ingevuld en of er al verbetering zichtbaar is. De uitkomst van jouw beoordeling mag niet als een totale verrassing komen. Voorkom valkuilen door de afspraken SMART te formuleren.

• Welke privacyregels zijn er voor beoordelingsgesprekken?

  Zorg dat je bij de verwerking van personeels­gegevens volledig voldoet aan de privacywet AVG. Het formulier mag niet rondslingeren op de werkvloer. Voer je de gesprekken via video? Zorg dan voor een beveiligde omgeving en dat niemand mee kan kijken of luisteren.