10 valkuilen bij beoordelingsgesprekken

Veel beoordelingsgesprekken leveren niet op wat ze moeten opleveren, namelijk betere prestaties van medewerkers. Ze kosten tijd, leiden nogal eens tot frustraties, zorgen voor rompslomp en komen de onderlinge relatie niet ten goede.

Je haalt meer uit je beoordelingsgesprekken als je enkele veelgemaakte fouten uit de weg gaat. Hieronder beschrijf ik de belangrijkste valkuilen die ik ben tegengekomen in de praktijk. Komen ze je bekend voor?

Fouten bij beoordelingsgesprekken

1. Te veel hooi op de vork nemen

De prestaties van een heel jaar bespreken in een uur? Dan neem je eigenlijk te veel hooi op de vork. Je kunt beter het hele jaar door met elkaar in gesprek blijven. Aan de ene kant omdat feedback eigenlijk alleen effect heeft als je die direct na een gebeurtenis geeft. En aan de andere kant omdat je dan geen tijd hoeft te verspillen aan dingen die al gebeurd zijn. Kijk tijdens het beoordelingsgesprek daarom alleen in hoofdlijnen terug op de afgelopen periode. Sluit deze af en praat daarna over het komende jaar. En maak vooral mooie plannen!

2. Vage feedback geven

Stel dat je een aantal onderwerpen wilt bespreken tijdens het beoordelingsgesprek. Bijvoorbeeld zaken waarover je meer of minder tevreden bent. Aangezien het al weer een tijdje geleden is, weet je niet meer precies hoe de vork in de steel zit. En je hebt ook geen concrete informatie verzameld over het functioneren van je werknemer. De valkuil is dan dat je waarschijnlijk alleen maar vage feedback kunt geven. Feedback die je in dat geval beter achterwege kunt laten.

3. Tussen neus en lippen door beoordelen

Beoordelingsgesprekken komen bij veel leidinggevenden op het laatst. Door de haastige voorbereiding ontbreken vaak ook goede aantekeningen. En dan heb je misschien wel zeven of acht mensen die je moet beoordelen. Het resultaat is dat je werknemers dan maar tussen neus en lippen door beoordeelt. Daarbij mag je als leidinggevende al blij zijn als je enigszins kunt onderbouwen dat iemand aan de verwachtingen heeft voldaan. Je kunt je voorstellen dat dit je medewerkers niet vooruithelpt.

4. Spijkers op laag water zoeken

Beoordelingsgesprekken mogen best kritisch zijn. Maar het is ook mogelijk dat je spijkers op laag water zoekt. Tenminste, in de ervaring van sommige werknemers. Zo blijkt uit onderzoek dat 17 procent van de werknemers hun leidinggevende tijdens het beoordelingsgesprek extreem onaardig vindt. En 30 procent heeft het gevoel dat deze opeens veel kritischer is dan anders. Je voorkomt dit door medewerkers constructieve feedback te geven, zodat de nadruk minder ligt op negatieve punten.

5. Onvoldoende zicht hebben op de prestaties

Het is belangrijk dat je een beoordeling goed kunt onderbouwen. Hoewel het in de praktijk niet altijd eenvoudig is, moet je daarvoor wel voldoende zicht hebben op de prestaties van een werknemer. Anders is de kans namelijk groot dat je de beoordeling baseert op persoonlijke overtuigingen, aannames of ongefundeerde veronderstellingen. Informeer daarom van tevoren naar de behaalde prestaties bij bijvoorbeeld collega’s, klanten en de medewerker zelf.

6. Geen duidelijke afspraken maken

Werknemers kun je niet goed beoordelen zonder duidelijke afspraken. Er mag dan ook geen twijfel bestaan over wat een medewerker moet doen en waarop hij uiteindelijk wordt beoordeeld. Maak daarom afspraken die SMART zijn, oftewel Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Op basis van deze afspraken kijk je of iemand aan de verwachtingen voldoet.

7. Uitsluitend aan het woord zijn

Een beoordelingsgesprek is een eenzijdig gesprek waarin jouw oordeel over de werknemer centraal staat. Maar het is ook weer niet handig als jij uitsluitend aan het woord bent. Als je werknemer nauwelijks de ruimte krijgt om te reageren, weet je namelijk niet of je feedback goed aankomt. Ook loop je het risico dat je belangrijke informatie mist die hij jou te vertellen heeft.

8. Verkeerde nadruk leggen

Soms legt een leidinggevende de nadruk verkeerd. Er wordt bijvoorbeeld te veel stilgestaan bij zwakke punten en recente gebeurtenissen. Veel tijd gaat dan naar wat iemand niet goed kan, ondersteund met voorbeelden van vlak daarvoor. In plaats daarvan kun je je beter richten op de ontwikkeling die iemand heeft doorgemaakt in de hele beoordelingsperiode.

9. Gesprekken voeren zonder goede training

Voor een goed beoordelingsgesprek moet je een aantal technieken in de vingers hebben. Je moet goed kunnen luisteren, samenvatten en doorvragen. Maar ook op de juiste manier feedback geven, adviseren en uitleggen. Veel leidinggevenden zijn hier nooit goed in getraind. Daardoor bestaat de kans dat zij ook niet alles uit het gesprek halen.

10. Eerlijk oordeel uit de weg gaan

Een werknemer moet erop kunnen vertrouwen dat je met een eerlijk oordeel komt. Als je dit uit de weg gaat, ontneem je hem de kans om zijn functioneren te verbeteren en heeft het beoordelingsgesprek dus weinig zin. Daarvoor is onderling vertrouwen wel essentieel. Je medewerker moet namelijk erop kunnen vertrouwen dat je echt voor verbetering wilt zorgen en jij dat hij hier daadwerkelijk mee aan de slag gaat.

Op basis van deze valkuilen valt één ding te concluderen: beoordelen is geen eenvoudige klus. Probeer de hierboven genoemde fouten in ieder geval zo veel mogelijk te voorkomen. Dan vergroot je de kans dat je wél profiteert van beter presterende medewerkers!