Betere beoordelingsgesprekken voeren

- bijgewerkt op 07 december 2016
Beoordelingsgesprekken voeren

Tijdens een beoordelingsgesprek geef je een oordeel over het functioneren van een medewerker. Op basis hiervan beslis je bijvoorbeeld over loonsverhoging. Gebruik dit stappenplan om betere beoordelingsgesprekken te voeren.

Beoordelingsgesprekken voeren

Wat is een beoordelingsgesprek?

Een beoordelingsgesprek is een eenzijdig gesprek waarin je als leidinggevende een oordeel geeft over het functioneren van je medewerker. Dit oordeel onderbouw je met waarnemingen en feiten. Een beoordelingsgesprek is onderdeel van de gesprekscyclus en vindt aan het einde van een kalenderjaar plaats.

De jaarlijks terugkerende cyclus van gesprekken met je personeel begint met het bepalen van doelstellingen. Dat gebeurt meestal aan het begin van het jaar met een planningsgesprek. Later in het jaar maak je de balans op met een functioneringsgesprek. Je kijkt of iemand op de goede weg is en kan eventueel bijsturen. Ten slotte geef je tijdens het beoordelingsgesprek de beoordeling.

Personeelsdossier

Het is heel belangrijk om van een beoordelingsgesprek een gespreksverslag te maken. Dit geldt ook voor een planningsgesprek en functioneringsgesprek. De gespreksverslagen moeten door zowel jou als je medewerker worden ondertekend en je moet ze bewaren in een personeelsdossier.

Zorg ervoor dat je een dossier opbouwt, dat voldoet aan de eisen die de Wet werk en zekerheid (Wwz) stelt. Wil jij wegens disfunctioneren van een medewerker af en is de dossieropbouw niet volgens de Wwz-regels? Een kantonrechter zal het arbeidscontract dan niet ontbinden.

Verschil met het functioneringsgesprek

Tijdens een beoordelingsgesprek ben jij vooral aan het woord. Je geeft een goed onderbouwd oordeel over het functioneren van je medewerker. Een functioneringsgesprek is daarentegen een open en gelijkwaardig gesprek tussen beide partijen zonder directe consequenties.

Aan een beoordelingsgesprek zitten vaak consequenties vast zoals een loonsverhoging bij goede prestaties of ontslag bij slechte prestaties.

Voorbereiding beoordelingsgesprek

De voorbereiding bestaat uit de volgende stappen:

Stap 1. Informatie verzamelen

Verzamel zo veel mogelijk concrete informatie over het functioneren van je medewerker. Informeer naar de behaalde prestaties bij bijvoorbeeld collega’s, klanten en de medewerker zelf. Neem de functieomschrijving erbij, zodat je weer goed voor ogen hebt welke competenties hij precies moet bezitten. Kijk ook naar verslagen van eerdere beoordelings- en functioneringsgesprekken. Zo kun je zien hoe je medewerker zich ontwikkelt. 

Stap 2. Beoordelingsformulier invullen

Vul op basis van je waarnemingen het beoordelingsformulier in. Daarbij bepaal je of de medewerker nog steeds voldoet aan de benodigde competenties. Vink op het formulier niet alleen de vakjes ‘matig’, ‘voldoende’ en ‘uitstekend’ af, maar geef ook een korte toelichting. Daardoor weet je op een later moment waarom je tot een bepaald oordeel bent gekomen.
Tip: Download gratis een sjabloon beoordelingsformulier (docx).

Stap 3. Gesprek voorbereiden

De beoordeling kan een overwegend positieve of negatieve uitkomst hebben. Denk bij de voorbereiding goed na over hoe je de boodschap overbrengt. Zorg voor een goede onderbouwing. Het werkt namelijk erg demotiverend als je een beoordeling geeft zonder (goede) onderbouwing.

Let op

Veel ondernemers vinden het lastig om een medewerker met zijn tekortkomingen te confronteren. Ze draaien liever om de hete brij heen. Op langere termijn zijn beide partijen daar niet bij gebaat. Jij blijft met iemand zitten die niet optimaal functioneert, terwijl de medewerker niet de kans krijgt om zijn tekortkomingen in te zien en daarvan te leren. In dit artikel lees je hoe je constructieve feedback kunt geven.

Personeel aannemen?

Overweeg je om personeel aan te nemen? Dat is goed nieuws, want daarmee gaat je bedrijf groeien. Met dit complete pakket aan personeelsverzekeringen dek je de risico’s van werkgeverschap af en zorg je goed voor je personeel.

Lees verder

Voorbeeld beoordelingsgesprek voeren

Tijdens het gesprek kun je de volgende stappen doorlopen:

Stap 1. Opening

Werknemers kijken vaak met spanning uit naar het resultaat van hun beoordeling. Neem daarom niet te veel tijd voor de opening van het gesprek. Je stipt kort het doel van het gesprek aan, loopt langs de agendapunten en vertelt hoe lang het gesprek ongeveer duurt.

Stap 2. Oordeel uitspreken

Dit is het belangrijkste onderdeel van het gesprek. Daarbij is het van belang om met de deur in huis te vallen en direct je eindoordeel over te brengen. Ook vermeld je duidelijk de consequenties, zoals het wel of niet doorgaan van een loonsverhoging, prestatiebeloning of contractverlenging. Vervolgens onderbouw je dit met behulp van concrete voorbeelden. 

Stap 3. Reactie medewerker

Afhankelijk van de uitkomst van de beoordeling heb je een teleurgestelde of blije medewerker tegenover je zitten. Bied hem de mogelijkheid om een reactie te geven, maar blijf wel bij je standpunt. Het doel van het gesprek is namelijk het overbrengen van je eindoordeel, dat je zorgvuldig hebt onderbouwd op basis van je eigen observaties.

Stap 4. Afspraken maken

Rond het gesprek af met de acties die de werknemer moet ondernemen. Zo kun je afspreken dat hij zelf op zoek gaat naar manieren om zijn prestatie te verbeteren. Hiermee leg je de verantwoordelijkheid bij hem. Zet alle afspraken op het beoordelingsformulier en laat dit door de werknemer voor gezien ondertekenen. Bewaar het beoordelingsformulier in het personeelsdossier en plan, indien van toepassing, in het nieuwe jaar alvast een planningsgesprek in.

Tips

HR-expert Cindy Vissers beschrijft de belangrijkste valkuilen van beoordelingsgesprekken voeren die zij is tegengekomen in de praktijk. Komen ze je bekend voor?


Wil jij ook je medewerkers blijvend kunnen motiveren? In dit artikel lees je hoe je in vijf stappen een peoplemanager wordt.

- bijgewerkt op 07 december 2016
Je kunt alleen reageren als je cookies niet hebt geweigerd. Op deze pagina lees je meer over cookies. Zet cookies aan.

Elke week een update

Wil je nieuws, tips, handige informatie en inspiratie van ons ontvangen? Meld je dan aan voor de nieuwsbrief Ondernemen Met Personeel. Je ontvangt de nieuwsbrief daarna elke week gratis in je mailbox.

Ben jij klaar voor (meer) personeel?

X

Vul de checklist in en je weet het binnen enkele minuten.

Start

Je ontvangt na afloop een persoonlijk rapport met tips.